仕事上のコミュニケーションを円滑にすることは、多くの企業にとって課題です。その課題を解決するために効果的なITツールが、ビジネスチャットツールです。

ビジネスチャットツールはテキストベースのコミュニケーションに特化しており、メールや電話と違って、業務連絡の円滑化を図りやすいという特徴があります。とはいえ、「そもそもビジネスチャットツールとは？」といった疑問を抱く方も多いでしょう。

本記事では、「チャットツールの導入を検討している」「チャットツール導入のメリットを知りたい」「ツールを選ぶ際のポイントを知りたい」方に向け、ビジネスチャットツールの概要やメリット・デメリット、ツールを選ぶ際のポイントを解説・紹介します。

ビジネスチャットツール導入時の参考にしてください。

チャットツールとは？

ビジネスチャットツールとは、テキストベースでリアルタイムのコミュニケーションができるツールです。主に、業務連絡や社員同士のコミュニケーションを活発にする目的で導入されます。

手軽に使用しやすいことが最大の特徴であり、普段個人で使用しているLINEのようなプライベートチャットツールとほぼ同じ感覚でやり取りできるツールです。

ビジネスチャットツールは複数人でコミュニケーションを取りやすく、効率的な情報共有が可能なことから、業務に導入している企業が増えてきています。

チャットツールとメールの違い

ビジネスチャットツールはメールと比較し、コミュニケーションの円滑化と効率化を主眼に置いて設計されています。そのため、リアルタイムでの連絡に適しており、気軽に連絡ができるツールとして導入する企業が増えているのです。

複数人で相互に連絡できたり情報管理がしやすかったりなど、チャットツールにはメールにはないメリットがあります。連絡の履歴は相手ごとに分類され、検索機能を使うことで過去の連絡履歴を簡単に振り返ることが可能です。

そういった手軽さの反面、ツールの導入にコストがかかるという問題点もあります。

一方、メールはツールを導入しなくて良いのでコストや手間がかからない点がメリットです。しかし複数人との連絡には不向きで、1人分の連絡が1通のメールで届くので、連絡内容を一気に把握できないというデメリットがあります。

連絡履歴の確認もメールを1通ずつ開かなければならず手間がかかり、会話の流れを振り返ることは困難です。

チームメンバー同士の連絡を最低限のマナーで手軽に行い、情報共有や確認を円滑に行って生産性を上げたいなら、ビジネスチャットツールの導入が適していると言えるでしょう。

導入企業が増えている社会的背景

各企業でビジネスチャットツールの導入が増えている理由は、テレワークの導入が社会に普及していることが挙げられます。

人と会わずに業務を進めるテレワークにおいて、円滑な相互連絡は必須であり、そのためには音声だけではなく文字でもリアルタイムでの連絡ができるツールが必要となったのです。

電話やWEB会議では、通話や対面する社員同士がお互い同時刻に時間を確保する必要があり、その間はともに作業を中断しなければなりません。作業に戻る際には進捗を確認する必要があり、作業効率が低下する懸念があります。

ビジネスチャットツールを使えば、お互いに任意のタイミングで連絡を取れ、メッセージにすぐレスポンスをすればリアルタイムでの連絡が可能です。そのため、コミュニケーションを円滑化するビジネスチャットツールは必須のツールとなりました。

チャットツールを導入すると得られるメリット

ビジネスチャットツールを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

場所や時間を問わずコミュニケーションができる

ビジネスチャットツールは、時間や場所に関わらずコミュニケーションをとれます。連絡用のデータはクラウド上に存在するため、アカウントとインターネットに接続できる環境があれば、PCやタブレットを使って使用可能です。

テレワークや外出している間でも、メッセージのやりとりや情報の確認が簡単にできるなど、状況に応じた使い方ができる点がメリットです。

複数人と同時にコミュニケーションができる

ビジネスチャットツールは部署単位やチーム単位での情報共有を前提として設計されているので、複数人と同時に相互連絡が可能です。

複数人とのグループチャットを作成する機能を備えたツールがほとんどです。グループ内のメッセージやファイルは同じグループにいる社員に共有されるため、情報共有がしやすくなります。

テレワークで社員が社内にいない場合でも、オフィスで顔を合わせずに複数人と連絡がとれるので、ビジネスチャットツールを導入することでテレワークの実施を促進できるでしょう。

情報共有が迅速にできてレスポンスも早い

ビジネスチャットツールでは、情報共有が迅速にできます。

従来の電話やメールでの情報共有では、社員ごとに架電しなければならないので時間がかかり、メールは一斉にメッセージを送信できるものの、すぐにレスポンスが来ない傾向にあります。

しかし、チャットはメールと違って簡潔に用件を伝えるだけで済むので、効率的なコミュニケーションが可能です。複数人との連絡もしやすいので、複数の社員との情報共有が迅速にできます。

タスク管理が手軽かつ明確化できる

ビジネスチャットツールではタスク管理機能が備わっており、これを使うことで社員の業務進捗状況を手軽に把握・管理できます。

テレワークでは誰がどの業務をしているかが把握しにくく、複数の社員が同じ作業をしたり作業せずに放置された案件が発生したりすることがあります。しかし、チャットツールのタスク管理機能を使えばそういった事態を防ぎ、スムーズな業務進捗管理が可能です。

社員全員の業務進捗状況を把握できれば、業務の抜け漏れや二重対応を抑止できるでしょう。

チャットツールの導入で発生し得るデメリット

ビジネスチャットツールの導入にはメリットだけではなく、以下のようなデメリットもあります。

最初は社内教育コストが発生する

ビジネスチャットツールを使い始めた段階では、社員にツールの使い方を教える必要があります。人によってはなかなか操作に慣れず、使いこなすまでに時間がかかることがあるので事前に対策が必要です。

機能を使いこなせないケースが多くなると、社員同士のコミュニケーションや円滑な情報共有に支障が出るので、チャットツールを業務に導入する意義がなくなります。

こういった問題を解決するには、直感的に操作でき、使用時の疑問点解決のサポートに優れたツールを導入するという方法があります。

無駄なコミュニケーションが増える場合がある

ビジネスチャットツールを導入することで、社員同士の無駄なコミュニケーションが増える可能性は否定できません。

簡単に相互連絡ができる点はチャットツールのメリットですが、使用時のルールがなければその手軽さゆえに、業務と無関係なやりとりがされるリスクがあります。

また、業務時間外や休日にメッセージを送ることによって、業務とプライベートの境目が曖昧になりやすいというデメリットもあります。

業務の関連性が低いやりとりはしない、休日や業務時間外には連絡をしないなど、事前に社内で使用時のルールを設定しておきましょう。

チャットツール導入時に決めておくべきこと

チャットツールを導入する際は、事前に以下の2点について決めておきましょう。

チャットツールの導入目的を明確にする

まず、ビジネスチャットツールの導入目的を明確にすることが大切です。

多くの企業では既にメールやWEB会議システムなどを導入しているケースが多く、ビジネスチャットツールをそれらとをどのように使い分けるか、明確にする必要があります。

なぜなら、既存ツールと導入目的や使い方を大別しておかなければ、社員の混乱のもとになるだけだからです。ビジネスチャットツールの導入目的や使い方を明確にすることで、社員が混乱なくツールを使えるようにしましょう。

チャットの社内ルールを設定する

チャットツールを使用する際の社内ルールを設定することも大切です。

使用時のルールがなければ、社員が勝手にチャットルームを作成したり業務と関係ないことをやりとりしたりする可能性が高まり、必要な情報共有や管理ができなくなるリスクがあります。

チャットルームごとに発言のルールを設定したりルームを作成するのは管理者だけと定めたりすることで、秩序ある会話がされるように整備しましょう。

自社に合ったチャットツール選びのポイント

自社に最適なビジネスチャットツールを選ぶためには、導入事例ごとに以下の3つの注意点を押さえておきましょう。

導入目的にマッチした機能があるか

自社の導入目的に適した機能がチャットツールにあるかどうかを、事前に確認しましょう。

ビジネスチャットツールはチャット機能以外にも、ファイル共有やタスク管理や表示、スケジュール管理、プロジェクト管理などの機能を備えているものも多いです。

しかし多機能であれば、操作方法についての理解が難しく、使いこなすまでに時間がかかるケースが発生する可能性が高まります。

顧客情報や複数の案件を他のシステムで管理している場合は、多機能ツールを導入すると機能が重複するリスクもあります。よって、自社の運用目的に照らし合わせ、不要な機能のないツールを選びましょう。

導入費用が予算に見合っているか

ビジネスチャットツールの導入と運用において、長期利用が可能な料金プランがあるかを確認することも重要です。

ビジネスチャットはサービスごとに初期費用や利用料金、オプション料金がかかります。自社の運用体制に適した料金プランが選択できるか、利用人数が増減した場合に料金がどうなるかを確認しましょう。

操作が簡単で使いやすいか

ビジネスチャットツールの操作が簡単かも確認しましょう。

ビジネスチャットツールは全社規模で提供、使用されるものなので、社員が簡単に使えるように操作性に優れたものを選ぶことが大切です。

どれほど便利なツールであったとしても、操作が複雑であれば社員の業務効率が低下してしまいます。そのため、ビジネスチャットは誰でも簡単に使いこなせるシンプルなものであることが、必須なのです。

多機能かつ操作が簡単！おすすめのチャットツール「Talknote」

社員同士のコミュニケーションを活性化するために、社内SNSとして使用するチャットツールは、Talknoteがおすすめです。

Talknoteは、業務の経緯や背景などを蓄積して共有できる点が特徴のコミュニケーションツールです。同僚への称賛や業務ノウハウやナレッジなども蓄積でき、セキュリティ性にも優れているので、時代の変化に強い組織を形成するための一助となります。

また、従業員のタスク管理では期限を超過した後のタスクの通知がされるので、業務の抜け漏れを未然に防げます。

まとめ

ビジネスチャットの導入は、従業員同士のスムーズなコミュニケーションやそれによる業務効率化の実現につながります。

ビジネスチャットを業務に導入する前に社内で使用時のルールを規定しておけば、従業員でそれを共有し、お互いに不快になることなく安全で円滑な業務連絡が可能です。

社内コミュニケーションツールの1つであるTalknoteは、業務の経緯や背景などを蓄積して共有できます。従業員のタスク管理も可能で、期限を超過した後もタスクが未完了であれば通知されるなど、業務効率化に役立つ機能が数多く備わっています。

無料トライアルが可能なため、この機会にTalknoteをお試しでダウンロードしてみてはいかがでしょうか。ぜひお問い合わせください。