情報共有スピードが遅く、
課題解決までにかなりの時間を要していた

導入前の課題

Talknote導入前は、スピーディに情報を共有できないことに課題を感じていました。弊社は総合建設業、不動産開発業、国際事業、ホテル事業を展開しています。建設の現場というのは各地にあり、それぞれの現場が抱える課題は異なります。

Talknoteを導入する前は他社のコミュニケーションツールを活用し、それぞれの現場の課題を共有していました。ただ、使い方に一貫性はなく、プライベート用の個人SNSなども含めて複数のツールを併用していたので、全社員に共有されるまでに3日を要すこともありました。結果として、各現場が抱える課題の解決が大幅に遅れる。こういった状況に大きな課題を感じていたのです。

話は少し変わりますが、千葉県にブリオベッカ浦安というサッカーチームがあり、私はそこでゼネラルアドバイザーと後援会の会長を担っています。ブリオベッカ浦安は弊社よりも前にTalknoteを導入しているのですが、建設業とサッカーチームの運営はとてもよく似ていて。というのも、ブリオベッカ浦安は幼児から小学生、中学生、高校生、シニア、女性、トップチームまでさまざまなチームが存在します。垣根を越えた横の情報共有が出来ず、課題に感じていたことからTalknoteを導入しました。その結果、コミュニケーションの質とスピードが上がったことを、私自身がブリオベッカ浦安の組織内で感じていたのです。

弊社も同じく現場がそれぞれあり、横の情報共有に課題を感じていました。業種こそ違いますが、課題に感じている部分はブリオベッカ浦安と同じなので、Talknoteに一本化して情報を共有したら、質もスピードも上がってより良いサービスを提供できる。そう確信してTalknoteを導入しました。

だだ、一気に全社導入はせず、プロジェクト単位で段階的に導入していったのです。なかでも、新規事業であるホテル事業でTalknoteの導入をスタートしました。さらに事業部全体ではなく、まずは部長などのいわゆるマネジメント層から使うことをルール化しました。というのも、年齢を重ねるとどうしてもITに関心が低くなりますよね。ITに関心が低いであろうマネジメント層が使わなくなると、それに伴って若手の社員も使わなくなる。それを避けるために、まずはマネジメント層からスタートし、少しずつ浸透させるような取り組みを行いました。

タスク機能で“言った言わない問題”が解決

Talknote活用事例

「タスク機能」はよく使います。やるべきことや担当、期日などを設定し、依頼と管理が行える機能です。ビジネスなのでほとんどの仕事には期日がありますよね。タスク機能によって指示の内容はもちろん、指示を出したスタッフ、出されたスタッフが明確化される。さらにデータとして残るので、“言った言わない問題”が解消されました。

ウラタ様での実際のタスク機能の活用画面

ネガティブな情報も含めて、会社の情報がTalknoteに集約

導入後の効果

大きく3つほどありますが、まずは会議の際などに事前に情報を共有できるようになったのは大きな効果ですね。弊社では経営会議が週に1度、取締役会が月に1度あります。当然、会議の内容や決定するべき事項は毎回異なります。以前は参加者が顔を合わせてから、またはメールなどで内容を共有していたのですが、Talknoteを導入してからは事前に瞬時に共有できるようになりました。

また、悪い内容も含めてどんな情報もすぐに共有されるようになったのは効果のひとつですね。ネガティブな情報なんか共有したくないのはみんな同じ。とくにクレームなどは共有したくありませんよね。でも、Talknoteを使ってネガティブな情報も共有することで、会社にそういう文化をつくることができると考えています。

どんな内容の情報でもTalknoteで共有できるので、どこにいても同じクオリティの仕事ができるようにもなりました。弊社は千葉県浦安市の本社の他、市川市に本社別館、東京・日本橋に支社があります。Talknoteによってタイムリーな情報共有はもちろん、決定事項もできるようになったので、場所を問わずに同じクオリティで仕事ができるようになりました。全員がオフィスで仕事をしているわけではないので大変助かっています。