複数のツールをつかっていたことで
コミュニケーションのすれ違いが発生

導入前の課題

大きく分けると「情報共有」と「コミュニケーションロス」のふたつが大きな課題でした。

創業以来、千葉市にある本社の1拠点で事業を展開していたのですが、2007年の「千葉北ロジスティックセンター開設」を皮切りに拠点を増やしてきました。その後メールやメッセンジャー、LINEを使って情報共有してきたのですが、ツールごとにルールを決めているわけではないので、欲しい情報を探すだけでもストレスでした。また、ひとつのプロジェクトに関して複数のツールで情報共有することもありました。たとえば、あるプロジェクトについてメールでは情報共有できていてもメッセンジャーでは共有できていないことがあり、コミュニケーションのすれ違いが生じていたんです。

コミュニケーションロスも大きな課題でした。拠点がひとつしかなければスタッフの顔色などを見てそのときの調子がなんとなく把握できますよね。「調子良さそうだな」とか「ちょっと悩んでそうだな」とか。でも、拠点が分かれるとそうもいかず、拠点内でどうにかフォローし、解決するしかなかったんです。

1拠点しかなかったときは“飲みニケーション”をしながら部下の悩みを聞くのが一般的でしたが、拠点が増えると気軽に飲みニケーションする機会もだいぶ減ってしまって。飲みニケーションで育ってきたスタッフの場合、飲みニケーション以外の寄り添い方を知らず、部下とのコミュニケーションに対して苦手意識を持つスタッフも少なくありませんでした。その結果、拠点内でのコミュニケーションも以前より減り、フォローするのも難しい状況になっていました。

会社のオフィシャルなツールとして認めていたのはメールだけで、メッセンジャーやLINEはプライベートで使っているアカウントをそのまま業務でも使用してもらっていました。スタッフからは「プライベートと仕事を混合するのはちょっと……」「業務時間があいまいになる」などと疑問視する声もあって。そんなタイミングで、以前の職場でTalknoteを使っていたスタッフから「こんな便利なツールがある」と提案してもらい、2018年10月からTalknoteを導入することにしました。

情報共有はTalknoteに一元化
情報を蓄積して会社の財産に！

導入時の工夫と活用ルールについて

アルバイト・パートスタッフも含めて全員で一気にTalknoteを導入しました。

まずは、オンとオフをはっきり分けるために業務時間外や休みの日はTalknoteを確認しなくていいというルールを設けました。その代わり、出勤したらTalknoteを確認することも合わせてルール化しました。

また、複数のツールを使って情報共有していたので、社内の情報はTalknoteのグループに集約し、蓄積するようにしました。

情報共有やスキルの均一化はもちろん
スタッフの承認欲求をも満たせるツール

グループについて

[業務依頼]
営業スタッフそれぞれに「業務依頼のグループ」を作っていて、このグループでタスクを依頼し、参加しているメンバーが処理するようにしています。Talknoteを導入する前は、依頼しやすいスタッフに業務が集中していました。「業務依頼のグループ」をつくってからは依頼が分散するようになり、処理するメンバー側のスキルの均一化が図れたとともに、依頼する営業スタッフの指示の出し方も明確になったように思います。

[市場視察]
たとえば、どこかの飲食店に足を運んだときに「こんなメニューがあった」「こういう方法でドリンクを提供していた」などといった情報を投稿するグループです。弊社では“プレゼン型”の営業を重要視しているので、さまざまな情報をインプットして引き出しを増やしておく必要があります。そのためにも、自分が店舗を訪れて発見があったメニューや提供方法などは全体に共有し、商談のときなどに役立てています。最近は新型コロナウイルスの影響で店舗を訪れることも極端に少なくなりましたが、落ち着いたらまた盛り上がってほしいグループのひとつです。

[日報]
以前はメールで日報を提出するように義務付けていましたが、スタッフの人数も多く、確認するだけでも精一杯でした。Talknoteを導入してからは日報もTalknoteに集約するようにし、「いいね！」はもちろん、積極的にコメントするようにしています。その結果、業務改善が図れているだけでなく、スタッフの承認欲求も満たせているように感じています。

[ミニドリル]
生産者さんに商品の特徴やこだわりなどを動画で撮影してもらい、弊社で編集したのち、週に1回この「ミニドリル」グループに投稿しています。生産者さんの生の声を聞くことで、インターネットで調べただけでは知りえない情報をスタッフ全員に知ってもらい、接客などに活かしてもらうのが目的です。グループ名を「ミニドリル」にしているのは、動画を見れば答えられる簡単な問題をつくり、答えてもらっているからです。

[申請関係]
有給や出張、備品の購入の申請もすべてTalknoteで行なっています。Talknoteを導入する前は共有サーバ内に保管してあるExcelで申請するようにしていました。内勤スタッフなら気軽にサーバを開けますが、社外からだとそうもいかず。申請漏れを防げるだけでなく、管理するスタッフも以前の申請をさかのぼって確認する際の手間が大幅に減りました。

[経営陣よりチームいまでやの皆さんへ]
幹部メンバーが全社に向けたメッセージを投稿するグループです。たとえば、あるクライアント先を訪れた際に弊社の配送スタッフに対するお褒めの言葉をいただいたことがありました。その内容を、メンバーには直接伝えましたが、ほかの拠点のスタッフにも知ってもらいたくてこのグループに投稿しました。年度が変わるなどの大事な局面では、文字ベースでなく動画で投稿することもあります。スタッフからは「動画だと文字よりも心に響く」と好評です。

いつでも気軽にコミュニケーションできるので
経営陣とスタッフとの距離感が縮まった

導入の効果

一番は社内の情報がすべてTalknoteに集約されたことで、情報共有の精度やスピードが格段に上がったことだと感じています。

まず情報共有の精度についてですが、Talknoteを導入するまでは、社員からアルバイト・パートスタッフに対して口頭で情報を共有するしか手段がありませんでした。たとえば、「いまでや」の店舗では日々さまざまな販売イベントを企画しています。アルバイト・パートスタッフは毎日勤務しているわけではないので、どうしてもイベントの内容や条件などの共有漏れが生じていたんです。でもTalknoteに投稿しておけば誰もが平等に同じ情報を得られるので、共有漏れが防げるようになりました。

また、スピードについてですが、Talknoteを導入するまで全社に伝えたい内容を伝えるには、各拠点の朝礼などに参加して伝えてきました。ただ、その朝礼にいないスタッフには伝わらないどころか、全スタッフに伝えるにはすべての拠点の朝礼に参加する必要があるなど、全スタッフに共有するまでにかなりの時間を要していたんです。でも、Talknoteでならたった一つの投稿で全社に共有ができます。私は国内外の生産者さんをまわっていて社内にいないことが多く、たとえば海外からでもリアルタイムに情報を共有できるので本当に助かっています。

コミュニケーションロスについても解決できています。Talknoteのおかげでスタッフの顔色はもちろん、普段の業務の動きなども確認できるようになりました。投稿に対してコメントするようにもしているので、拠点は違えど、経営陣とスタッフとの距離感が縮まっているように感じています。

情報をTalknoteに集約し、全員と共有することでスタッフの知識向上にもつながっています。というのも、「いまでや」では2万点を超える商品を扱っていて、私たちでさえすべての商品内容をこと細かに把握できない状況です。すべてではありませんがTalknoteに商品の情報が集約されているので、気になったらTalknote上で検索して自分からキャッチアップできる仕組みを整えました。

Talknoteを導入してから3年が経ちますが、まだまだ使いきれていない機能や使い方があると思っています。今後はさらにもっと効率的に使いこなしていきたいですね。