効果的な日報の書き方とは?日報運用の目的や方法、おすすめテンプレートもご紹介 | Talknote Magazine

効果的な日報の書き方とは?日報運用の目的や方法、おすすめテンプレートもご紹介

「日報」を業務に取り入れている企業は多いと思いますが、日報を書く社員が目的や意義を見いだせないと、ただの面倒くさい作業で終わってしまいます。反対に日報を有効活用できれば、社員のモチベーションが向上するでしょう。
本記事では日報の目的やメリットを紹介するとともに、効果的な運用方法やテンプレート例を紹介します。日報をより効果的に活用したい、と考えている方はぜひ参考にしてください。

日報とは?

日報とは、日々の業務の内容および進捗状況、課題などを報告する文書のことです。その日の業務記録として、多くの企業に採用されています。日報を書くことで個人の業務を振り返るだけでなく、組織としてほかの社員がどのような業務を行っているかを把握でき、チームの目標達成や情報共有につなげます。

日報を書く目的とメリット

日報は、ただ単にその日の業務報告が目的ではありません。その日の業務を振り返り、翌日以降に活かすための大切なツールです。ここでは、日報を書く目的やメリットについて、具体的に解説しましょう。

今後の成長につながる

日報を書きながら1日の業務を振り返り、反省することは成長につながります。成功したときは工夫したポイントを、失敗したときは原因と改善策をそれぞれ記載することで、今後の仕事に活用できるでしょう。また、明日以降の課題や目標を明確にできるため、翌日以降はどのように業務を進めるべきか、計画を立てられます。

部下へのサポートやアドバイスに役立つ

上司は部下の日報をチェックすることで、より的確なサポートやアドバイスが行えます。状況に応じた助言が早期にできれば、問題解決や業務のブラッシュアップにつながります。また、日報を読めば業務の進捗状況がわかるため、的確な指示が出せるでしょう。

社員同士のコミュニケーションツールになる

昨今はリモートワークが普及しているため、社員同士でコミュニケーションを取る機会が減ってしまっています。日報に質問や意見などを書くことで、社員同士のコミュニケーションツールとしての役割も果たしてくれます。

情報を活用できる

日報で業務や課題、改善策などを記載することで、知識やノウハウを共有できます。ほかのメンバーの意見をヒントに新しいアイデアや現状の打開策に気付くかもしれません。このように日報は、情報を共有・活用するという目的もあるのです。

日報の書き方と構成内容

日報に決まった書き方はありません。しかし、記載内容はおおよそ決まっています。ここでは、日報の基本的な書き方と構成内容について紹介していきます。

基本情報

日報ではまず、以下の基本情報を記載します。
日報の基本情報

  • 報告日
  • 所属部署
  • 顧客名
  • 始業時間
  • 終業時間
  • 勤務時間

基本情報を記載する目的は、日付・時間帯・顧客名などを正確に把握するためです。とくに日付は、あとで見直す際に探しやすくなるため、必ず記載しましょう。間違いがないよう、正しく書くことも大切です。

業務内容と成果

続いて、業務内容を記します。日報の目的は業務の振り返りと翌日以降の仕事に活かすことである、という観点から、業務内容は詳細に記載しましょう。どのような業務を行ったのかを細かく書くことで、改善点やよかった点が見えてくるはずです。
業務内容の書き方は「9:00~10:00 社内ミーティング」というように、時間ごとに区切って書く方法と、「資料作成 60分」というように業務の項目ごとに記載する方法があります。どちらか書きやすい方法を選ぶとよいでしょう。
成果を書くときは、数字や具体的な説明を記載するのがポイントです。たとえば、「本日で今月の売り上げ目標50%達成」などと、読み手がイメージしやすいような数字や固有名詞を入れるとよいでしょう。具体的に記載することで、現状の目標が達成できているのか、次の目標設定をどうするべきか、が明確に見えてきます。
また、内容ごとに見出しをつけておくと、区切りがついて読みやすくなるでしょう。

所感

最後に、その日の業務で得た気付きや感じたことを記載します。日報は上司に日々の業務を報告する大切なビジネス文書です。「こう思いました」などの感想で終わらせるのではなく、事業内容や結果を深く掘り下げて、会社に役立つ情報や意見を述べるようにしましょう。
たとえば、販売を担当している場合、その日の売り上げが前日より落ちていたときは、ディスプレイやお客への声かけに改善できる点がなかったかを深掘りしてみましょう。この改善策の提案が、売上アップのヒントにつながるかもしれません。
また、上司や先輩への感謝の言葉やアドバイスや指摘を受けた際の感想なども記載すると、前向きに仕事に取り組んでいる、と評価してもらえるでしょう。それらに対して上司や先輩がコメントを記載する欄を設ければ、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。

日報を取り入れる際のポイントと注意点

日報を書く際は、いくつかのポイントと注意点があります。それらをしっかり押さえて、第三者が読みやすい日報を書くことを心がけましょう。

1日の終わりに書く

日報は1日を振り返って書くことが重要です。そのため業務の合間ではなく、1日の終わりに書くようにしましょう。書く時間がなかったからといって、後日まとめて書いてしまうと、翌日以降の業務内容に活用する、という日報の目的を果たせません。日報はれっきとした業務にあたるため、会社や上司も所定の勤務時間内に日報を書く時間を設けることが重要です。

要点を簡潔に書く

日報は、要点を簡潔に書くように心がけましょう。上司や先輩は、日々の業務の合間をぬって日報を確認します。そのため、要点がわかりやすい文章を心がけることが大切です。見出しを使ったり、箇条書きにしたりすると、視覚的にわかりやすい日報になります。
反対に業務内容や所感をだらだら長文でつづってしまうと、伝えたいことが何かがわからなくなってしまうため注意しましょう。他の人が書いた日報を読んで、どのような書き方が見やすくわかりやすいか、参考にするのもおすすめです。

5W1Hを意識した書き方にする

正確な内容を深掘りして記載するためには、5W1Hを意識することが大切です。「いつ・どこで・何を・誰が・なぜどのように」を明確にすることで、情報がさらに深みを増すでしょう。5W1Hを使用した日報の具体例は、以下のとおりです。
5W1Hを活用した日報の具体例

  • WHEN(いつ)・・・2024年5月13日
  • WHERE(どこで)・・・自社の会議室で
  • WHAT(何を)・・・企画書の修正を
  • WHO(誰が)・・・私と上司が
  • WHY(なぜ)・・・企画書にサービス開発の目的が明記されていなかった。顧客が何を求めているかをきちんと理解できていなかった
  • HOW(どのように)・・・営業によるクライアントの報告書を再度読み直し、ニーズを書きだした。

上記の例では、顧客のニーズを理解していなかったために、なぜサービス開発を行うのか、サービス開発を行うことでどのようなメリットか、が不明瞭な企画書だった、ことがわかります。
また、今後同じような失敗を繰り返さないために、まずクライアントのニーズを紙に書きだすなど「見える化」して、そこを軸に企画書を作成するべきである、という対策も見えてきます。このように5W1Hをしっかり意識することで、本来の目的にかなった日報を書けるようになるでしょう。

会社の方針に沿った目標設定を立てる

日報の目標設定は、必ず会社の方針に沿ったものにしてください。具体的には、会社の掲げている目標の中から、自分が貢献できるものを記載します。たとえば、「今月中に売り上げ前年比10%アップ」が会社の目標とするなら、自身の目標は「個人の売り上げを前年比10%アップする」という内容にするとよいでしょう。
「店内の美化に努める」、「もっとお客に見てもらえるディスプレイにする」など、会社の目標と関係ないものばかりを個人目標として掲げても、評価されない可能性が高いでしょう。

日報の運用方法

いくら日報を的確に書いても、上手に運用しなければただの報告書で終わってしまいます。ここからは、日報を最大限に活用するために効果的な運用方法を紹介します。

1日2回書く

業務時間に余裕がある場合は、始業時と終業時の1日2回日報を書くのもおすすめです。この場合は、始業時に本日行う業務内容、終業時に1日の振り返りを記載します。始業時に業務予定を書くことで1日の流れを整理できるため、作業効率があがります。このように、1日2回日報を書くことで、さらなる成長が期待できるのです。

必ずフィードバックを行う

日報を書くには、少なからず労力が必要です。時間をかけて日報を書いてくれた後輩や部下に対してねぎらいの気持ちも込めて、上司や先輩は必ずフィードバックを行いましょう。フィードバックがないと、「せっかく書いたのに誰も見てくれていない」と感じてしまい、仕事のモチベーションが下がってしまう可能性があります。
また、フィードバックを行うことで、客観的な視点での気づきも得られるでしょう。メンバーのやる気と成長を促すためにも、日報にフィードバックは必要不可欠です。

日報の内容を共有する

記載された日報は、必ず社内で共有しましょう。日報が共有されないと業務の進捗状況をあらためて確認しなければならなくなるため、二度手間になります。また、上司や先輩からのフォローが得られないため、仕事面での成長が期待できなくなってしまうでしょう。日報はチーム全員で共有することが理想です。

会社や業務内容にあったツールを選ぶ

日報を書くツールは、会社や業務内容に合ったものにしましょう。たとえば、テレワークを推進している会社の場合は紙ではなく、メールや日報管理システムなどのデジタルツールを使うほうがよいでしょう。書きやすく、使いやすいツールを選ぶことで、日報の運用が効果的に働きます。

導入効果が現れる日報テンプレート例

日報はテンプレートにより、管理できる内容が異なります。日報の導入効果を期待するには、それぞれの会社や業務内容に沿ったテンプレートを選ぶことが重要です。ここからは、主なテンプレート例をいくつかピックアップしてご紹介します。

細分化されたタスクを1日でこなす場合のテンプレート

細分化されたタスクをこなす業務を行う場合は、抜け漏れを防ぐために時間軸に沿って1日の業務内容が書き込めるテンプレートがおすすめです。主な記載項目は以下のとおりです。
記載項目

  • 日付
  • タイトル(〇月〇日業務日報など)
  • 所属部署および氏名
  • 業務や作業内容を1時間ごとに区切って記載
  • 申し送り事項など特記事項を自由に記載

現場作業向けのテンプレート

工場や清掃などの作業日報や、介護、福祉などの業務日報に活用できる日報テンプレートです。定型的な業務を確実に遂行できるような工夫が施されています。
記載項目

  • 日付
  • タイトル(〇月〇日業務日報など)
  • 所属部署および氏名
  • 押印
  • 今日1日の目標(項目は現場の性質に応じて調整)
  • 業務内容と時間(時間枠は自由に記載できるようにすればさまざまな業務内容に対応できる)
  • 反省や連絡、相談などの特記事項を自由に記載
  • コメント(明日の目標などを記載)

部署や業種を問わず活用できる日報テンプレート

Plan(計画)・Do(実行)・Check(測定および評価)Action(対策および改善)を繰り返し、業務改善を目指すPDCAサイクルに対応した日報のテンプレートは汎用性が高いです。そのため、部署や業種を問わず活用できます。
記載項目

  • 日付
  • タイトル(〇月〇日業務日報など)
  • 所属部署および氏名
  • 今日の目標(Planに対応した内容)
  • 業務概要や実績(Doに対応した内容)
  • 反省および問題点(Checkに対応した内容)
  • 明日の目標や改善点(ActやActionに対応した内容)

まとめ

日報は効果的に運用することで、さまざまな効果やメリットが生まれます。せっかく日報を導入するなら、日々の業務や社員の成長につながるようにしたいものです。
Talknoteのノート機能やグループ機能は日報管理にも利用可能です。Talknoteを活用して日報管理すれば、即座に情報共有できるだけでなく、細かなフィードバックもスムーズに行えるでしょう。
無料トライアルもできるため、今すぐ気軽に試せるのもポイントです。日報管理ツールをお探しの方は、この機会にTalknoteの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

RELATED

組織の情報共有を最適化しませんか?

14日間無料でご利用いただけます。
機能、価格、導入方法、その他ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。