こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

「報連相ができない人はどうすればできるようになる？」このようにお悩みではありませんか？
報連相はビジネスにおいて常識ともいえるものですが、大事だとわかっていても報連相がうまくできない人、何度言っても報連相をしない人など、頭を悩ませている方も多くいます。
そこでこの記事では、報連相ができない原因を個人・組織別にご紹介し、具体的な対策について解説していきます。
この記事を参考に、当てはまる原因がないか振り返ってみてください。

報連相とは

報連相（ほうれんそう）とは、報告・連絡・相談を略したもので、ビジネスの基本として知られています。
「報告」は業務の経過や結果を知らせること、「連絡」は業務に関する情報や業務中に起きた変化をチーム内で共有すること、「相談」は自分で判断できない問題について周囲に意見を求めることをさします。
いずれも組織内で情報を効果的に共有するための重要なコミュニケーション手法です。
「報告」と「連絡」は混同されがちですが、以下のような違いがあることを理解しておきましょう。

報連相はなぜ大事？

まずは、なぜ報連相が大事にされているのか、その訳をおさらいしておきましょう。

以下で詳しく解説します。

組織の連携を強化するため

情報共有の促進は、組織の連携強化に繋がります。
上司・部下の間柄はもちろん、チーム内の連携や部署ごとの関わりを強化するためにはコミュニケーションが必要です。
コミュニケーションが不足している組織では個々人が思い思いに動いてしまい、同じ目標を持っているのになかなか達成できないということもあるでしょう。
報連相とは要するに、ビジネスにおける適切なコミュニケーションです。
報連相をしっかりと行うことは、組織内の動きを把握し、連携を強めることに繋がります。

円滑に業務を進めるため

業務を円滑に効率よく進めるためには、報連相が欠かせません。
例えば、1人が業務の進捗状況を適切に伝えなかった場合、他のメンバーが次のステップに進めないことが考えられます。
業務が滞りなく進んでいるのか・問題は起きていないのか・助けは必要ないのかなどの報連相が抜け落ちていると、業務に支障が出てしまいます。
タスクの遅れを防ぎ業務効率を向上させるためには、報連相を適切に行うことが重要です。

コミュニケーションを円滑にするため

報連相は意思疎通を円滑にし、メンバー同士の信頼関係を築く手助けにもなります。
たとえ業務の一環だとしても、報連相を行うことで会話や繋がりが生まれ、さらにお互いが報連相に対して誠実に対応することで信頼が芽生えます。
結果的に仕事がしやすくなり、成功体験からさらにコミュニケーションが活発になることが期待できるでしょう。

認識のズレや誤解を防ぐため

報連相は、自分が今していることが合っているのか、部下の仕事にズレがないのかを確認するのに大変有効です。
報連相が不十分な場合、認識のズレや誤解が生じていることに気付かずに業務を推し進めてしまうこともあるでしょう。
その結果、後戻りできないところでミスに気付いたり、望まない結果を生んでしまうことが考えられます。
報連相をしっかりと行っておくことで、ミスや誤解を未然に防ぎ、業務効率を高められます。

トラブルの早期発見と解決のため

報連相は、問題の早期発見と迅速な対処を可能にします。
前述の内容にも通じますが、報連相がしっかりと行われていない環境ではトラブルに気付けないことが多々あります。
そのため問題が大きくなってから初めて気付くこととなり、解決のためには多大なコストと時間を要することにもなりかねません。
また、各段階で報告を行っておくことは責任の所在も明確化にも役立ちます。
こうしたリスク管理のためにも、報連相は重要です。

【報連相ができない理由】個人の問題

ここからは、報連相ができない人が抱える問題点として考えられるものを8つご紹介します。

順番に解説しますので、当てはまるものがないかチェックしてみてください。

コミュニケーションが苦手

報連相ができない理由には、そもそもコミュニケーションを取ることが苦手であると考えられます。
こうした人は自分の状況や意見を伝えることに難しさを感じており、報連相を避けがちです。

自分の判断を過信している

自分を過信している人も、報連相が不足する傾向にあります。
自分の判断に自信があるがゆえに「確認する必要はない」、また問題が発生したとしても「自分で解決できる」と思ってしまうのです。

指示待ちタイプで、自発的に行動できない

普段から指示がないと行動できない人は、報連相も「報告してください」という指示がなければ報告できないことが考えられます。
「報告が必要だ」と感じているにもかかわらず、「まだ指示されていないから」と先延ばしにしてしまうこともあるでしょう。

報連相の対象となる事柄や優先順位がわからない

「そもそも報告が必要なことなのか」を判断ができないというケースもあります。
これには、重要な業務を「それほど重要ではない」と誤認している可能性が理由として考えられます。
また、報連相が必要な物事の基準が適切に共有されていないことも原因の1つでしょう。

自分ですべてやろうとする自己完結型

自己完結型の人は、自分だけで解決しようとするあまり、他者との連携を軽視しがちです。
こうした人は、問題が起きたとしても「自分がわかっていれば問題ない」と考えている場合があります。
また、そもそも報連相に必要性を感じていないというケースも考えられます。

報告や連絡が面倒

報連相が適切に行われない理由には、単純に「面倒に感じている」ことが原因とも考えられます。
このような方は、責任感も薄い傾向にあります。
また、他にやらなければならない業務が多すぎる・情報共有の手段が煩雑など、組織の体制が報連相を面倒に感じてしまう原因になっていることも少なくありません。
組織が抱える問題点については、後ほど解説します。

ミスを隠したい

ミスを隠したいという気持ちも、報連相を滞らせる原因の1つです。
言わなければ怒られることなくやり過ごせると考え、情報共有をしない人もいるでしょう。
また、業務が順調に進んでいる時には報連相を行う人でも、ミスをしてしまったときにはなかなか伝えられないということもあります。
「ミスをしてもカバーしてもらえる」という環境を作っておくことが重要です。

上司が怖い

「また怒られるかもしれない」という上司への恐怖心を抱いてしまうと、怖くて言えないということもあります。
この場合、部下が勝手にそう思い込んでしまっているケースと、実際に上司が威圧的な態度を取っている場合の2つのケースが想定できます。
コミュニケーションを積極的にとったり、上司と部下の関係性を見直すことが重要です。

【報連相ができない理由】組織の問題

ここからは、組織が抱えている可能性のある問題点について解説します。
「新入社員が報連相ができない」とお悩みの場合、もしかしたらその原因は新入社員自身ではなく会社の体制の方にあるかもしれません。
以下の項目に当てはまるところがないか、チェックしてみてください。

情報共有の手段やルールが煩雑でわかりにくい

報連相を促進させるためには、シンプルな手段を整備し、スムーズな情報共有ができる環境作りが必要です。
報連相に係るルールが煩雑だと、情報共有が億劫になってしまいます。
部署によって報連相の方法が違ったり、書類の作成が必要だったりと情報共有の手段が複雑であること、時間や手間がかかる方法を採用していることが報連相を滞らせている原因かもしれません。
また、明確なルールが定まっていない場合にも報連相が実行されにくくなります。
リモートワークの導入などで労働環境に変化があった場合は、報連相のマニュアルを見直してみるとよいでしょう。

報告に対してのフィードバックが十分ではない

報告したことに対して十分なフィードバックがなかった場合、従業員は報連相の意義を感じられず、重要性を見出せなくなります。
例えば、トラブルの報告に対して「自分で対応して」と言ったり、いつまで経っても対応してくれている様子がないなどがこれに当てはまります。
こうした対応が積み重なると、従業員は次第に報連相を無駄に感じるようになるでしょう。

業務量が過剰で報連相に時間を割けない

単純に、忙しくて報連相に時間が割けないことが原因になっていることもあります。
この場合、問題はタスクの采配にあると言えるでしょう。
報連相に割く時間を確保できるよう、タスクの調整を行う必要があります。

過度な評価制度が存在する

過度な評価制度が存在している場合、ミスを報告することが自分の評価に直結することを恐れて報告を避ける可能性があります。
評価基準は、適切に設定されていれば従業員の気を引き締め、生産性を上げることにも繋がります。
しかしあまりに過度な場合には、ミスが生じても問題が明るみになりにくく、さらに大きな問題へと発展してしまうので注意しなければいけません。
報連相を活性化させたければ、ミスがあった場合に強く罰するのではなく、全体でフォローできる体制を整えることが重要です。

信頼関係が欠如している

組織内で信頼関係が十分に築けていない場合、「報告しにくい」「相談しにくい」といった感情が生まれやすくなり、報連相が滞ります。
日常的なコミュニケーションを通じて、信頼関係を築くことを心がけましょう。

指示内容が不十分で業務の重要度が不明瞭

指示が不足していると、従業員は何を報告すべきか適切に判断できません。
例えば、重要な業務を「それほど重要ではない」と捉えてしまっている場合、何か問題が起こっても直ちに共有されないことがあります。
指示を出すときには、「言わなくてもわかるだろう」という思考は排除し、同じ温度感で物事を共有できるようにしましょう。

報連相に関する教育や研修が不足している

報連相を知らないという人は稀ですが、当たり前のことだと思っているがゆえに、改めて伝えることをしていない可能性もあります。
また、「報連相が大切だ」と伝えるだけでは不十分である可能性が高いです。
特に、社会人としての経験がなかったり浅かったりする場合は、報連相の欠如による大きな実害を受けたことがなく、むしろ報告したことで怒られたなど、嫌な印象を強く持っている場合があります。
まずは、ビジネスにおいて報連相がどんな役割を果たすのか、その重要性をしっかりと伝えることが大切です。

【報連相ができない】改善のための具体策

最後に、報連相を活性化させるための具体策を5つご紹介します。

報連相の必要性を再度周知する

どんな原因がある場合にも、まずは報連相の必要性・重要性を今一度伝えるところから始めてみましょう。
以前に伝えていたとしても、伝え方が十分でなかった可能性や、人によっては適切に伝わっていなかった可能性があります。
伝える際には、「報連相を徹底しましょう」と言うだけではなく、監視目的ではないことや、報連相によるメリットを具体的に伝えることが大切です。
チームで状況把握ができていれば適切にフォローしあえる、大きなトラブルを未然に防ぐことに繋がると伝えることで、「報連相を行うと自分にメリットがある」という意識に切り替わります。

さらに、報連相が損なわれることによって生じるデメリットもあわせて伝えておくと効果的でしょう。
それでも、1度伝えただけですぐに報連相が徹底されるわけではありません。
習慣化するまでには時間がかかりますので、報連相の重要性について定期的にアナウンスするのがおすすめです。

報連相を実践しやすいルールを作る

報連相を活性化させるためには、シンプルで実践しやすいルールが必要です。
例えば、毎朝のミーティングに情報共有の時間を取り入れたり、関係者全員がそれぞれのスケジュールや進捗状況を確認できるツールを取り入れたりするとよいでしょう。
また、報連相の重要性を理解しているだけでは、なかなか行動に繋がりません。
従業員がそれを「面倒だ」と感じないように設計することが大切です。
いつどのように報連相を行うのかを明確にし、手段は極力シンプルにして、報連相を行う際に従業員が迷わないようにしておきましょう。

受けた報連相に対して適切かつ十分なフィードバックを行う

報告・連絡・相談を受けた場合には、適切かつ十分なフィードバックを行いましょう。
先述の通り、報連相に対して適切な対処がされなかった場合、従業員は報連相の意義を感じられません。
さらにそれだけではなく、報連相に時間を割いたことを「損」と捉えるようになります。
こうなってしまっては報連相を浸透させることが難しくなってしまいます。
「適切にフォローするため報連相が必要」とアナウンスしているのであれば、それに見合ったフィードバックを行うことが大切です。

積極的なコミュニケーションで信頼関係の構築に努める

報連相を浸透させるためには、日常的なコミュニケーションを活発に行い、オープンな雰囲気を作っておくことが重要です。
「この人に相談しても解決してもらえない」「報告したらきっと怒られる」「何を言われるかわからない」などと相手に思われている状態ではもちろん、適切な報連相は期待できません。
気軽なコミュニケーションを積極的に行い、まずは相談しやすい雰囲気を作ることが大切です。
また、形式ばった報連相が苦手でも、上司や同僚からの「最近どう？」「困ってることない？」といったフランクな問いかけには答えやすいという方もいます。
このようなコミュニケーションで、報連相のハードルを下げるのも1つの方法です。

口頭にこだわらずツールを活用する

報連相は、口頭にこだわらずツールを活用することで活発化することもあります。
例えば、それぞれの進捗を書き込めるシートを作っておけば、上司はそれを見ただけで状況の把握が可能です。
また、メールやチャットなどのツールを利用すれば、時間や場所を問わず情報の共有が可能ですし、いつでも内容を見返せます。
面と向かってコミュニケーションを取るのが苦手な人も利用しやすく、いずれも大きな手間がかからないというのもメリットです。
報連相に活用できるツールには様々なものがありますので、自社に合ったものを導入してみるとよいでしょう。

【まとめ】報連相の改善は働きやすい職場づくりの第一歩！

報連相は、ビジネスにおいて欠かすことのできない重要なコミュニケーションです。
報連相が活発化することは、社内の風通しが良くなること、業務効率が向上することに繋がります。
報連相ができないと悩んでいるのであれば、まずはその重要性を再度周知し、手段や内容を見直してみましょう。
現在は、報連相に活用できるツールがたくさんあります。

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