社内のコミュニケーションや情報管理の効率化は、業務を推進していくために非常に重要な課題です。この課題解決のためにビジネスチャットを導入する企業が増えています。

しかし、企業経営者や管理者の方の中には、

と思っている方も多いかもしれません。

この記事では、ビジネスチャットについて、導入するとどのような効果があるのか、選ぶためのポイントなどを詳しく紹介します。ぜひ最後までお読みください。

ビジネスチャットとはどのようなツール？

ビジネスチャットとは、ビジネス向けに特化したチャットツールのことをいいます。

メールよりもスピーディーに情報共有ができ、メールのような形式を気にせず、対話するように手軽に情報発信できます。

また、情報のやり取りだけでなく、社内の情報の一元管理やタスク管理もあわせて行えるため、生産性の向上にも役立つツールとして評判となり、多くの企業で導入が広まっています。

ビジネスチャットが必要とされる背景

ビジネスチャットが必要とされるようになった背景には、リモートワークの普及があげられます。多様な働き方が広まっていくにつれて、コミュニケーションの重要性が高まっていきました。

これまでの電話とメールによるコミュニケーションよりも、より効率的でスピーディーに情報共有でき、気軽でリアルタイムの連絡にも使えます。

こうした効率的なコミュニケーションができることで、ビジネスチャットを導入する企業が増えているのです。

ビジネスチャットを導入する5つのメリット

ビジネスチャットを導入することで実現できる以下の5つのメリットを紹介します。

1.情報管理・共有がしやすくなる

ビジネスチャットを利用することで情報管理がしやすくなり、スピーディーに共有できるようになります。

プロジェクト別やテーマ別などでチャットルームを設けて、そこに集約することによって関係者が知っておくべき情報が手軽に共有できます。

投稿された内容を追っていけば過去のやりとりもすぐにわかるため、経緯が理解がしやすいです。

また、検索機能も優れているため、必要な情報がすぐに見つかり、あちこち探す手間がなくなります。

2.仕事とプライベートを区別できる

これまでプライベート用のチャットを使っていたという企業もあるかもしれませんが、ビジネスチャットを導入することで、仕事とプライベートをしっかり分けられます。

プライベート用のチャットを業務でも使っていると、連絡内容が混ざってしまい、機密情報を誤送信してしまう可能性がありました。

仕事用とプライベート用を明確に明確に分けることで、連絡内容が混ざるストレスもなくなり、誤送信のリスクも低減できます。

3.情報漏洩リスクを軽減できる

ビジネスチャットはセキュリティのレベルが高いものが多く、情報漏洩のリスクを軽減できます。

管理者の権限で、参加するメンバーのIPアドレス制限や端末認証による制限や、操作ログ・メッセージログの管理、通信の暗号化などの機能を用いることで、高いセキュリティの環境で業務のやりとりができるのです。

プライベートツールよりもよりも高度なセキュリティレベルで、情報漏洩を防げます。

4.社内コミュニケーションを活性化できる

ビジネスチャットを活用することで、社内コミュニケーションを活性化できます。

メールのような形式的な挨拶は不要で、対話しているように手軽にやりとりし、要件をシンプルに伝えるだけでOKです。

発信の手間が省けて、情報共有のハードルが下がり、社内コミュニケーション活性化につながります。

5.業務の効率化ができる

プロジェクト別やテーマ別でチャットルームを設けて、そこに情報を一元的に集約すると情報共有の手間が省け、過去のやりとりも簡単に遡れます。

また、他のテーマの情報が混ざらないため情報を見落としにくくなります。さらに検索機能を使えば必要な情報にすぐにたどり着き、探す手間と時間を大幅に削減できるでしょう。

それ以外にも、細かな通知のONOFF設定や、タスク管理、予約投稿機能など、業務の効率化につながる機能が豊富に存在します。

ビジネスチャットを導入するデメリット

ビジネスチャットを導入することによって、以下のようなデメリットの発生が考えられます。

1.導入のコストがかかる

ビジネスチャットには便利な機能が豊富にそろっておりますが、利用する機能によって費用が大きく異なるため、必要な機能をしっかりと見極めておかなければなりません。

また、使いこなすための教育費用もかかりますので、トータルの導入コストをきちんと考えておく必要があります。

2.利用にあたっての教育が必要になる

便利な機能があって導入したとしても、社員が使わなければ効果を得ることができません。

利用する全社員に対して、ビジネスツールにどのような機能があり、どのように使うのか、使い方のルールも含めた研修を行うなど教育が必要になります。

中途半端な利用では効果も限定的になりますので、社員が十分理解し使いこなせるようにしなければなりません。

3.情報を見逃してしまう可能性がある

ビジネスチャットでは、ツールの性質上、やりとりをしていくうちに過去の投稿は流れてしまいます。連絡量が多い場合には、たどり切れず情報を見逃してしまう可能性があります。

こうしたミスを防ぐためにも、チャット形式ではなく、スレッド形式で情報共有が可能なツールを選択したり、タスク機能の活用や、個別メンションをつけた発信をしたりしていくといいでしょう。

また、重要なテーマについては別グループを立ち上げてやりとりするなど、対策をしていく必要があります。

4.通知の多さが負担になる可能性がある

チャットで情報共有されることのメリットがあるものの、通知が多くて社員の集中が妨げられる可能性があります。メールよりも素早く反応することが期待されて、作業が頻繁に中断してしまうかもしれません。

また、通知がメンバー全員に届くようになっていれば、自分に直接関係ない情報もひとつひとつ確認するため、作業の効率が悪くなります。

そこで、通知の頻度や通知範囲の設定を細かく定めておくなど、作業時間の邪魔をしないような工夫が必要になります。

このような会社にビジネスチャットはおすすめ！

ビジネスチャットを導入するメリットは多くありますが、特に下記のような会社にはおすすめです。もし御社でも当てはまるようであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

情報共有のスピード感を上げたい

近年のビジネスでは環境の変化も早くなり、今まで以上にスピード感が求められるようになってきています。

ビジネスチャットを活用することで、リアルタイムにコミュニケーションができるため、情報共有のスピードも上がります。

プロジェクトに関する情報がチャット内に一元管理してあれば、参加者の共通理解が進み、打ち合わせや会議で報告にかける時間を節約できます。

そして、その分を議論する時間に充てられるので、ビジネスの判断が早くなり、スピーディーな経営が実現できるでしょう。

ナレッジやノウハウを社内で蓄積・活用したい

これまでの仕事で得られたナレッジやノウハウを、あとから振り返りやすいように残してあれば、業務の引継ぎが非常に効率化され人材育成にも役立ちます。

しかし、多くの企業では情報を蓄積し活用するための仕組みができておらず、整理されていないままとなっているケースが多いようです。そのため、これまでの経緯がわからなかったり、新しい情報と古い情報が入り混じっていることもよくあります。

ビジネスチャットを使ってプロジェクトに関する情報を一元的に集約しておけば、新しく参加した人は過去のやりとりを見ておくだけで、理解ができます。必要な資料もそこから取り出すことができ、バージョンの新旧も間違いません。

こうした仕組みを利用することで、プロジェクトに早期に参加できるようになります。また、ここに情報を追加していけば、価値のあるナレッジとなっていくでしょう。

リモートワークが増えて人間関係が希薄になっている

リモートワークが増えたことで通勤のわずらわしさから解放され、自分らしく仕事ができて生産性が上がったという声がある一方で、人間関係が希薄になって、ストレスを感じている人も少なくないようです。

対面の会話が減少し、一方的な指示や報告となっていることが原因といわれています。

ビジネスチャットでは、対話形式のチャットがリアルタイムで行えるため、あたかも対面で会話をしているようにコミュニケーションが活性化されます。

実際に顔を見て会話をしたい場合には、ビデオチャットの機能を使って簡単に打ち合わせすることも可能です。

ビジネスチャットを導入にあたっての3つのポイント

ビジネスチャットは、導入するだけでは有効に活用できません。導入にあたって注意すべきポイントを3つ解説します。

1.導入の目的を明確にし、共有する

すでにメールやWebツール、電話等を使って情報共有をしているところに、新たなツールとしてビジネスチャットを導入するとなると、なぜ導入するのか、既存のコミュニケーションツールとどのように使い分けるのかをはっきりさせておかないと、従業員は積極的に使おうとはしないでしょう。

ビジネスチャット導入の目的を明確にし、なぜ必要なのか、どういった使い方をしていくのかを、事前に社内でしっかりと話し合って納得を得ておくようにしましょう。

2.誰でも操作しやすいツールを選ぶ

ビジネスチャットを選ぶ際には、高度で多機能なツールに目が向いてしまいますが、ツールの操作性にも考慮しておく必要があります。

利用する社員に幅がある企業では、ITリテラシーやスキルにも大きな差があり、操作が難しいツールでは社員に浸透しない可能性があります。

限られた社員しか使わないようでは、期待していた成果が出せません。自社の目的を果たすための機能は何かを洗い出し、機能性と操作性のバランスを考慮して選択しましょう。

3.使用方法についてのルールを決める

情報ツールとしてビジネスチャットは優れた機能を持ちますが、その使い方によってはトラブル発生の原因となる可能性もあります。投稿や管理のルールをしっかりと定めて、従業員に周知しておくようにしましょう。

具体的には、情報共有の仕方、リアクションの方法、利用時間などを設定し、ビジネスチャットでは、仕事以外の話題を投稿しないといったマナーについても確認しておきます。

導入する目的や使い方も企業によって異なるため、自社に合わせたルールにアレンジして浸透させていくといいでしょう。

おすすめのビジネスチャットツール

ここでは、おすすめのビジネスチャットツールを4つご紹介します。

Talknote

Talknoteはビジネスチャットなどを含めた豊富な機能を備えている情報共有プラットフォームです。リアルタイムでの情報共有やデータの蓄積により、組織運営をサポートするツールとして高い人気があります。

「メッセージ」機能では、対面形式で気軽に発信でき、スタンプや「サンクス」機能など、社員がツールを使いたくなるような仕掛けが備わっているため、社内コミュニケーションの活性化に大いに役立つでしょう。

「ノート」機能では、情報の種類に応じて関連する社員に共有できるので、情報を一元的に蓄積し管理すると、効率的な情報共有が実現できます。また、複数メンバーと情報共有しながら、参加グループの投稿を時系列順に閲覧でき、それぞれの投稿にはコメントも残せるので、掲示板のような運用も可能です。

その他、TalknoteにはHR機能を搭載しており、利用状況から従業員の心身の健康やモチベーションの状態を分析し、把握できるようになっているのが特徴です。

無料トライアルできるため、費用を投じることなく使い心地を試せるのが嬉しいポイントです。

公式サイト：https://talknote.com/

Chatwork

Chatworkは、グループチャットおよびダイレクトチャット機能・音声やビデオでの通話機能・タスク管理機能・ファイルの管理、および共有機能が搭載されているツールです。

有料プランだけでなく無料プランも用意されています。

大人数でも少人数でもコミュニケーションを図りやすい設計となっているため、事業規模に関係なく導入できます。

公式サイト：https://corp.chatwork.com/ja/

Slack

Slackは、PC・スマホなどのデバイスから利用可能なコミュニケーションツールです。メッセージの送り主・チャンネル・投稿時期・キーワードからメッセージを絞り込めるため、過去のやり取りをスムーズに確認できます。

また、メッセージ機能を使って最大1GBのファイルを送付できるため、大きなファイルでも気軽にアップロードできます。音声・ビデオ通話機能を使えば、テレワーク下でもコミュニケーションを図りやすい点も魅力の1つです。

メッセージのやり取りが多く、スムーズに過去の履歴を探したい企業に向いています。

公式サイト：https://slack.com/intl/ja-jp

Microsoft Teams

Teamsは、会議・通話・共同作業・チャットなどの機能が搭載されているコミュニケーションツールです。

Microsoftによって提供されているため、セキュリティ面が万全な点が特徴です。

また、30以上の言語翻訳機能・文字サイズやフォントの変更・社外メンバーとの共同作業といった、痒い所に手が届くサービスが充実しています。

国内外・社内外問わずさまざまな人とコミュニケーションを図りたい企業に適しています。

公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

まとめ

ビジネスチャットを導入し活用することで、業務の効率化・社内全体での情報管理が進みます。プロジェクトの情報が一元的に集約されれば、効率的に共有でき、プロジェクトがスムーズに運営できるようになるでしょう。また、リアルタイムのチャット機能は社内コミュニケーションツールの大きなメリットです。

ただし、導入時には使用目的の共有やルールの統一が必要です。また、機能面・使いやすさ・費用面・サポート体制などの観点から、自社に適切なツールを選ぶようにしましょう。

業務効率化だけでなくコミュニケーションの活性化やHR領域の改善を図りたい企業には、豊富な機能が搭載されているTalknoteの導入がおすすめです。

特に情報の蓄積・共有が用意となるノート機能や、自分だけでなく社内メンバーのタスクの管理ができる機能が非常に便利だと評判です。

無料トライアルプランも用意されているため、まずは一度試してみてはいかがでしょうか。

また、公式サイトから詳しい資料をダウンロードできます。特徴や利用できる機能についてしっかりと理解したうえで導入を検討できます。

ぜひ、本記事の内容を参考にして、自社に合ったビジネスチャットの導入を進めてください。