こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

「リマインドとはよく聞くものの、意味や使い方が分からないな…」
そのように思ったことはありませんか？
たしかにビジネスシーンでリマインドをするとなると、目的やいつ頃送信したらいいのか正解がわかりにくいですよね。

そこでこの記事では、リマインドの意味を理解して、目的別・連絡方法別ごとに例文を紹介します。
また、あらかじめ内容をテンプレート化をしておくと、少し内容を変えるだけで効率よく活用できるのでおすすめです。

リマインドとは？

ビジネスにおけるリマインドとは、会議や商談の日時を取引先に知らせて双方のスケジュールを再確認することを指します。
これまでは電話やメールでのやり取りが中心でしたが、年々チャットツールを利用したリマインドも増えてきました。
リマインドをする方は「直前に相手に敬意を表した挨拶代わり」となり、リマインドされた側は「最終日程確認や内容を思い出すきっかけ」となるでしょう。

リマインドの意味

もともとは英語remindが語源で、「思い出させる」「思い起こさせる」という意味です。
その他にも「再確認」「再周知」といったニュアンスも含まれています。
ビジネスメールとしてリマインドするときには、相手の読んでくれそうな時間帯を考えて送信するようにしましょう。

リマインドの言い換え

リマインドの言い換えは、以下の通りです。

ビジネスシーンの使用例は「リマインド」という言葉に、丁寧語をくっつけた言い方が使われてます。
気軽に「リマインドします」といってもいい間柄であれば良いのですが、一応ビジネスメールになるのでメールの送信先の相手に合わせて使い分けてください。

リマインドもリマインドメールも同じこと？

リマインドもリマインドメールもほとんどが似た内容です。
ただ厳密にリマインドメールは、予定やタスクの期限が近付いてきたことを知らせてくれる自動配信メールのことを指します。

リマインドを送る側の利点は、相手の対応漏れやスケジュール漏れを未然に防げ、リマインドを受け取った側には期日厳守を想起させる効果が期待できます。

リマインドメールの書き方

リマインドメールは必要情報に洩れることなく、端的に書く必要があります。
日時の確認など、よく使うテンプレートを事前に作っておくと仕事の時短にもなるのでおすすめです。
また、会議後に次の日程の送信設定をしておくことで、自身のスケジュール管理もしやすくなります。そのためルーティーンとして慣れておくと良いでしょう。

基本的なリマインドメールの構成

基本は「挨拶」「本題となる内容」「締め」の順番に書き、所属と氏名は冒頭の挨拶とセットで書くようにします。
あくまでビジネスメールですが、相手との関係性によっては締めの文章に「何卒よろしくお願いいたします。」「ご自愛ください。」など感情を表す文章も有効です。

相手のことを気遣った文章であれば、より人間関係の信頼性が増し、仕事を進めるうえでも良好な関係性を保てるようになるでしょう。

リマインドメールの件名は要件にする

リマインドメールの件名には「〇月〇日の▲▲の出欠のご確認」や「〇〇についてのご確認」と具体的な要件を書くようにしてください。
ポイントは、件名を見ただけで何のメールか理解できるようにすることです。
また、返信する際は件名を変えずに、「Re：」を残したまま返信します。
相手からの文章に関しては、長くなるようなら必要に応じて前文を削除しても構いません。

リマインドメールの内容は5W1Hを意識する

リマインドメールの内容は、5W1Hの順に書くことをおすすめします。
情報の主旨が明確になり、伝えたいことが一目で理解できるので、相手の時間を搾取せずにリマインドすることが可能になるからです。

また相手の立場や状況を意識した文章を付け足しながら書くことも大切ですが、まずは端的な文章を書けるようにする方がより大切といえるでしょう。

【目的別】リマインドの例文4選

リマインドメールの使用目的は、以下の4つがあげられます。

リマインドメールに馴れ馴れしい文章は失礼に当たりますが、直前の管理まできている人間性や親切さをアピールし、仕事の信頼度を増すチャンスを掴みましょう。

期日の確認

提出期限・提出先などの詳細内容の確認は、以下の通りです。

引き受けてくれた相手に感謝を述べてから本題の内容を書くと、角を立てずに用件を伝えられます。

日程の確認

重要な会議の日程や目的の再確認は、以下の通りです。

日時などの詳細は改行して書くようにします。
相手がどの部分をみたらいいかが一目でわかりやすくなり、特に忙しいときには瞬間的にみるだけで内容が理解できるので助かるはずです。

出欠の確認

イベントや会議終了後の会食の最終予定を伺う出欠の確認は、以下の通りです。

会食の出欠もリマインドメールでよく使われます。
その他にも、店舗の地図やメニューの掲載ページのURLなども添付すると親切です。

催促の確認

送信相手からの返信や仕事の進捗状況の共有に対する確認は、以下の通りです。

仕事を進めるうえで進捗状況を確認する必要があるときに、なかなか返信がないときはリマインドメールが役立つでしょう。

またリマインドの類似で「アラート」という緊急性の高い期日確認においても、波風を立てず相手に念のため連絡したことを伝えるのに使えます。
相手との良好な関係を保ちつつ、柔軟な働きかけができるのもリマインドの良い点といえるでしょう。

その他のリマインド活用例

その他のリマインド活用例は、以下の通りです。

ツールを活用すると定期的に行う会議や自分のスケジュールにアクセスしてもらい相手からリマインドを入れてもらうこともできます。
リマインド設定をすると自己管理がしやすくなるだけでなく、相手も自分のスケジュールに合わせて予定を組めるので大変便利です。

タスク管理

自分だけでなく複数人に予定を聞いて参加の有無を取らないといけないときに非常に活躍する便利機能です。
また複数人にリマインドメールを送るのは大変ですが、タスク機能でリマインドメールを送信する日時を設定しておけば自動送信ができるので漏れもありません。

社内配信

予約投稿機能を使えば、あらかじめ発信内容や投稿日時を設定しておくと、設定した日時に投稿やメッセージを一斉に発信できます。
また、タイムライン機能を使えば、社内の最新情報がジャンルを問わず一画面で確認でき、社内情報を効率的に把握することが可能です。

リマインドをするときの注意点

リマインドをするときの注意点は、以下の通りです。

どの目的においても共通する注意点ですので、よく考えて送るようにしてください。

送信するタイミングは期日の2日～3日前にする

送信するタイミングは、納付期日の1週間前〜少なくとも2日〜3日前に送るようにしましょう。
中には「リマインドされなくても自己管理くらいできている」という人もいますが、1週間前であれば穏便に済むはずです。

逆に、リマインドメールを受け取った側は確認したことをできるだけ早めに返信を返すとお互いの意思疎通ができ、今後の仕事も進めやすくなるでしょう。

送信する際に疑問形は使わない

疑問形を使うと受け取る側のスケジュール管理不足を疑う方向に取られてしまい、信頼性をなくす可能性があるので注意が必要です。
たとえば「〇〇までには納品可能でしょうか？」という具合に疑問を投げると、相手も「言われなくてもわかってるよ！」となりかねません。
そのため、「〇月〇日までとなっておりますのでよろしくお願いいたします。」という要件のみを伝えるようにすると揉めることなく相手も受け入れてくれるはずです。

リマインドをする手段4つ

ここでは、おすすめのリマインドの手段を4つ紹介します。

特におすすめは、チャットツールです。
どのデバイスでも簡単にアクセスでき、効率よくリマインドや返信ができます。

メール

社外・社内問わずリマインドを行う手段として最もよく使う方法です。
ただしメール文章はビジネス文章でもあるので、簡潔に用件を抑えて文章を残しつつも、ある程度の定型文を守る必要があります。
したがって慣れるまでは、テンプレートを使って時間をかけず、すぐに返信できるように工夫しておくとよいでしょう。

社内電話で伝える

口頭が通用するのは主に社内のリマインドになります。
そのため、ある程度率直に内容を伝えても大丈夫です。
ただし電話で話している最中に変更点などが出た場合は、念のため別途でメール連絡を残しておくようにすると安心です。

スマホにリマインド設定を入れておく

スマホのリマインド設定を入れておくことで、自分のスケジュール管理にもなり、相手にリマインドすることを思い出すことにもつながります。

また、社外からスマホでリマインドの電話をする場合は、雑音のない場所を選んで話すように配慮してください。
おすすめは駅構内にある防音スペースです。
またハンズフリーで話す場合には雑音が入りやすいので、ノイズキャンセリングのヘッドセットを使用するのもおすすめになります。

チャットツール

チャットツールを活用したリマインドのメリットは、余計な枕詞を省略して、内容を端的に伝えられることです。
複数人ともカジュアルにリマインドを共有できるので、特に外出の多いビジネスマンにおすすめします。
重要なポイントには太字やアンダーラインを入れて強調することもできるので、視覚効果も抜群です。

チャットツールでリマインド通知機能を使いこなそう！

リマインド機能のあるTalknoteを活用し、自分のスケジュール管理だけでなく、相手にリマインドしたい内容を設定しておけば送信し忘れも防げて安心です。

また相手にもリマインドの気遣いができる人材としてポジティブに捉えてもらえるでしょう。
Talknoteは14日間無料で使用できるので、チャットツールを試してみたい方やチャットツールの導入を検討中の方におすすめです！