このように思っている方に向けて、社内コミュニケーションツールを導入することで得られるメリットや必要性、選び方などを詳しく解説します。また、とくにオススメな5つのツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

社内コミュニケーションツールとは

社員間で情報を円滑に共有するためのツールのことを、社内コミュニケーションツールと言います。さまざまなツールがリリースされており、1つのツールを利用する企業だけでなく複数のツールを組み合わせて活用する企業も少なくありません。

従来はメール・電話・FAXなどで社員同士が連絡を取り合っていましたが、インターネットが普及した現代ではチャット、SNS、ビデオ電話など、ツールが多様化しています。そんななかで、社内で統一されたツールを利用することで、報告業務やリソース管理などの、業務効率の向上や社員への負担軽減などが図れます。

社内コミュニケーションツールの活用メリット5選

社内コミュニケーションツールの導入を検討しているものの、どのようなメリットを得られるか具体的にイメージできていない人もいるでしょう。ここでは、5つのメリットについて詳しく解説します。

業務が効率化できる

ツールの導入によって社員同士の連絡手段を統一できるため、コミュニケーションコストを大幅に削減でき、業務効率化を図れます。これまでコミュニケーションに割いていた時間を使って注力すべき業務にコミットすることで、売り上げの向上が期待できるでしょう。

メールとは違い形式ばらずに気軽なやり取りができるのも嬉しいポイントです。

社内全体での情報共有ができる

社内コミュニケーションツールを使えば、役職・部署・部門の垣根を越えて情報の伝達や共有ができます。全社員でノウハウを共有できるため、業務の属人化を防ぎ社員全体の仕事の質を向上させることも可能です。

商品開発部門が営業部門の情報を閲覧することで、より良い開発ができるようになる・役員が社員の実情を把握しやすくなる、といった効果が期待できます。

多くの社内コミュニケーションツールは、質の高いセキュリティ対策が施されているため、社員や顧客の情報が外部に漏れる心配もありません。

進捗管理がスムーズにできる

統一したツールを活用することで、各業務の進捗管理がしやすくなります。タスクごとに状況を整理できるため、進捗に問題のある業務をいち早く発見し、改善に取り組めます。重たいデータであってもスムーズにやり取りができるため、読み込みに時間が取られる心配も不要です。

結果として、トラブルや不具合を未然に防げるでしょう。社員の状況を把握しにくいテレワーク下であっても、社内コミュニケーションツールがあれば安心です。

過去のやり取りをすぐ見ることができる

社員同士のやり取りをメールや電話で行う場合、過去にどのようなやり取りをしたか把握するのが困難です。社員間の認識の不一致により、業務が円滑に進まないこともあるでしょう。

その点、多くの社内コミュニケーションツールには検索機能が搭載されているため、過去のやり取りのなかで必要な情報にすぐにアクセスできます。

コミュニケーションの活性化が期待できる

従業員の多い企業ほど、社員間のコミュニケーション不足という課題を抱えているものです。孤独感を抱きやすいテレワーク下でも、社内コミュニケーションツールの導入により、ちょっとした疑問や悩みを気軽に相談しやすい環境を整えられます。

社員同士の信頼関係を築きやすくなる上に、モチベーションと仕事の質の向上につながります。

社内コミュニケーションツール導入の必要性

社内コミュニケーションツールは、情報の共有漏れを防止し時間効率や生産性を向上させるためにも導入が必要です。必要性について詳しく解説しますので、、ぜひ参考にしてください。

情報の共有漏れを防止

社員数や業務量が増えるほど、必要な社員に情報を共有することが困難になります。周知すべき事項を伝達していても、全社員が確認しているか不明なケースも多いでしょう。また、電話や口頭での伝言ゲームのような伝達では、情報が正しく伝わらない恐れがあります。

社内コミュニケーションツールを使えば全社員が必要な情報に簡単にアクセスできるため、情報が行き渡りやすくなります。いつどのような情報が流れてきたか確認しやすい上に、既読の管理によって確認していない社員を把握できるため、正確な情報を確実に共有できるでしょう。

時間効率の向上

社内コミュニケーションツールを導入すれば、メールでのやり取りに比べて時間効率を大幅に高められます。社員同士のやり取りにメールを使う場合、顧客とのメールのなかで情報が埋もれてしまい、見つけるのに時間がかかることも珍しくありません。

その点、社内専用のチャットツールであればスムーズに過去のやり取りを見返せます。情報を探す時間が削減できるため、社内会議や打ち合わせにかかる時間も抑えられるでしょう。

生産性の向上

生産性が低いことを課題としている企業において、社内コミュニケーションツールを活用すれば情報共有のスピードが向上する上に、業務ごとの進捗を可視化できます。そのため、情報共有やタスク管理にかかっていた時間を削減でき、生産性が向上するでしょう。

社員同士のコミュニケーションを活性化させることで、従業員定着率を高めることも可能です。

社内コミュニケーションツールを活用しないデメリット

社内コミュニケーションツールを活用しないままでいると、2つのデメリットが生じます。情報漏洩や組織が成長しないリスクを抑えるためにも、社内コミュニケーションツールを積極的に活用しましょう。

プライベートツールを活用するリスク

プライベートでも使用しているコミュニケーションアプリを使って社員同士が情報の伝達を行う場合、顧客や社内の重要な情報が外部に漏洩するリスクが生じます。送信先間違いやアカウントの乗っ取りなど使用中のリスクに加え、従業員のアカウントを企業で管理できないため、退職者の個人端末に情報が残ってしまう、といった”使用後”もリスクが続くことが最大の難点です。

一度情報を漏洩させてしまうと、顧客からの信頼を取り戻すのは極めて困難ですので、重要な情報をプライベートツールを介してやりとりすることは極力避けた方が良いでしょう。

また、私用の連絡と会社の連絡を混在させてしまうと、社員への精神的負担が大きくなります。仕事とプライベートの切り替えがうまくできず、強いストレスを抱く社員も現れるでしょう。
このように、プライベートツールを業務用に活用する際には、さまざまなデメリットが発生します。

組織の成長や団結が難しくなる可能性

メールやSNSでのやり取りでは、他の部門やチームとの連携を図りにくくコミュニケーション不足に陥りやすいです。情報の伝達ミスによって社員同士の人間関係が保ちにくく、組織としての成長や団結が難しくなることも珍しくありません。

例えばメールでは、宛先に入っていない社員や新たにアサインされた社員には情報が行き渡らないなど、持っている情報に偏りが出るケースがあります。また、チャット形式のプライベートツールでは、情報が上に流れてしまい抜け漏れが起きることがあります。

これらのことから、社内コミュニケーションツールを活用する場合に比べ意思決定が遅くなり、会社の発展にも悪影響を及ぼします。

社内コミュニケーションツール選びのポイント

数ある社内コミュニケーションツールのなかから自社にあうものを選ぶためには、これから説明する3つのポイントを押さえる必要があります。

機能性で選ぶ

ツールによって、搭載されている機能はさまざまです。メール・チャット・音声通話などの必要最低限の機能しか備わっていないものもあれば、以下のような機能を使えるものもあります。

自社の課題を洗い出し、必要な機能を明確にした上で適切な社内コミュニケーションツールを選びましょう。

使いやすさで選ぶ

業界・業種・企業規模などにより、使いやすいと感じるツールは異なります。導入前にデモ画面を使って使い方を説明してもらうことで、自社にとって使い勝手の良いツールか判断しやすくなります。また、同じ業界・業種・企業規模における導入事例を確認しておけば、導入後のイメージを抱きやすくなるでしょう。

無料トライアルが可能なツールもあるため、導入する前に使ってみることをオススメします。

料金やサポート体制で選ぶ

一言で「社内コミュニケーションツール」と言っても、料金プランやサポート体制の充実度はさまざまです。ツールの導入に割ける予算や必要な機能を明確にした上で、費用対効果の高いツールを選択すると良いでしょう。

また、電話相談や導入支援などの手厚いサポート体制が整っているツールを選べば、活用し始めてからトラブルに悩まされる可能性が減ります。料金やサポート体制を事前に確認した上で、最も高い効果が見込める社内コミュニケーションツールを選びましょう。

社内コミュニケーションツール導入の注意点

自社に社内コミュニケーションツールを導入する際には、使用目的の明確化やルールの統一が必要です。あらかじめ注意点を理解しておくことで、導入後のトラブルを防げるでしょう。

使用目的を明確にし、共有する

やみくもに社内コミュニケーションツールを導入しても、思うような成果を上げられない恐れがあります。ツールの活用による効果を実感するためには、事前に使用目的を明確にし、社内で共有しておくことをオススメします。

目的を理解することで、導入後に社員が積極的にツールを使うようになり、定着しやすくなるでしょう。また、目的に合わせた使い方ができるため、生産性の向上にもつながります。

使用方法やルールを統一する

情報共有や情報へのアクセスにかかる時間を大幅に削減できる社内コミュニケーションツールですが、使用方法やルールを統一しておかないと、かえって社員への負担が大きくなる恐れがあります。

具体的には、以下のようなルールを設けるのがオススメです。

プライベートと仕事の境界線をしっかりと設けることで、社員がメリハリを持って仕事に臨めます。そして何より大切なことは、会社によって企業文化が異なるため、自社にあった最適なかたちを模索することです。

社内コミュニケーションツールのオススメ5選

ここでは、数ある社内コミュニケーションツールのなかでもとくにオススメなものを5つ紹介します。それぞれの特徴について詳しく解説するため、自社にあったものを選ぶ際の参考にしてください。

Talknote

Talknoteは、リアルタイムでの情報共有だけでなく、顧客・社内データの蓄積や組織運営体制の改善にも役立つツールです。コミュニケーションをデータ化できるため、働きすぎな社員やストレスを抱えている社員を発見しやすくなり、働きやすい環境を整えられます。

具体的には、以下の機能が搭載されています。

【コミュニケーション活性化機能】

【HR機能】

【業務効率化機能】

【管理機能】

専任の担当者がつき、運用ルールの構築などを提案してもらえるためスムーズに導入できるのも嬉しいポイントです。飲食・医療・小売・製造などの多様な業界で活用が進んでおり、1,100社以上もの企業が導入している実績があります。

Talknoteは情報共有の円滑化による業務効率改善だけでなく、社員のモチベーション向上にも注力したい企業に向いていると言えます。

Slack

Slackは、PC・スマホなどのデバイスから利用可能なコミュニケーションツールです。メッセージの送り主・チャンネル・投稿時期・キーワードからメッセージを絞り込めるため、過去のやり取りをスムーズに確認できます。

また、メッセージ機能を使って最大1GBのファイルを送付できるため、大きなファイルでも気軽にアップロードできます。音声・ビデオ通話機能を使えば、テレワーク下でもコミュニケーションを図りやすい点も魅力の1つです。
メッセージのやり取りが多く、スムーズに過去の履歴を探したい企業に向いています。

Chatwork

Chatworkは、グループチャットおよびダイレクトチャット機能・音声やビデオでの通話機能・タスク管理機能・ファイルの管理、および共有機能が搭載されているツールです。

有料プランだけでなく無料プランも用意されているため、費用を投じることなく使い心地を試せるのが嬉しいポイントです。大人数でも少人数でもコミュニケーションを図りやすい設計となっているため、事業規模に関係なく導入できます。

まずは無料で社内コミュニケーションツールを使ってみたい企業にうってつけです。

LINE WORKS

LINE WORKSは、プライベートコミュニケーションツールとして広く普及している「LINE」とほぼ同じ使い勝手で利用できます。チャット機能やスタンプ機能に加えて、LINE WORKSでは掲示板・カレンダー・アンケートといったビジネスシーンで大活躍する機能が豊富に搭載されています。

通常のLINEと同じ感覚で使えるため、導入時の負担を最小限に抑えたい企業に向いているでしょう。

Teams

Teamsは、会議・通話・共同作業・チャットなどの機能が搭載されているコミュニケーションツールです。Microsoftによって提供されているため、セキュリティ面が万全な点が特徴です。
また、30以上の言語翻訳機能・文字サイズやフォントの変更・社外メンバーとの共同作業といった、痒い所に手が届くサービスが充実しています。

国内外・社内外問わずさまざまな人とコミュニケーションを図りたい企業に適しています。

まとめ

社内コミュニケーションツールを導入・活用することで、業務の効率化・社内全体での情報共有・スムーズな進捗管理が可能となります。また、情報の共有漏れを防止し時間効率を向上させられる点も社内コミュニケーションツールの大きなメリットです。

ただし、導入時には使用目的の共有やルールの統一が必要です。また、機能面・使い心地・費用面・サポート体制などの観点から、自社に適切なツールを選ぶことが求められます。

業務効率化だけでなくコミュニケーションの活性化やHR領域の改善を図りたい企業には、豊富な機能が搭載されているTalknoteの導入がオススメです。特に情報の蓄積・共有が用意となるノート機能や、自分だけでなく社内メンバーのタスクの管理ができる機能が人気となっています。無料トライアルプランも用意されているため、まずは使用感を試してみると良いでしょう。また、公式サイトから詳しい資料をダウンロードできるため、特徴や利用できる機能について深く理解したうえで導入を検討できます。

ぜひ、本記事の内容を参考にして自社に合った社内コミュニケーションツールを導入し、さまざまな課題を解決に導いてください。

Talknoteの機能紹介