こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

近年、業務の効率化を推進する企業が増加しています。それに伴い注目されているのが、業務効率化ツールです。そこで本記事では、業務効率化ツールを活用するメリットや導入時の注意点を解説するとともに、おすすめのツールを種類別に紹介します。業務効率化ツールの導入を検討している、という方はぜひ参考にしてください。

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとは、主にITを活用して人が行う業務を手助けするツールのことです。具体的には手作業で行っていた業務を自動化したり、社内外のコミュニケーションを取りやすくしたり、データを蓄積し分析・改善に活かしたりするツールを指します。

業務効率化が求められる背景

近年、新型コロナウイルス感染拡大および働き方改革の推進により、多くの企業がリモートワークを導入、もしくは検討しています。働き方改革とは、従業員一人ひとりの事情に応じてさまざまな働き方を選択できる社会を目指すものです。

リモートワークの普及により、働く場所を選ばない「柔軟で多様な働き方」ができるようになりましたが、その一方でコミュニケーション不足や生産性の低下が懸念されています。それらを解消する為に注目されているのが、業務効率化ツールというわけです。

業務効率化ツールを活用するメリット

業務効率化ツールを活用することで、時間のかかる作業や不必要な作業を削減できるため、無駄な労働時間の排除や生産性の向上が期待できます。また、自動ツールを導入することで人為的なミスも予防できるでしょう。

さらに、オンラインストレージツールやコミュニケーションツールを導入することで離れた場所での業務やデータ共有が可能になるため、出社しなくても仕事ができるようになります。

無駄な業務や出勤・退勤に費やす時間、残業がなくなることで時間に余裕ができ、業務上のミスも少なくなれば従業員のモチベーションアップにつながります。また、作業する人が異なることによって発生する品質のムラもなくなり、一定水準の質を保った業務ができるようになるでしょう。

業務効率化ツールを導入する際の注意点

数多くのメリットがある業務効率化ツールですが、導入の際はいくつか気をつけたいポイントがあります。以下に詳しく解説しますので、参考にしてください。

抱えている業務課題を明確にする

業務効率化ツールを導入する前に、自社が抱えている業務課題を明確にする必要があります。このとき、課題の洗い出しは経営陣のみで行ってはいけません。現場で働く従業員と共に考え、アイデアを出し合うようにしましょう。

現場の課題を一番体感しているのは、現場で働く人たちです。また、実際に業務効率化ツールを使用するのも現場の従業員です。現場の人たちの意見を参考にすることで、もっとも必要なツールが見つかるでしょう。

課題が複数見つかった場合は、優先順位をつけていきます。どの課題を解決することがもっとも重要なのかを見極めましょう。優先順位をつけないと、すべての課題を解決するツールを探す羽目になり、時間とコストがかかってしまうため注意してください。

課題にマッチしたツールを選ぶ

業務効率化ツールはさまざまな種類が展開されており、それぞれに得意分野が異なります。ツールを選ぶ際は、課題解決に必要な機能が搭載されているかどうかをしっかり確認しましょう。課題にマッチしたツールを選ばないと、せっかく導入しても意味がありません。解決したい課題と求める機能を細かく設定し、それに沿ったツールを選びましょう。

なかには「機能が多ければ多いほど便利なのでは？」と考える方もいるかもしれませんが、多機能ツールは避けたほうが無難です。機能が多いと操作が複雑になり、使いこなせない可能性があるためです。しっかり使いこなすためにも、課題解決に適した機能のみが入ったシンプルなツールを選びましょう。

セキュリティー面に不安はないか

業務効率化ツールには、社内の重要な機密情報や顧客のデータなどを登録します。これらのデータが第三者に漏洩してしまうと、信用問題に関わるだけでなく、損害賠償問題に発展する恐れもあります。業務効率化ツールを選ぶ際は、セキュリティー面に不安がないかどうかもしっかりチェックしましょう。具体的にておき以下の項目は必ずチェックしておくことがポイントです。
セキュリティー面のチェックポイント

導入する前に実績などを確認し、信頼性が高いツールであるかどうかは必ずチェックしましょう。また、導入後は自社独自のセキュリティー対策も必須です。明確な理由なしにデータを持ち出さない、ツールの利用時間に制限を設けるなど導入後に使用時のルールを定め、従業員のリテラシーを高めましょう。

サポート体制が整っているかどうか

業務効率化ツールは、ただ導入するだけでは意味がなく、実際に活用することが大切です。いくらシンプルなツールを選んだとしても、実際に使用してみないと難易度はわかりません。また、使用してはじめて疑問点が見えてくることもあるでしょう。

そのようなときにもしっかり対応してくれる、サポート体制が整っているツールを選ぶことが大切です。ちなみに海外製の業務効率化ツールの場合は、外国の人がサポートを担当していたり、対応が遅れたりする場合があるので注意しましょう。

カテゴリー別おすすめ業務効率化ツール11選！

業務効率化ツールの導入を検討しているけれど、どのようなツールを選べばよいのかわからない、という方に向けて、おすすめのツールを種類別に紹介します。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、社内外のコミュニケーションの活性化と円滑化を目的としたツールです。リアルタイムでの情報共有やスムーズな報連相に役立つほか、業務のタスク管理にも有効活用できるでしょう。現在主に利用されているビジネスチャットツールは、以下の5つです。

Talknote

Talknoteは導入する企業に合わせたテーマで情報共有、および蓄積を可能にするビジネスチャットツールです。最大の特徴は、シンプルかつ使いやすさにこだわった仕様です。だれでも簡単に操作でき、スムーズに導入できるでしょう。

また、日々の情報共有がテーマごとに振り分けできるので、過去の情報も振り返りやすくなっています。容量制限もないため、これまでの情報はすべて保管できる点も魅力です。

さらに担当者や内容、期限を設定するだけで簡単にタスク管理ができ、業務の簡素化および見える化が実現します。Googleカレンダーと連携できるため、業務の抜け漏れも防げるでしょう。

IP利用制限やデバイス制限、ファイルダウンロード制限など、セキュリティーも万全です。専任の担当スタッフが、導入目的に合わせた設計や運用ルールの構築といった手厚い導入支援を行ってくれるので、ビジネスチャットツールの導入が初めて、という企業でも安心して使えるでしょう。どのようなツールがあるのか詳しく知りたい場合は無料のお試しも行っているので、まずはそちらを利用してみてはいかがでしょうか。

LINEWORKS

LINEワークスは、コミュニケーションアプリ「LINE」のビジネス版です。掲示板やアドレス帳、アンケート、ファイル共有などビジネスに必要なツールがすべて入っているので、スマホがあればいつでもどこでも情報共有できます。
また、外部連携機能を使えば社内だけでなく、取引先や顧客など外部とも連携が可能です。LINEと同じような使い方で手軽にコミュニケーションが取れるため、社内活性化に一役買ってくれるツールです。

Chatwork

メールや電話に代わるコミュニケーションツールとして、多くの人が利用しているビジネスチャットツールです。無料で利用できるフリープランもあるため、コストをかけずに導入できます。チャット通話やビデオ通話だけでなく、タスク管理機能やファイルアップロード機能なども搭載されているため、スムーズな業務のやり取りができるでしょう。

Teams

Microsoftが提供しているコミュニケーションツールです。チャット機能のほかWEB会議機能、リアルタイム共同編集機能などが備わっています。パソコンをはじめスマホやタブレットなど、さまざまなデバイスで利用可能で、パソコンはアプリをインストールしなくてもデバイスで使用できます。
画面共有や画像送信、ホワイトボード機能などもあることから、複合的なコミュニケーションが取れるビジネスツールとして注目されています。

slack

チャットやファイル機能といった、業務に必要な機能が搭載された社内コミュニケーションツールです。チームごとにチャンネルを割り振りできるので情報が漏れる心配がなく、安心して利用できます。社外のメールアドレスを使えば、取引先や顧客など、外部ともコミュニケーションを取ることが可能です。

WEB会議ツール

コロナ禍以降、リモートワークが急速に普及し、全員そろっての対面会議がなかなか難しくなった、という企業も多いのではないでしょうか。そこで役に立つのが、WEB会議ツールです。なかでも人気のツールは以下の２つです。

Zoom

クリアな音質と高解像度の画質を有するツールです。会議中に資料の共有や録画もできるので、情報共有もスムーズでしょう。接続が安定しているため途中でフリーズしたり、回線が途切れたりといったトラブルも少なく、ID登録不要で使えるためストレスなく使用できるでしょう。

Google Meet

画面共有や投票機能、ファイル共有機能、テキストベースのチャット機能などが付いたWEB会議ツールです。比較的簡単に利用できるほか、ほかのGoogleのサービスとの統合も可能です。また、リアルタイムでAIが文字起こしをしてくれる機能も搭載されているため、メモを取る必要がありません。

顧客管理ツール

取引している顧客の個人情報などを管理する顧客管理ツールは、導入する際に使いやすさだけでなく、セキュリティー面もチェックする必要があります。ここからは、顧客管理におすすめのツールを紹介しましょう。

Synergy!

顧客管理だけでなくアンケート作成など、マーケティング機能も併せ持つツールです。さまざまな顧客情報をデータベースに集約して一元管理できるだけでなく、LINEやメール配信に活用できます。

Salesforce

顧客情報の一元管理のほか、自動メール配信やAIによる売上予測機能などが搭載されたツールです。ひとつのプラットフォームで営業プロセスが可視化できるため、無駄な営業活動の削減にも役立つでしょう。

バックオフィス管理ツール

人事や経理といったバックオフィスを管理するツールを導入すれば、作業の効率化が進み、人員不足問題の解消につながるでしょう。そこで、ここからはおすすめのバックオフィス管理ツールを2つご紹介します。

WinActor

NTTアドバンステクノロジ株式会社が開発した、純日本製の業務自動化ツールです。業務手順を指示することでWinActorが業務を代行、パソコン操作が自動化されます。プログラミングの知識は必要なく、ドラッグとドロップでシナリオ作成できる使いやすさも魅力です。

jinjer

jinjer株式会社が開発した勤怠管理のクラウドシステムです。勤怠の申請や承認などのデータを一括管理できるほか、アラート機能やワークフローなどの機能とも組み合わせて利用できるため、勤怠管理の効率化が実現できます。

まとめ

業務効率化ツールを有効活用できれば多様な働き方が実現するため、社員のモチベーションアップや企業の生産性および業績向上が期待できます。しかし、自社のニーズに合った機能が付いているものを選ばないと、せっかくのツールも形骸化してしまいます。
業務効率化ツールの利点を最大限活かすためにも、自社が抱えている課題を明確にし、現場の従業員が使いやすいものを選んでください。

Talknoteは、企業ごとのテーマに沿った情報蓄積や共有を可能にするツールです。また、万全のセキュリティーと手厚いサポートで、スムーズな導入・運用ができるでしょう。無料トライアルも実施しているので、業務効率化ツールをお探しの方はTalknoteの導入をご検討ください。