クリエイティビティを発揮できる、
自由なオフィス環境

現在、ユニオンゲートグループの中期経営計画売り上げ100億円、営業利益20億円を達成することを目標としています。そんなぼくらが成長する上で、目を向けなければならないことは “社員にとって働きがいのある会社”を作ること。その一環として、2018年2月のオフィス移転を機に、オフィス環境の改革に取り組みました。

今の時代、「働いている」という雰囲気のオフィスはそれだけでダメです。そこで個々のデスクを固定しない「フリーアドレス制」を導入しました。社員のほとんどは営業や企画、マーチャンダイザー、デザイナーですから、ノートPCさえあれば、どこにいても仕事はできます。だったら他の社員と積極的にコミュニケーションをとるためにも、固定デスクに縛られないほうがいいですよね。

その一環で、ショールーム、オフィス、会議室を仕切る壁もなくしました。金融機関との取引の都合上、密閉された空間が必要となる社長室を除いて、ほかはすべてオープンスペースです。カウンターで外の景色を眺めながら仕事をしても気分がいいでしょうし、PCを接続できるモニターのあるデスクも必要に応じて使えます。働き方の自由度が増したことでミーティングがしやすくなり、コミュニケーションの質がグッと高まりました。

ミーティングには、主に円卓を使用します。円卓には、上座下座がないため、参加者がフラットな立場で会話できるのが利点です。円卓の上に吊された「クラウド＝雲」は、ミーティングの場で生まれるクリエイティブなアイデアをイメージしたオブジェ。会社づくりのコンセプトを集約した、いわば象徴です。このようにオープンでフラットなオフィス環境でこそ、社員たちは創造性を発揮できるものだと考えています。

フリーアドレス化でオフィスの使い方が変わる

オフィス環境を改善したことで、経営面にもメリットがありました。そのひとつがフリーアドレスによる省スペース化です。座席を固定化すると、社員の人数分のデスクが必要になりますが、すべてのデスクが常時使われていることは、まずありません。なかには出張で丸一日、誰にも使われないデスクもあるほどです。そのスペースにも家賃が発生しているのかと思うと、こんな無駄はありません。フリーアドレス化によって、まずこの無駄を削減できました。

個々のデスクをなくしたのに伴い、備品もすべて共有になりました。社員個々の持ち物は、会社から支給されるノートPCと文房具くらい。弊社では社員の誕生日に10万円分の商品をプレゼントするのですが、その際に手に入れたバッグに、必要な仕事道具一式を詰め込んでいる社員が多いようです。さながらこのバッグが移動式オフィスで、極端な話、このバッグさえあればオフィスで働く必要すらありません。だから社員が増えても、今後はオフィスの移転・拡大はしないつもりです。

その分、今回の改革には多額の投資ができました。しっかりとしたインテリアを揃え、18:30以降は誰でも使用できるバーも設けたほどです。バーではオープンな雰囲気でミーティングができるので、思いもよらないアイデアが生まれています。

これら設備への投資はすぐに回収できる見通しです。これまでは社外に会場を借りて、メディア向けの展示会を開いてきましたが、今後はオフィス内で開催できます。パーティやPRイベントの会場としても利用できるでしょう。オフィスを新調したことは採用活動にもプラスで、多くの応募者から「こんなオフィスで働きたい」と言ってもらえました。大きな投資でしたが、それに見合うだけのリターンは十分に得られています。

持たない幸せから生まれた利益

実のところスペースや無駄なものをなくすことに対して、反対意見がなかったわけではありません。しかし、結局は身軽であることに誰もが慣れていきます。抵抗していた人ほど “持たない幸せ”を実感しているくらいです。

デスクには1年間まったく目にしない書類が少なからずあるものですが、置きっ放しに慣れると存在すら忘れてしまいます。これらの大半は捨ててしまっても大丈夫。誰も困りません。私に言わせれば、ゴミ箱だって無駄のひとつです。そこでオフィスの中央にみんなで共用する大型のゴミ箱を設置し、個々のゴミ箱もなくしました。一人ひとりがものを持っていないため、終業後のオフィスには何も残りません。些細なことかもしれませんが、オフィスがすごくきれいに保たれるようになりました。

オフィス環境を整えるのと同時に取り組んだのがペーパーレス化です。以前から構想はありましたが、オフィスの移転が着手のきっかけになりました。このタイミングに、契約書や財務資料以外は、すべてスキャンして破棄したのです。かつては会議でも紙の資料だらけでしたが、今はすべてをデータで済ませています。ペーパーレス化は、大幅なコスト削減につながりました。営業利益20億円の達成には、利益率を極限まで高める必要がありますが、こうしてコスト削減を徹底し、「持たない」を当たり前にする必要があります。

実のところ、大胆なオフィス改革のために、ぼくと役員たちは国内外のさまざまな会社を訪問しました。たとえばアメリカやイタリアでは、オープンでフラットなオフィスは珍しくありませんが、アメリカにもグループ会社を持つぼくらのアドバンテージは、こういった情報を入手しやすいこと。実際、経営者が積極的にインプットする機会を増やし、会社のあるべき姿をイメージすることで、はじめて先進的な取り組みはかなうものです。

働きやすい会社は、ミドルアップで作られる

オフィス環境だけでなく、組織改革にも取り組むなかで、まずは副社長や専務、常務といった、ぼくが以前から無意味だと感じていた階層分けを廃止しました。階層が多ければ多いほど壁が増え、コミュニケーションの妨げになるからです。社長と取締役、部長までとして、そのほかの社員は、評価に応じて給与は異なったとしても立場としては完全にフラットにしました。誰もが平等な立場で意見交換できないと、クリエイティブな仕事はできませんからね。

一方で、社員が働きやすい環境をかなえるために立ち上げたのが『日本一働きたい会社プロジェクト』です。役員や社長以外で構成されたプロジェクトメンバーが、これからのユニオンゲートのあり方をディスカッションし、ぼくたち経営者に提言する取り組みです。ちょうど今日提出されたテーマは「長期休暇の取り方について」でした。ぼくらの仕事にとって休暇はとても大切です。休暇の遊びを通じて、エンドユーザーの気持ちを知ることも少なくありませんからね。しかし、店舗勤務の社員は、まとまった休暇がなかなか取りづらい。そこで全社員が、平等に長期休暇を取得できる制度を作ろうというのが、今回の提言でした。休暇をとる社員のヘルプは、別店舗から補充すれば、決して難しいことではありません。ここで日程調整をする場面では、Talknoteを活用することになるでしょう。

社員同士のコミュニケーションを促すために『ホームメイドキッチンアワード』というイベントも立ち上げました。ここでは年齢や性別に関係なくグループを組んで、他の社員たちに料理を振る舞います。買い物から、メニュー開発、仕込み、料理までを一緒に行うので、社員同士の距離を自然と縮められるのがポイントです。このイベントを始めてから、会社全体の雰囲気が格段に良くなりました。また、女性にとって働きやすい会社であるために、在宅勤務や時短勤務、産休や育休制度など、子育てに関する支援も充実させてきました。その制度を活用した社員が「産休明けに、絶対に帰ってきます」「すごく働きやすい」と言ってくれると本当に嬉しいですね。

これらの施策は、主にミドル層が中心になって推し進めてきました。ミドル層が会社を良くするためにアイデアを出し、上層部がそれを実行する。いわば “ミドルアップ”によって会社がどんどん活性化し、働きやすい会社、働きがいのある会社へと近づいていることを日々実感しています。

新しい働き方を支えるTalknote

理想の会社を実現するために、さまざまな取り組みをしてきましたが、そこにTalknoteは欠かせないツールです。導入したのは1年ほど前。当時、プライベートで使うSNSとは別に、仕事専用のツールを探していた矢先に、エー・ピーカンパニーの米山久社長から勧められたのです。使ってみると、当時考えていたペーパーレス化やフリーアドレス化を実現するのに最適なツールだと、すぐにわかりました。

今では、毎月の売り上げ報告などを、すべてTalknoteで行うほど社内に浸透しています。営業部長や店長たちがPDFで資料を送るときもTalknoteです。僕は全部に目を通してコメントをしています。やはり頑張りに対してリアルタイムで反応があると、社員のモチベーションアップにもつながりますからね。

全社員への連絡事項から、社員の誕生日までを通知するコミュニケーションツールとしても活用しています。もはやTalknoteは、ほかには代えがたい連絡網です。ここにはあらゆる情報が飛び交っていますが、グループごとに整理できるので、自分が必要な情報を見落としません。ほかのSNSから移行しても違和感のないインターフェイスも秀逸です。非常に使いやすいですね。

今後も、成長し続ける上では、オープンかつフラットなオフィスづくりを追求することになります。これまで通り、時間や場所にとらわれない新たな働き方を形にするためにもTalknoteは欠かせません。これからも、ぼくらにとってパワフルな味方であり続けてほしいですね。