あらゆる情報を整理し、会社全体で可視化。
様々なTalknote活用術とその効果とは?

株式会社アドトップ
代表取締役
寺田
武弘様
総務部係長
平山
朋美様
1995年の創業以来、催事に特化した企画会社として、全国の魅力あるモノやコトを全国に発信。年間述べ日数で15000日以上の催事を運営するなど、業界では売上、シェアともに日本一を誇る。
課題
  • 催事の案件情報が社内に蓄積しておらず、振り返る手段がなかった
  • 全社で情報を共有する場所がなかった
  • 事業部を超えた規模のコミュニケーションが希薄化していた
効果
  • 全案件をTalknoteで管理することでノウハウや成功体験を共有でき、サービス品質が向上した
  • 業務が可視化されたことで、プロセスの評価もできるようになった
  • 新入社員も含め、全社員が気軽に会社に対して意見を言えるようになった
  • コミュニケーションが圧倒的に活性化し、すばやい情報共有が業務の効率化につながった

組織に起きた3つの課題に対して、
Talknoteを導入することに

導入前の課題

社内コミュニケーションツールを導入する目的は大きく分けると3つありました。1つは、ノウハウの共有です。Talknoteを導入する前はLINEとメールで情報を共有していたのですが、どうしても情報量が多くて重要な情報が埋もれてしまっていました。

弊社は年間、述べ日数で15000日以上も催事を取り扱う企画会社です。催事によってはある工夫をしたことで売上が普段より飛躍的にアップすることもあります。そういった成功体験を記録として残し、後から振り返ってもきちんと分かるような状態にしないといけないと感じていました。

もう1つは、スピード感のある情報共有です。情報を共有する場がなく、事業部を超えた横断的なコミュニケーションが希薄化していることに課題を抱えていました。ですのであらゆる情報が、担当するメンバー本人に属人化したクローズドな状態でした。ましてや、全員がオフィスに集まる機会は1カ月に数回あるかないか。なので、全社での情報共有にも課題を感じていました。

最後はコミュニケーションの活性化です。弊社では在宅ワークだけでなく、オフィス以外の場所で仕事をする「モバイルワーク」も積極的に取り入れています。とくに営業メンバーの場合は催事の会場に足を運ぶ機会も多いため、それぞれのメンバーがどんな考えや思いで業務に取り組んでいるのかなども共有できる場があったらと考えていました。

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様々なコミュニケーションツールから、
Talknoteを選んだわけ

導入の決め手

もともとは別の社内コミュニケーションツールを契約していました。その社内コミュニケーションツールは機能が豊富な一方で、なかなか使いこなせない状態でした。そもそもコミュニケーションに特化したツールではなかったので、それならコミュニケーションに特化したツールを新たに導入しようと検討しはじめたのです。

そこで、Talknoteを含めていくつかコミュニケーションツールをトライアルしました。Talknoteに決めた理由はいくつかありました。まずはインターフェイスで、ぱっと見でとにかく分かりやすく、使いこなすという意味でもそこまでハードルは高くないと感じました。また、Talknoteはグループも細かく作れて、かつ所属させるメンバーをグループ単位で設定できる点も良かったですね。さらに、グループ内で投稿が流れるわけでなく、それぞれの投稿に対して返信できる「フィード型」を採用していたり、スタンプ機能があるのでカジュアルなコミュニケーションが取りやすかったり。さまざまな角度から比較検討し、2020年の12月にTalknoteを導入しました。

導入時の工夫

Talknoteを導入するときは、「情報を蓄積することで、逆に情報が肥大化して埋もれてしまうのでないか?」「そもそもメールで十分じゃないか?」など、新しいツールの導入に疑問視する声もありました。でもこれらのネガティブな意見は、すべてTalknoteの機能で解決できるのです。

たとえば情報の肥大化は、グループを細かく作り、内容に沿った投稿だけすれば解決できます。また、グループメンバーも必要最低限のグループにだけ所属させるようにすれば、不必要な情報によって重要な情報が埋もれることもないのです。しかもTalknoteには検索機能もあるので、探そうと思えばいくらでも探せます。

とはいえ、最初から使いこなしてもらおうとはせず、まずは私と平山の2人でひたすらTalknoteに投稿するようにしていました。それに対してコメントは求めず、読んでもらうだけにとどめるなど、ハードルを下げてスタートしたのです。すると、少しずつ自発的に発信するメンバーも増えていき、まだTalknoteを導入して3カ月ですが、すでにとてもアクティブに使いこなせている気がします。

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さまざまな便利機能を使って
働きやすい環境を構築

よく使う機能について

[予約投稿機能]
Talknoteにはグループへの投稿とメッセージの送信を日時指定して投稿できる機能があります。送り手側は罪悪感もなくタスクを完了できる一方、受け取る側は休みの日などに対応する必要がないので本当に便利ですね。

[タスク管理機能]
10年前から使っているグループウェアにもタスク管理機能があるのですが、自分自身へのタスクしか設定できません。一方、Talknoteのタスク管理機能は自分だけでなく、ほかのメンバーに対しても設定できるので、たとえば、グループに参加している全メンバーにタスクを設定し進捗を確認することができます。

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より良いサービスを提供するために、
様々な情報をTalknoteのグループで管理する

よく使うグループについて

[営業報告]
自分が担当する催事について投稿するグループです。催事が行われている施設名や出店のポイント、目標の売上・利益だけでなく、写真なども投稿するようにルールを決めています。記録として残すのはもちろんですが、投稿内容を見たメンバーがフィードバックにも役立てています。また、バックオフィスのメンバーたちもより現場に近い感覚で業務にあたれる点で重宝しています。

[トラブル・クレーム]
トラブルやクレームを投稿するグループです。Talknoteを導入するまではトラブルやクレームを共有するプラットフォームが社内にありませんでした。なので一度起きたトラブルの事例の共有が行えず、同じトラブルが起きることもありました。このグループでトラブルやクレームを共有することになってからは、同じようなトラブルなどを起こすこともなくなりました。

[HPからの問い合わせ]
弊社HPから「催事の出店」に関してお問い合わせをいただくことが週に3回くらいあります。その問い合わせをこのグループに転送し、社内の他のメンバーに可視化しています。
以前はTalknoteを導入するまでは問い合わせを担当している営業メンバーだけで完結してしまい、それ以外のメンバーは問い合わせに対するその後の進捗が分かりませんでした。でも、このグループですべて共有されるので、「ちゃんと対応できている」という安心感にもつながっています。また、問い合わせ担当をほかのメンバーに引き継ぐ場合も、これまでの対応履歴がすべてTalknoteに教科書的に残っているので、属人化を防ぐという意味でもとても役に立っていますね。
また、HPからの問い合わせに対するすべてのやり取りが共有されるようになったことで問い合わせの業務が可視化され、プロセスの評価も行えるようになりました。これも非常に大きなメリットだと感じています。

[みんなの声(業務改善)]
会社に関する素朴な疑問はもちろん、業務改善などについて投稿するグループです。とくに新入社員の場合、違和感を覚えながらも慣習や暗黙の了解などで丸め込まれ、聞きづらいこともあるはずです。でも、気軽に意見を言える場所があれば、ムダな不安やストレスを感じなくてもいい。そんな思いでこのグループを作りました。
直近ですと、「サーバーに保管されているファイル名の付け方」に関する提案が新入社員からありました。これまではファイル名の付け方に特別なルールは設けていなかったので、「カタカナや漢字」「全角や半角」が混在している状況でした。でも、「統一したほうが良い」という提案があり、それを取り入れたことでファイルを管理しやすくなり、業務効率の改善にもつながりました。
新入社員も含めて社員が気軽に意見を言える環境があり、それに対して経営層のメンバーが耳を傾け、スピード感を持って結論を出す。Talknoteを通してこういった仕組み作りができたのは非常にありがたく感じています。

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オンラインで、出社時よりも密な
コミュニケーションが取れるようになった

導入後の効果

たくさんあります。たとえば、会議時間が削減できているのもTalknoteを導入したことによるメリットの一つです。というのも、Talknoteを導入する以前は会議がスタートしてはじめて紙ベースでアジェンダが共有されていました。でもいまは、Talknoteの投稿内容に沿って会議をするので、Talknoteを確認すれば会議前にアジェンダを把握できる。なので、事前に自分の頭のなかを整理した上で会議に参加できるだけでなく、話し合うべき本質的な内容から会議がスタートできるのです。

その結果、会議に当てる時間が短くなり、空いた時間を雑談タイムとして活用できるようになりました。濃い内容の会議ができるだけでなく、対面でのより密なコミュニケーションの時間を捻出できている点も非常に大きな効果だと感じています。せっかく何かのご縁で一緒に働いている仲間たちなので、仕事だけの付き合いではなく、家族みたいなイメージで人間の本質の部分をお互いに知れたらいいなって。そうしたらエンゲージメントも上がり、より良い成果を出せると考えています。

また、どんな状況であってもコミュニケーションを取りやすくなったのも効果としては大きいですね。Talknoteでのコミュニケーションはお互い気を遣う必要がなく、そもそも会話をせずにオンラインで業務連絡を完結できると考えると、とても効率がいいですよね。

さらに、Talknoteに投稿すれば情報を簡単に共有できるので、事あるごとにプリントアウトすることは一切止めました。Talknoteはペーパーレス化にも貢献しています。また、画像も資料もパソコン、スマホの両方からアクセスできます。これまではサーバーにアクセスしないと確認できないこともあったのですが、Talknoteのおかげで外出先からでも確認できるようになりました。

あと先ほどもお伝えしましたが、弊社では在宅ワークとモバイルワークを推奨しています。中には、コミュニケーションが希薄化することなどを理由に、在宅ワークは非効率になるという考え方もありますが、それは単純に思い込みだと考えています。むしろ弊社の場合、ちょっとしたことでもTalknoteですぐに確認できているので、出社時よりも密なコミュニケーションが取れています。

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