企業内での情報共有は業務を円滑にするために必要なことであり、情報共有を促すことで企業の生産性や業務効率性の向上が期待できます。

情報共有は時間や場所に左右されやすいという側面があるため、そのような制限を受けない情報共有ツールの導入がおすすめです。

しかし、社員が情報共有ツールを導入することによるメリットを知らなければ、社内でツールを広く使用してもらうことはできません。そこで本記事では、情報共有ツールを導入することによるメリットや導入の必要性について解説・紹介します。

情報共有ツール導入のメリット

情報共有ツールを導入することのメリットは、以下の7つです。

ツールを導入することには、情報共有の円滑化による業務効率化の実現や、社員の業務進捗管理の質向上など、さまざまなメリットがあります。それらの重要なポイントを詳しく確認していきましょう。

業務が効率化できる

情報共有ツールやサービスを導入すれば、個人のスケジュール管理や業務の進捗度などを誰もが把握できる状態になり、それらを確認する時間や手間を削減できます。

また、社内の情報にアクセスする必要がある場合でも、必要な情報をすぐに探し当てて作業に着手できるので作業効率のアップにつながります。

情報の管理が楽にできる

ツール内に情報を保管することで、管理が楽になります。例えば、クライアントごとに資料の入ったフォルダを整理しておけば、クライアントに応じた情報へとすぐにアクセス・操作することが可能です。情報管理の属人化を防ぐことにもつながります。

ツール内に情報がまとめて保管されている場合は検索性が向上し、情報へのアクセスが容易になるので、業務効率のアップや対応の効率化につながるのです。

場所や時間を問わずアクセスができる

情報共有ツールを使えば、時間や場所を問わずに必要な情報へ簡単にアクセスできます。

例えば、自社にいないと見られない情報でも共有ツールを使うことで、いつでもどこでも確認ができます。すべての情報がクラウド上で管理されるので、インターネットに接続していれば移動中や外出先でも気軽に情報へアクセスできるのです。

引継ぎや情報共有が円滑にできる

情報共有をツールで行うことで、会社に新しく入ってきた人や人事異動して来た人も業務内容を把握しやすくなります。情報の共有ができていれば、人材育成の際に教える事柄も少なくなるので、指導の際の無駄な質問をなくせます。

また、失敗した事例や業務を進める際の手順を載せたマニュアルなども共有すれば、人材を短期間で育成することも可能です。

スムーズな進捗管理ができる

情報共有ツールで業務進捗をスムーズに管理することで、チームメンバーの間でそれぞれの作業進捗を共有できるようになります。進捗確認がスムーズになれば、業務スピードを落とさずに作業を完結できます。

また、確認にかかっていた時間を他の業務に充てることができるので、企業の生産性向上につながります。

ノウハウを蓄積し活用できる

業務を通じて得られた経験や知識（ナレッジ）も情報共有ツールで共有すれば、情報を他の社員の役に立てられます。蓄積された情報は社内の資産になり、業務フローの問題の発見や業務プロセス全体の改善にもつなげられます。

コミュニケーションの活性化が期待できる

情報共有は社員同士のコミュニケーションで行われます。情報共有ツールのチャット機能を使って共有を進めることで、社員のコミュニケーションが活発になります。

社員の間でコミュニケーションが不足すれば、社員の間で認識のズレが生じ、業務の遅延やミスなどが生まれやすくなります。しかし、情報共有を通じたコミュニケーションの活性化ができれば、そういったリスクが発生する確率を低下させられるのです。

コミュニケーションの活性化は社員同士の連携を深めることにつながり、組織内の風通しが良くなります。

情報共有ツール導入のデメリット

情報共有ツールには数多くのメリットがある反面、以下のようなデメリットも存在します。

情報の見逃しが起きる可能性がある

情報共有ツールには、社内の情報が一か所に集中してしまうリスクがあります。情報が大量に集まった場合、その中から必要な情報を探し出すためにかえって時間がかかり、業務の効率性を低下させてしまう可能性があるのです。

情報へのアクセス性を高めるためにツールを導入する際は、運用方法を工夫する必要があります。例えば、チャットツールで情報を共有する場合は必ず通知を入れるなどです。
ただしこちらも、通知を入れすぎると仕事に集中できなくなる問題につながる可能性があるので、適切な使用が必要です。

運用方法を工夫し、デメリットを抑えましょう。

通知が多いと仕事に集中できなくなる

情報共有ツールの中にはチャットツールがあり、メッセージ受信時や情報更新時などには、通知が入る機能が備わっているものが多いです。

通知機能は自分に入った情報を見逃さないようにできるというメリットがある一方、通知が連続することで業務を行っている最中の集中力を乱し、仕事の効率性を阻害するデメリットもあります。

通知機能の有無や頻度を選択できるツールを導入しましょう。

情報共有ツールの必要性とは？

実際に情報共有ツールを利用されている方は、なぜツールを必要だと感じているのでしょうか？よく言われるツールの必要性は以下の3つです。

情報伝達を素早く、確実に行うため

情報共有ツールを導入すれば、社員の間で情報伝達をスムーズに行うことが可能です。

例えば、メールやLINEなどを使用した場合では複数人や宛先以外のメンバーへの情報共有が難しいですが、共有ツールでは、複数人が閲覧できることで、メンバー同士の情報のやり取りや共有がスムーズになります。
また、情報の分散を防ぐことができるので、情報の共有性が高いという特徴があります。

情報を資産化するため

ツールで情報を共有することで、社員が業務で得られた知識や情報を社内に蓄積できます。それらの情報は他の社員が仕事を進める際に役立てられ、社内の業務の質を向上させることにもつながります。

また、情報はテーマごとに特化して分類すれば、過去のやり取りから情報収集ができるようになります。特に社員の入れかわりが多い職場や、情報の整理に費やす時間のない職場では、あらゆる情報が整理されアクセスしやすくなる情報共有ツールの導入を検討されることをおすすめします。

情報管理が煩雑になるのを防ぐため

共有ツールを使うことで、情報管理が煩雑になるのを防ぐことができます。
ツールを使わずに情報を整理しようとしても、情報の蓄積場所を担当者しか把握していない、情報共有の形式が属人的で活用に困る、といった問題がよく起こります。

共有ツールを使えば、誰もが分かる場所に、タスクや担当者ごとでスレッドやチャンネルを分けて情報を整理することができます。ツールを使用することで、情報共有・管理のコストを押し下げ、本来の業務に集中できる環境を作ることができます。

情報共有ツールを導入する際の注意点

情報共有ツールを導入する際は、以下の3点に注意しましょう。

使用目的や活用方法を明確にする

ツールの導入前に共有ツールの活用方法や使い方、使用目的を明確にすることで、次のような失敗を防ぐことができます。

ツールを使う社員同士で導入前に、導入目的や利用方法を共有することで、実際に使用する際の混乱を防ぎ、ツールを活用するメリットを最大限に享受することができます。

情報過多にならないようにする

情報共有ツールは情報を資産として蓄積できる反面、担当外の業務についての情報が流れてきたり、必要な情報が埋もれてしまったりするリスクがあります。

対策としては、通知の管理がしやすい、検索機能が使いやすい、といったツールを利用すること、また、情報が煩雑にならないよう、適切なグループ設計や環境設定を行うことなどが挙げられます。

使用の際のルールを明確にする

共有ツールの使用時のルールは明確に定めておきましょう。

例えば、リアクションや情報共有の仕方を統一する、リモートの場合は利用時間を決めておく、依頼事項は必ずタスク機能を活用し、抜け漏れが起こらないようにするなどが該当します。
ルールなくツールの導入を行ってしまうと、通知過多やツール利用時の心理的なストレスにより、ツールの利活用に消極的な社員が増えてしまう可能性があります。

おすすめの情報共有ツール5選

ここからはおすすめの情報共有ツールを5つ、各種機能も含めて具体的に解説します。

Talknote

Talknote（トークノート）は日本製の情報共有ツールです。リアルタイムでの情報共有やデータの蓄積が可能で、情報を「ノート」に書くことで時系列順に配置することができます。

主な機能は以下の4つです。

これを使用することでチーム内のコミュニケーションの活性化や、社内の情報共有の円滑化、組織改善への一助とすることが可能です。
無料トライアル期間もあるため、自社に合うかどうかを気軽に試すことができます。

Talknote 公式HP

LINEWORKS

LINEWORKS（ラインワークス）はメッセージアプリのLINEのビジネス版であり、メンバー同士の予定や議事録の共有、ファイルの共有などができます。

チャットのグループ作成や通話などがしやすく、トーク画面はLINEと同じなので、普段から使っている場合はすぐに慣れるでしょう。

LINE WORKS 公式HP

Slack

Slack（スラック）とは、海外発のビジネスチャットツールです。外部ツールと連携がしやすく、拡張機能が充実しています。

主な機能はチャット機能やビデオ通話機能、時間を指定してメッセージを通知するリマインダー機能や設定ファイルやログの共有に使えるスニペット機能などです。

Slack 公式HP

Microsoft Teams

Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）は、Microsoft社が提供するビジネスチャットツールです。WordやExcelなどのOfficeに直接アクセス、共同編集できる機能やTrello、Salesforce、Zoom Meetingsなどのアプリを追加・利用できる機能があります。

文書作成や共同編集もできるため、共有したいことをまとめられます。

Microsoft Teams 公式HP

Chatwork

Chatwork（チャットワーク）は国内で人気の日本製ビジネスチャットツールです。

メッセージを範囲選択して追加するタスク管理機能やビデオ通話機能があり、社外の人とも交流しやすく、営業ツールとしても活用できます。

Chatwork 公式HP

まとめ

情報共有を推し進めることには、社内の業務効率化や社員同士のコミュニケーションの活性化、ナレッジの蓄積や共有・展開が容易になるなど、さまざまなメリットがあります。

一方で情報の見逃しが起きることや過剰に通知が入ることによって、社員の集中力の妨げになるといった問題もあるため、運用方法を工夫して利用するようにしましょう。

情報共有ツールは使用時のルールを明確にし適切に運用できれば、社内に情報を蓄積できたり素早い情報伝達ができたりと、業務フローの改善や情報共有にかかる時間の短縮など、ビジネスモデル全体の改善につなげられます。

まずは情報共有ツールの導入を検討し、ビジネスの効率化の実現から始めてみてはいかがでしょうか。