こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

「生産性向上とはどういう意味？」
「生産性向上のためにできることは何がある？」
このような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか？
よく聞く「生産性」という言葉ですが、なぜ必要なのか改めて説明を求められると難しいですよね。
この記事では、生産性向上の基本概要から、なぜ生産性向上が必要なのか解説します。
さらに、生産性向上における便利なツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

生産性向上とは？

初めに、生産性向上の定義と、業務効率化との意味の違いについて解説します。

「生産性」の定義

生産性とは、時間や人材などの「資源」に対して、どれだけの「成果」を出せたかを示す指標のことです。
またビジネスでの生産性とは、「労働生産性」のことを指します。
具体的には、労働者1人あたりのコストに対する利益です。
生産性は、一人ひとりの競争力を高め、より多くの価値を生み出すために重要な指標です。

生産性向上と業務効率化の違い

続いて、生産性向上と業務効率化の意味について説明します。

業務効率化とは、あくまでも業務を改善することなので、生産性向上のように成果を上げることではありません。
しかし、業務効率化は生産性向上の1つの要素として関係するため、大企業も中小企業も企業経営に大きく影響するので重要な施策と捉えているはずです。

どうして生産性向上が求められるの？

ここでは、どうして生産性向上が求められるのか理由を解説します。

労働人口の減少により労働力が不足しているから

1つ目は、労働人口の減少による生産性向上のための労働力が不足しているからです。
少子高齢化による人口減少が進む中、限られた人手を活用し、より多くの利益を生み出すようにするには生産性向上が欠かせません。
今以上に企業を成長させるには、少ない人数でも効率よく働けるシステムに対応しておく必要があります。

働き方改革を推し進めるため

2つ目は、ワークライフバランスを意識した労働時間や働きやすい労働環境の確保です。
長時間労働の是正が厳しく問われるようになってから、2019年に働き方改革が推進されるようになりました。
具体的な内容は、「労働時間の是正」「正規・非正規間の格差解消」「多様で柔軟な働き方」の3つの柱をもとに成り立っています。
厚生労働省の働き方改革実行計画において、従業員の働くモチベーションアップには労働時間の短縮以外にも最低賃金の引上げや、育児・介護との仕事の両立支援が必要としています。
（引用元：厚生労働省「労働施策基本方針（概要）」）
したがって企業が求める生産性向上のためには、どうしても従業員満足度の向上を促す必要があるでしょう。

国際的な競争力が弱まっているから

3つ目は、ビジネスのグローバル化が進む中、日本の生産性は年々低下しています。
日本は、OECD加盟する38か国中28位でした。
（参照：公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較2021」）
国際的な競争を勝ち抜くには、企業の競争力を強化せざるを得ません。
そのためには、同じスペックの製品をリーズナブルな価格で提供したり、商品投入までの期間を短縮して優位性を確保したりする必要があります。
生産性向上を実現できれば、日本国内のみならず世界にも通用するサービス提供が可能となるでしょう。

コストを削減して利益を増大させるため

個人の生産性向上を目指すためには、人件費のコスト削減をして利益を増大させなければなりません。
最小限の人員でも一人ひとりの生産性を上げていくことで、最大限のパフォーマンスを上げ続けることができるでしょう。
その上で、組織として賃金に反映する体制が整えられていれば、より高い生産性向上が見込まれるはずです。

生産性の種類2つ

ここでは、生産性の種類を2つ解説します。

物的労働生産性

物的労働生産性とは、商品の生産数や生産量といった目で見える成果によって労働生産性を測定する考え方です。

主に不動産業・自動車産業・食品業界といった有形商材を取り扱う業界や、商品製造の工場に適しています。

付加価値労働生産性

付加価値労働生産性とは、労働時間あたり（または従業員1人）でどれだけの付加価値を生み出せたかを示す値です。
また付加価値とは、売上から原材料費や外注費などの原価を引いた粗利のことです。

主に不動産業・自動車産業・食品業界といった有形商材を取り扱う業界や、商品製造の工場に適しています。

生産性を向上させるためにできること7つ

ここからは、生産性を向上させるためにできることを7つ解説します。

適切な目標設定と進捗管理に取り組む

生産性向上の第一歩は、自社の現状を把握する「業務の見える化」です。
業務を正しく把握するためには、以下の内容をフローごとに進捗シートにまとめておくと管理しやすくなります。

生産性に対する人員や労働時間の目標設定が適切かどうか見直しにもつながるので、しっかりと押さえおくようにしましょう。

業務プロセスを見直す

次に取り掛かることは、業務プロセスの見直しです。
1人で進める仕事としては効率的でも、全体で見たら重複する作業となっていないか改めて手順を見直すようにしてください。
無駄を省き、時間短縮を図るようにしましょう。

労働環境を改善する

従業員が仕事とプライベートを両立できるようワークライフバランスを保てる労働環境を改善してください。
働き方改革の促進によって、以前よりも働きやすい環境を求めるようになりました。
従業員の不満を解消して意欲向上につなげるようにすることが大切です。

ツールを活用する

生産性向上にはAIの活用やデジタルツールを導入し、業務時間のスリム化を図りましょう。
情報共有を適切に行うことで効率よく進めることができます。
自社の課題に合ったツールを活用することで作業時間も削減にもつながります。

従業員を適切に再配置する

生産性向上には従業員の再配置も重要です。
それぞれの能力に合った部署で、その人の能力が最大限に発揮できる仕事を任せることは業務時間を削減することに繋がります。
能力に合った仕事を任せてクオリティを上げれば、小さなコストで大きな労働生産性を生み出すことが可能です。
ただし、業務に必要な知識や技術といった能力ばかりに目を向けるのではなく、個人の特性も考慮して決めていかないといけません。
従業員がモチベーションを維持して仕事を進めることができるよう面談して配置転換を検討してください。

従業員のスキルアップに取り組む

中長期的に生産性を向上するためには、従業員に研修や教育の機会を与えてスキルアップに取り組んでもらうことも必要な時間となります。
従業員に新しいことにチャレンジしてもらい、キャリアの機会を与えることも企業の役割として重要なことです。
個人スキルが上がれば、全体のクオリティにも直結するので価値の高い時間となるはずです。
また将来必要な人材育成の場にもなるため、従業員がより効率よく働く人的資本投資の時間として考えていきましょう。

アウトソーシングを検討する

アウトソーシングとは、利益を生み出さないノンコア業務を外注に委託することです。
従業員が本来注力すべきことに時間をかけられる環境を作れるため、利益を生み出すコア業務に集中できます。
また、専門のアウトソーシングに切り替えることで、自社サービスの向上にもつながるため検討する価値は十分にあるでしょう。
ただし、導入する際にはコストが発生するので、引き続き従業員が業務を担うべきか検討した上で決めるようにしてください。

生産性向上に取り組む際の注意点2つ

ここでは、生産性向上に取り組む際の注意点を2つ解説します。

過度にマルチタスク化しない

過度なマルチタスク化は、返って効率が下がってしまうのでやめましょう。
1人で何でも業務が遂行できるようになると、少人数で生産性を上げられると思われがちですが、脳に負担がかかるため、ほとんどの人が作業効率が低下します。
そのため、強制的なマルチタスクをせざるを得ない業務が見つかった場合は順次改善をしていくようにしましょう。

長時間労働に繋がる施策はNG

長時間労働は、一時的に生産性が上がりますが、疲労が溜まり、健康を害する恐れもあるので得策とはいえません。
日々の負担が増えると個人だけでなく、チーム全体のモチベーションも下がり、最悪の場合過労死レベルの問題にもつながりかねません。
こうした重大な問題に発展しないよう、特に管理職以上の役職は、普段から部下の様子に注意を払っておくべきです。
また組織としても従業員の離職率につながる要因となるので、ノー残業デイの設定や、有給取得率などを確認して、各部署の責任者に伝えるように配慮が必要です。

【生産性向上】補助金・助成金を活用しよう

ここからは、生産性向上の補助金や助成金を紹介します。

業務改善助成金

業務改善助成金は、生産性向上に必要な設備投資等を行うとともに、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部を助成するものです。
（引用元：厚生労働省「業務改善助成金について」）
対象となるのは、中小企業および小規模事業者になります。
必要条件は、以下の通りです。

詳しくは、業務改善助成金コールセンターに問い合わせてください。

持続化補助金

持続化補助金（小規模事業者持続化補助金：一般型）は、小規模事業者が制度変更などにより事業対応できるための経費を一部助成するものです。
たとえば、働き方改革や被用者保険の適用拡大、賃金引上げ、インボイス導入等があります。
申請には経営計画書を作成し、申請期間内に申込を完了しなければなりません。
詳しくは、商工会議所地区小規模事業者持続化補助金事務局に問い合わせてください。

IT導入補助金

IT導入補助金は、ITツール導入を支援するための補助金制度です。
補助対象となるのは、すでに利用したいシステムやサービスのある企業や、これからIT導入を実施したいと検討中の企業であれば申請可能となります。
目的に応じた5つの枠の中から申請可能となるので、より良いシステムを導入し、業務の効率化を目指す事業所におすすめです。
詳しくは、TOPPAN株式会社（独立行政法人中小企業基盤整備機構）まで問い合わせください。

Talknoteには生産性向上につながる便利機能が盛りだくさん

最後に、生産性向上につながるおすすめのツール「Talknote」の機能を紹介します。

タスク管理機能

タスク管理機能は、自分や相手のタスクを一元化できる便利機能です。
担当者に業務内容や期日を設定しておけば、誰でも簡単にタスクの確認ができます。
さらに、まだ完了していないタスクがあった場合には、自動で通知されるのでタスク漏れの心配もありません。

メール連携

メール連携機能を活用することで、メールに届くお問い合わせやお知らせなどをTalknote上に自動で転送・投稿することが可能です。
内容によって転送するグループを分けることで、情報の整理や過去の情報を振り返りやすい環境を実現できます。
メールでは見落としてしまいがちな情報もTalknote上で確認できるようにすることで、対応漏れを防ぐことができます。

マニュアル動画

Talknoteは容量無制限でファイルの添付が可能となっているので、文字だけでは説明が難しい手順も、動画で作成して残しておくことができます。
マニュアルを格納しておく場所を決めておくことで、新しいスタッフもそこを見れば分かるという環境を作ることができます。
途中で修正や追加が必要となった際にも簡単に補足や更新ができる点でもおすすめです。

いいね・スタンプ機能

文字入力不要のいいねやスタンプ機能で、メールよりも迅速に受信者が情報共有済みかが確認が可能となります。
また、口頭でのやり取りと比較しても、全て履歴として残るので後からでも確認しやすいことがメリットです。
責任の所在が明確になることで、社内の円滑なコミュニケーションにも役立つでしょう。

まとめ

生産性向上は、複数の人がチーム一丸となって利益を生み出し、より高みを目指していく必要があります。
そのために企業ができることは、生産性向上につながるツールなどを活用して業務量の負担を減らし、人にしかできない業務に取り掛かれるよう工夫が必要です。
「Talknote」は、さまざまな組織運営の問題を解決できる機能が満載です。
上記の機能以外にも便利な機能がある「Talknote」をぜひお試しください。