こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

「そもそもフィードバックの本質ってなんだろう…」そのようなお悩みはありませんか？

たしかに業務でフィードバックを任された際に適切なフィードバックが分からず、どう対応するべきなのか戸惑いますよね。

そこで、この記事ではフィードバックの本質について紹介していきます。

また、フィードバックの効率をよくする手法やおすすめのシステムに関しても解説するので、上手に利用して時間短縮に役立ててください。

フィードバックの意味とは？

「フィードバック」とは、もともとシステム工学分野の「フィードバック制御」から由来しており、影響を及ぼす原因を取り除いて2つの値を一致させることを指します。

日本語では（情報・質問を受ける側からの）反応、意見、帰還(きかん)という意味です。
（引用：weblio「feedback」）

その他にも、ある反応や系が原因となって生じた事象が、もとの反応や系に影響をもたらすことです。
（引用：環境省「用語集」）

つまり、「相手の行動に対して正当な評価をして改善をしていく」という意味になります。

ビジネスにおけるフィードバックとは

一般的にビジネスでのフィードバックとは、成果評価や、課題改善を目的としたアドバイスのことを指します。

その他のシーンでは、1on1での面談や、従業員の人事評価でフィードバックを行います。

具体的には、上司が部下の仕事内容の成果を把握して、部下に適切なアドバイスを行い改善して育成していくことです。

フィードバックを行う最終目的は、部下やチーム全体をスキルアップさせ、業績向上や業務目標の達成に向けた方策になります。

フィードバックの２つの内容

フィードバックには、2つの内容があります。

フィードバックの内容を適宜使い分けながら、部下に適切なフィードバックを行うようにしてください。

ポジティブフィードバック

ポジティブフィードバックとは、肯定的なフィードバックを指します。

たとえば、成果に対する正当な評価をすることで、部下の積極性や意欲向上の心理に働きかけることが可能です。

さらに上司から高い目標を設定してもらい期待されることは、プレッシャーを跳ね除け、その目標を達成できるように努力する糧になります。

上司からのポジティブフィードバックは、部下のモチベーションの維持や向上心に直結するので称賛できることであれば、小さなことでも伝えるようにしましょう。

継続的な成長や高い目標に立ち向かえる人材へと成長できるようにしっかりとフィードバックを行って良い点を伸ばしてあげてください。

ネガティブフィードバック

ネガティブフィードバックとは、批判的なフィードバックを指します。

仕事内容の良くなかった点を指摘し、部下自身が原因の把握やパフォーマンスの改善に役立てることです。

ネガティブフィードバックを受けると、心理的にも落ち込みやすい傾向に陥ることがあるかもしれません。

しかし仕事の本質を理解することや、部下の能力の向上のためには必要不可欠なフィードバックです。

前向きな姿勢を保てるように、フィードバックをするタイミングや、伝え方に気を付けながら支援していきましょう。

フィードバックの６つの効果

ここからは、主なフィードバックの効果について6つ解説します。

フィードバックは、上司と部下が同じ仕事を進めるうえで重要な役割を果たすものです。

またフィードバックを通じて、お互いの仕事のスピード感や理解度を深めながら仕事を進めていきましょう。

仕事の進路を揃えることができる

フィードバックは、部下からあがってきた仕事の間違いを指摘し、自分の目指す方向と同じ向きに揃えながら仕事を進めることができます。

間違った方向に努力している場合は、適宜フィードバックして軌道修正が必要です。

部下も上司の考えや方向性を理解することができるので、双方にとってメリットといえます。

お互いに同じ方向に向かって仕事を進めている実感がもてると、部下自らが率先して行動しようとする能動的なきっかけにもつながっていくでしょう。

仕事を効率よく進めることができる

仕事を効率よく進めるためには、個人の適性や適応能力を考えてフィードバックしていきましょう。

そのため、単に指摘内容のフィードバックだけではなく、部下の得意な仕事内容の評価も含めたフィードバックをすることも大切です。

フィードバックの最中には、部下の小さな成長の変化に気が付く意識を持ち続けることを忘れないようにしてください。

それぞれの得意分野を活かした仕事を振り分けて仕事に取り組めるようにしておくと、よりスピーディーに仕事を終わらせることにつながるかもしれません。

また個人の能力や状況に合わせて仕事を振り分けているので、無理のない範囲で仕事に取り組めるので部下も安心して仕事をこなせるでしょう。

仕事全体の進捗を把握することができる

大規模な事業のフィードバックは、事業全体の進捗状況を把握することにつながります。

最終的なゴールに向けて、事業計画の中間地点での変更や、修正などの決断が必要な場合に一斉にフィードバックすることでチーム全員に周知させることが可能です。

それぞれのチームの作業報告を随時受けて、遅延している作業工程や、必要な人員が不足していないかタイムリーに確認するようにしてください。

そうすることで解決策を迅速にフィードバックできるようになります。

また期日内に完成できるのか、それとも延長しなければならないのか先を判断するためにも、一旦いつまでに報告をするか決めておくといいでしょう。

他の仕事にリソースを回すことができる

フィードバックでは、部下が次に取り掛かる仕事を整えておくことで、他の仕事に時間を使えるようになります。

最初のうちは、実践してほしい内容がわかるように、ある程度具体的な内容を伝えるようにしましょう。

その後は段階的に仕事に取り組める配慮をしながら、部下の成長を促していくようにしてください。

そうすることで、次第に部下自らが仕事の進め方を考えられるようになり、自発的に取り組めるようになります。

そのような状態を作り上げておけば、他の仕事に自分の時間を回すことが可能となり、他の仕事のリソースをどんどん増やすことができてくるでしょう。

部下との信頼関係を築ける

フィードバックを通じて部下との信頼関係が十分築けていると、少し厳しいネガティブフィードバックも耐えて受け入れてもらえるはずです。

そのためには、日ごろからお互いコミュニケーションを図り、本心を伝えて本音を発言しやすい環境を整えておくことが重要になります。
また最後まで自分の可能性を信じて諦めない上司の態度をみていれば、きっと部下は結果で返したいと思うでしょう。

いざというときに、手伝ってくれる仲間がいることはチームとしてだけでなく、個人的にもありがたい存在です。

お互いに信頼できる関係性があってこそ、仕事もこれまで以上に円滑に進めることが可能となります。

スキルアップや成長に繋がる

上司の視点から部下の強み・弱みを示すことで、部下は自らのスキルや見落としていたことを客観視することができます。

自分では気が付かなかった指摘を訂正する中で、スキルアップや次回同じミスをしないことにつながるはずです。

一方部下は、仕事の対処方法や進め方を学び、正しいアクションプランを立てて実践できるようになるでしょう。

フィードバックの役割は、自らの成長や生産性の高い仕事を身につけようと努力をするきっかけを与えることでもあるのです。

フィードバックをする４つのメリット

ここからは、フィードバックをするメリットについて4つ解説します。

1人ひとりの「能力」「個性」「適性」を把握し、最も力を発揮できる仕事につかせることができるかどうかで、チームのアウトプットは大きく変化するでしょう。

部下の育成教育を通じて学べる

部下の育成教育を通じて、上司としてのマネジメント能力を身につけることができます。

1人ひとりの部下に合わせ、適切なフィードバックを行い成長を促す責務は、上司としても新しい学びの機会となるでしょう。

それと同時に普段の部下の様子をよく観察し、不満や仕事で困っていることを聞き出す力を養うことにもつながります。

仕事中に一人で悩んでいないか相談に乗るか、それとも成長段階と思って見守るか、状況を判断しながらフィードバックを行ってください。

仕事の適応能力があがる

フィードバックを繰り返し行っていくと、徐々に部下自身の仕事の適応能力が身についてきます。

適応能力があがると、困難な仕事も柔軟に対処することができるだけでなく、多様な意見を取り入れながら仕事を進めることが可能です。

実際に個々の仕事の適応能力があがると、それだけ広範な仕事内容を振り分けることも可能になり、完了までのスピードもアップするでしょう。

そこで大事なのは、段階的にフィードバックの内容や質をあげていくことです。

まずは部下の仕事の適応能力を少しずつあげるために、分かりやすく丁寧にフィードバックを実施するよう心がけてください。

自ら考える力が身につく

1回のフィードバックを次の仕事に活かせるようになるためには、本人自ら考える力を身につけてもらう他ありません。

しかし、新人のうちは、仕事の内容を覚えるのに必死となり、フィードバックの本質を考える余裕もないでしょう。

そこで、新人教育期間中に指摘箇所の修正とともに、仕事の本質を覚えてもらうトレーニングとしてのフィードバックが必要です。

そのためには、ただ間違いを正すだけでなく、フィードバックの意図を理解できるように理由も添えてフィードバックを行うようにします。

目的意識をもってより生産性の高い仕事ができるように、正解と理由をセットで伝えるといいでしょう。

モチベーションの向上につながる

フィードバックは、部下の仕事に対する意欲を高める効果や、モチベーションの向上につながります。

特に上司からのポジティブフィードバックは、達成感や大きな自信になるはずです。

また建設的な意見を聞きながら、仕事の意義なども伝えていくと、会社の貢献意欲が掻き立てられていくでしょう。

そうすることで組織全体として大きなパフォーマンスアップも見込めるようになってきます。

フィードバックを返す際には要所要所で良かった点も添えながら、小さなモチベーションを増やすことが大切です。

フィードバックの４つの注意点

ここからは、フィードバックをする際の注意点について4つ解説します。

過度な内容にならないようにする

現段階で実現不可能な内容や、部下の能力以上のことを押し付けていないか注意しなければいけません。

またフィードバックのほとんどは文章で伝えることが多く、受け取る側のことを考えずに伝えると誤解が生じがちです。

仕事の問題点に焦点を絞って指摘し、打開策となるヒントや提案をするようにしてください。

フィードバックをするときには状況を考えながら、経験年数や必要能力にあった実践可能な内容を伝えるようにしましょう。

人格に対して行なわないようにする

人格を否定するようなフィードバックは行わないよう気を付けてください。

また主観や一方的な感情に任せてフィードバックをしてはいけません。

あくまでも仕事のやり方や行動に対して冷静なフィードバックをするよう心がけましょう。

フィードバックを受けた側も、仕事に対する内容であれば納得して、行動を改め反省するはずです。

根拠も含めたフィードバックを行う

フィードバックは「なぜ必要なのか」という明確な根拠を述べて部下にも納得できるように提示しなければいけません。

なぜならフィードバックの目的は、適切な仕事ができるよう修正箇所を指摘し、部下の成長を促す必要があるからです。

そのためには、きちんと指摘内容とその根拠となる理由を一緒に指導しなければなりません。

新人教育で起こりがちな問題として、上司のフィードバックに異論があったとしても、立場上言えずストレスに感じることがあります。

1人ひとりにきちんと同意を得て、チームをまとめることも、上司としての大切な役割と自覚して仕事を進めるようにしましょう。

ハラスメント防止のためチームで共有する

フィードバックは対個人に対して行うものですが、ハラスメント防止の観点からチームにも内容が見れるようオープンにしておくことをおすすめします。

現代社会では、ハラスメント問題への注目度が高くなっており、上司はどこまでフィードバックとしてコメントをしたら良いのか悩むところです。

また、上司から部下に直接言うと威圧的に捉えられかねないという懸念点から、人間関係に溝ができるのを防ぐ意味も含まれています。

逆に内容をオープンにするのはNGかもしれませんが、適切に仕事内容のフィードバックをしていることを周囲の人に認知してもらい自分の安全策を取ることも大事なことです。

フィードバックの３つの手法

ここからは、フィードバックの3つの手法について解説します。

適宜状況に応じた手法を活用してフィードバックをしてください。

ＳＢＩ型

SBI型は、「Situation（状況）」→「Behavior（行動）」→「Impact（影響）」の頭文字をとったもので、3ステップのフィードバック手法になります。

ポジティブフィードバック・ネガティブフィードバックのどちらにも使用でき、自らの行動と結果を元にフィードバックするので相手の理解度が高いのが特徴です。

具体的なシーンに紐づけながら結果を伝えるため、自分の行動内容が他者からどう見えたのか納得しやすいでしょう。

ただしネガティブな評価を伝えるときには、具体的な指摘だからこそ自尊心が低くなりやすいため、ポジティブな言葉と一緒に伝える工夫が必要です。

また部下の方も、言われたフィードバックの内容をきちんと自覚できているので、今後のアクションプランを自分で立てることができるようになります。

S：「今日のプレゼンのことなんだけどね」
B：「資料説明の時間配分がとても良かったよ」
I：「おかげで先方も退屈せず、きちんと聞いてくれてたよ。次回もぜひ同じ時間配分で頼むよ」

ＦＥＥＤ型

FEED型は、「Fact（事実内容）」→「Example（具体的な事象）」→「Effect（影響）」→「Different（変更点・改善点）」の4ステップのフィードバック手法です。

事実に対する理由を指摘するための比較的ネガティブフィードバックで多く使用されます。

相手のミスを指摘しますが、同時に改善策も説明するため、行動変容を促しやすい言い方です。

F：「プレゼン資料の数字なんだけど差し替えてできていない箇所があったよ」
E：「8ページ目のグラフの数字は先月のままだったからさ」
E：「先月の資料と見比べてみて全く同じというのはおかしいと思うようにしようか」
D：「次から自分でチェックリストを作って確認してから渡してくださいね」

ＫＰＴ型

ＫＰＴ型は、「Keep（継続）」→「Problem（課題）」→「Try（今後の行動。改善点の提案）」の3ステップのフィードバック手法になります。

この手法は、お互いに対話をする中で課題解決に向けて話を進めていくのが特徴です。
部下に1つずつ自己評価をさせて、どこまで理解しているか確かめたいときに力を発揮する手法といえます。

具体的に振り返ることで、何が良くて何が悪かったかが可視化されるのがメリットです。

また、最後に次の行動も確認しているので、素早く次の段階に取り組めるのもポイントとなります。

上司：「この間頼んだデータは何点くらいの出来だったと思う？」
部下：「70点くらいだと思います」
上司：「そうか。確かにデータはよくできていたと思うよ。じゃあ、残りの30点はどんな課題があると思う？」（Keep）
部下：「提出までに時間がかかりすぎたかもしれません」
上司：「そうだね。完成までに時間が若干かかっていたかもしれないね。もし時間がかかりそうなら早めに相談してほしかったね」（Problem・Try）
部下：「承知しました。次回から早く完成までの時間を短縮できるようにすることと、時間がかかりそうなときは事前に相談させていただきます」

フィードバックを行う６つのポイント

ここからは、フィードバックを行うときの基本のポイントを6つに絞って解説します。

フィードバックは、その場の雰囲気や伝えるタイミングなど、さまざまなことを総合的に見て判断しなければいけません。

フィードバックを最大限効果的に発揮させていくには、ポイントを抑えたフィードバックをするといいでしょう。

報告のタイミングでフィードバックをする

フィードバックは、部下から報告が上がってきたタイミングで実施するようにしましょう。

なるべくリアルタイムでフィードバックを行うようにすることが大切です。

また最初は頻度を多く返すことを意識すると、信頼関係の構築にもつながるでしょう。

相手に伝わりやすいフィードバックをする

適切な指示やアドバイスを行うためには、それぞれ部下に合わせてフィードバックすると認識のズレが少なくて済みます。

個人の受け止め方や、理解度が異なるため、部下の反応を見ながら行ってください。

そのためには、各々に伝わる言葉や具体的な数値を用いながらフィードバックすることを心がけましょう。

また日ごろからコミュニケーションを取り、個々の性格や特性をよく把握しておくことも必要です。

フィードバックの内容を整理して伝える

フィードバックは、今「伝えるべき要素」と、今は「伝えなくてよい要素」に整理してから伝えることが大切です。

また部下の成長を見ながら、徐々にフィードバックの回数を減らしていくことや、具体的な内容から抽象的な内容にハードルを上げていきます。

段階的に課題を与えていくと、達成するごとに理解も定着しやすくなり、大きな達成感も感じられるでしょう。

グループ共有をするべきフィードバックか判断する

個人に対するフィードバックだけでなく、プロジェクト全体に必要なフィードバックであるかの判断も大事なことです。

ある特定の部下だけフィードバックを受けていた場合、もう一方の部下と認識のズレや仕事の処理能力に差が生まれてしまいます。

したがって、全員が覚えておくべき内容であれば、グループ全体にフィードバックをして公平に情報や知識を教えるようにしましょう。

追加のフィードバックが必要か確かめる

最終的にどういう内容のフィードバックだったか確認して、まだ理解が乏しいようであれば追加でフィードバックをします。

フィードバックの内容には理解しやすいものから、なかなか理解しにくいものがあるため、定期的に状況確認が大事です。

文章だけでは伝わり切れないのであれば、直接部下と話ながら意思確認をして進めるといいでしょう。

相手の成長がプラス方向になるようフィードバックする

部下の成長につながるように、適切なフィードバックをすることが大切です。

やむを得ず強めのネガティブフィードバックをすることもあるかもしれませんが、相手の反応を見ながら成長過程に必要であることは必ず理解してもらうようにしましょう。

そのためには、きちんと日頃コミュニケーションを取り、あくまで上司として冷静なフィードバックであることを説明してください。

フィードバックは「Talknote」が便利でおすすめ！

時間短縮やプロジェクト全体のルールの共有には、便利なツールを使用したフィードバックがおすすめです。

またツールを使ったフィードバックは、記録が残せるのでいつでも過去にさかのぼって確認することができるのも嬉しいポイントといえます。

さらに情報のアップデート内容も随時メンバーに共有してくれるので、いちいちお知らせをする手間も必要ありません。

「Talknote」は動画で操作手順などのフィードバックがスムーズに行えるので、文章より分かりやすいフレームワークとして業界問わず多数の企業が導入しています。

ぜひこの機会に「Talknote」の導入を検討してみませんか。

まとめ

この記事では、フィードバックの本質について解説しました。

フィードバックは、大切な人材育成の場面で使える手法です。

「Talknote」は、社内情報の共有はもちろん、情報の蓄積により、お互いに必要な情報をいつでも手軽に検索できる便利なチャットツールになります。

個人のタスク管理や、ミーティング設定、社員同士の交流にも活用でき、業務を進めるうえでの進捗管理も円滑に進められるツールです。

14日間無料で使用できるので、ぜひ一度お試しください。