膨大な量のメールが
普段の業務を圧迫

導入前の課題

2017年9月にTalknoteを導入したのですが、それまではメール文化で、1日に何百通というメールが送られてきていました。効率的に管理しようとフォルダを作って整理していたのですが、フォルダも50個を超えてしまい大事なメールを見失うことも…。量も膨大なので返信をするのはもちろん、後から確認したいときに検索するだけでもかなり時間がかかっていたんです。また、その頃ちょうど社内の仕組みが次々と見直されていた時期ということもありました。

社外とのやり取りはどうしてもメールが必要な部分もあると思います。そこでメールも併用しながら、コミュニケーションを円滑にできる社内コミュニケーションツールの導入を検討しはじめました。3〜4種類のツールをデモ画面など見ながら検討したのですが、なかでもTalknoteは操作がしやすく、親しみやすいUIが魅力的でした。メンバーにも意見を聞くとTalknoteのスタンプ機能が好評だったり、他の社内コミュニケーションツールより費用感も優れていたのでTalknoteを導入することにしました。

導入時の工夫

Talknoteを導入するまでは社内も社外もすべてメールでしたが、Talknoteを導入してからは、社内のやり取りはメールを一切禁止にしてTalknoteに一元化しました。あとは役職など関係なく、スタンプで返事をして良いことも伝えました。どうしても相手が目上の人だとスタンプは使いづらいと思うので、「スタンプで会話を終了して大丈夫」ということを役員から発信しました。円滑にコミュニケーションをとるという意味でも、スタンプは非常に効果的なツールだと思います。

ただ、最初にルールとして設定したのはこれくらいで、グループもどんどん自由に作ってよいことにしています。メンバーからは、グループが増えすぎて管理しづらくなると言われたこともありましたが、Talknoteはしばらく投稿がないグループは下のほうに消えていくので、自然とアクティブなグループだけが上のほうに表示されるので管理自体が不要になります。必要な情報は検索機能を使って探せるので、みんな自然と使い方に慣れていってくれました。

会社の情報のほとんどを
Talknoteで一元管理

よく使う機能

［タスクボット機能］
Talknoteのタスク機能を使って、「やるべきこと」「担当」「期日」を自分自身に対して設定したり、依頼したいメンバーに設定したりすることができます。気軽に設定できるので、抜け漏れが減りタスクが見えやすくなります。それに加えて、定期的にタスクを作成できるタスクボット機能もあるので、ルーティンの業務はタスクボットに設定してリマインダーのような使い方をしています。

［メール連携］
メールで使用しているツール（弊社ではOutlook）と連携し、Talknoteに自動投稿（転送通知）できるのがメール連携です。社外とのやり取りはどうしてもメールになってしまうのですが、普段はあまりメールを開きません。一方、Talknoteは常に開きっぱなしにしているので、メール連携をしておけばメールの確認、返信漏れが防げますし、情報をすべてTalknoteに一元化できるんです。

［投稿テンプレート機能］
Talknoteはグループの投稿入力欄にあらかじめテンプレートを登録できます。日報などのグループでこのテンプレート機能を使えば、項目に沿って入力していくだけ。毎回、必要な項目を入力する手間が省けて便利ですね。

よく使うグループ

［議事録共有］
名前の通り、会議の議事録を共有するグループです。ほかの会社の方に話すと驚かれるのですが、弊社ではすべての会議の議事録を全社に開示しています。議事録を読む・読まないは個人の自由ですが、このグループに投稿される議事録を読めば、ほかの部門のメンバーがどんな業務をしているのか分かるんです。他の部門の業務理解が深まるとともに、全社に開示される前提で議事録を作らないといけないので、議事録のクオリティが上がるという点でも役立っています。

［Office365を使いこなそう］
Office 365の便利機能を紹介するグループです。弊社ではOffice 365を導入しているのですが、さまざまな機能がある一方で、それをどれだけ使いこなせるかは個人差がありますよね。たとえば、誰かに教えてもらって「これは便利！」と感じた機能をこのグループに投稿し、共有するなどといった使い方をしています。

［サンクスグループ］
日々、感謝していることを投稿するグループです。このグループに投稿されたサンクスの中から、毎月代表取締役が最も素敵なサンクスを受け取った「ベストサンクス賞」と、そのサンクスを送った「贈り人賞」の2名を選んで表彰しています。

［みんなのたまりば］
プライベートなことなどを投稿するグループです。自分が使って良かった商品や、飲食店のキャンペーン情報、メンバーの結婚式の画像など、本当にさまざまな投稿がされています。業務とは関係のないことでもTalknoteに気軽に投稿してもらうことで、コミュニケーションを活性化させることを目的としています。

［入社メンバー対応］
新しく入社してくる社員研修のオンボーディングなどはすべてTalknoteのこのグループで管理しています。新入社員はもちろん、同じ部門のメンバーや研修に関わるメンバーも入れて情報を共有しています。弊社では入社時にセキュリティ研修やハラスメント研修などをしていますが、研修が終わったら投稿するようにお願いしているので、このグループを見れば研修の進捗がすぐに確認できます。新入社員にいち早くTalknoteの操作に慣れてもらうという点でも役に立っています。

コミュニケーションの質も
スピードも圧倒的にアップ

導入後の効果

いろいろありますが、まずはコミュニケーションのスピードが圧倒的に早くなりました。Talknoteを導入するまでは社内のやり取りがすべてメールだったので、メールの画面を立ち上げ、返信するべきメールを探し、文章を考えるなど、かなりの手間がかかっていました。一方、Talknoteなら煩わしい文章を考える必要もなく、要件だけの1行やスタンプでも返信できます。個人的には、メールのときよりも10倍以上は早くなっていると思います。

また、Talknoteを閉じないで全ての人がアクセスしている状態ができたので、情報を素早く確実に伝達する徹底力が上がりました。メールの場合はそれぞれのメンバーが別の画面を見ることになりますが、Talknoteなら全員が共通の画面を見ているので、Talknoteをベースに情報を伝えれば正確に伝えられるんです。

他にも、Talknoteは在宅ワークにも貢献しています。コロナ禍で在宅ワークに切り替えるにあたり、どうすればオンラインで業務を完結させられるかを考えたのですが、ネックとなっていたのがハンコ（押印）でした。なので、ハンコが必要な書類の多くをオンラインで承認してもらえるよう経営メンバーと交渉し、了承を得ました。いまでは申請系の書類の多くがTalknote上で投稿して承認してもらえるようになっています。わざわざ出社しなくても申請できるだけでなく、承認者も自分の都合の良いタイミングで承認できるので、申請から承認までのスピード感がアップしました。

Talknoteは使っていて他のシステムよりも圧倒的に動作が軽い（レスポンスが早い）と感じます。もっとも触れる頻度の高いツールなだけに動作が軽いことはとても重要です。使えば使うほど便利なツールだと感じますし、使い方次第で業務効率が上がるので、ぜひさまざまな企業の気づきや良い使い方をTalknote社には広めていって欲しいです。