組織力を高めるため、社員同士の
横のつながりをブラッシュアップしたかった

導入前の課題

課題は2つありました。1つは日報を有効活用できていなかったこと。もう1つは、当社の強みである社員同士の横のつながりをよりブラッシュアップしたかったことです。

Talknoteを導入する前は、営業担当者20名ほどにエクセルで日報を作成してもらっていました。ただ、きちんと入力する人もいれば、重要性を感じておらず毎日同じような内容を入力する人もいました。なかには、提出すらしない人もいましたね。本来であれば振り返りに活用して今後に活かすための日報なのに、提出する側は提出したら終わり。確認する側も確認したら終わりで、有効活用できていませんでした。

2つ目の横のつながりについては、もともと社内同士の横のつながりが強く、困ったことがあったら部門や拠点を超えて相談する文化があったんです。何かあったらその件に関して得意な人にLINEやメールで投げかけて解決する。ただ、とくに新人だと最初のうちは横のつながりはありませんし、会社の空気感すらも分かりませんよね。誰もが業務に必要な情報をキャッチアップしやすく、会社に馴染みやすい環境にするためにも社員同士の横のつながりをブラッシュアップしたかったんです。

そこで、コミュニケーションツールの導入を検討していたときに出会ったのがTalknoteでした。ほかのツールと比較しても操作が簡単で、気軽に使える点が魅力でしたね。時間単位で区切って日報を作成できるツールもあったのですが、そこまでガチガチにはやりたくない。せっかくツールを導入しても手間が増えては意味がありませんからね。Talknoteなら手間が増えることはなく、手が空いたときに気軽にアップできそうだったので導入を決めました。

現場のメンバーも含めて
全員でTalknoteを導入

導入時の工夫

営業や総務部門だけでなく、倉庫業務を担当する現場のメンバーにも導入しました。というのも、営業のメンバーなら日々お客さまと接するので、直接感謝されたりしてやりがいを感じられますよね。でも、倉庫業務をしているとお客さまと接することもなく黙々と作業をするので、日々の業務にやりがいを感じにくい。そこで、営業担当者の日報や日々の業務にまつわる発信が目に入れば、「自分が普段倉庫で取り扱っている部品は、現場だとこんなふうに使われているんだ」と分かり、やりがいにつながるはず。そう思って現場のメンバー35名も含めて全員で導入することにしました。

個人のスマホを活用してもらっているので、福利厚生の1つとして社内にWi-Fiを飛ばしています。Talknote導入に対して反発はとくになかったのですが、不安に思っている人は多かったですね。「Talknoteって何？」「どうやって使うの？」と。なので、まずは使わざるを得ない状況を作り、少しずつ慣れ親しんでもらうようにしました。

たとえば倉庫作業中に不良品が発生したときに、以前は紙に書いて管理していたんです。でも、その紙を撤廃してTalknoteに投稿するように義務付けました。また、積極的に発信するきっかけになればと思い、人事評価の項目にTalknoteを追加しました。

情報共有はもちろん、スキルアップや
一丸となれる組織形成のためのノートを作成

よく使うノート

［品質管理課］
不良品の記録を残すノートを作り、不良品が発生したら写真とともに商品名など詳細をアップするようにしています。以前は紙で管理していて、記録したら終わりでした。でも、このノートを見れば過去の不良品やトラブルなどを一覧で確認できるので、知識やスキルアップにもつながっているはずです。

［健康経営推進室］
「健康経営優良法人」の認定に向けて作ったノートです。健康相談やメンタルヘルスといったカウンセリング窓口、健康診断の案内などを投稿しています。

［社長の日報］
会社の中期経営計画やホームページの改修など、会社全体に関する内容を投稿しています。このノートを見れば会社がいまどんな方向を目指しているのか、そして、それに向けてどんな動きをしているのかが分かるようにしたいと思って日々発信しています。

［サプライヤーDB］
サプライヤーさん情報を管理するためのノートです。いま当社では400近いサプライヤーさんとお取り引きしています。400もあるとさすがに全部は覚えきれないので、メンバーによって情報格差が生じてしまいますよね。とくに新人スタッフの場合、経験が少ないので情報量が少なく、先輩に聞きつつ失敗をしながら覚えていかないといけない。

でも、このノートにサプライヤーさんの特徴をハッシュタグを活用して登録しておけば、お客さまの希望にマッチしそうなサプライヤーさんをすぐに検索して見つけ出せる。まだ作成中で運用には至っていませんが、完成すれば情報格差もなくなって売上アップに貢献してくれるはずです。

コミュニケーションの機会が増え、
社員同士の横のつながり強化に貢献

よく使う機能

［メッセージ機能］
Talknoteには、ノート以外にも指定したメンバーだけでやり取りできるチャットのような機能があります。当社は営業所が北海道に2拠点、東北に4拠点の合計6拠点あるのですが、Talknote導入前、営業所間ではおもに電話とファクスでやり取りしていました。でも、Talknoteを導入してからはこのメッセージ機能でやり取りするようになりました。業務に関わることはもちろん、気軽なコミュニケーションもやり取りしているので、横のつながり強化にも貢献しています。

［サンクス機能］
ほかのTalknoteメンバーに対して感謝や賞賛を伝えられる機能です。「見積もりを手伝ってくれた」など、日々の細かいことをサンクスとして送っています。部門を超えてサンクスを送り合うこともあるので、コミュニケーションの活性化はもちろん、モチベーションアップにもつながっています。

［外部ツール連携］
Talknoteはさまざまな外部ツールとメール連携ができ、当社では給与計算ソフトや勤怠管理ソフトを連携しています。給与明細や源泉徴収票、有給申請だけでなく、タイムカードの押し忘れがあった場合もTalknoteに届きます。

あらゆる業務が効率化でき、
導入前に比べて売上が3割アップ

導入後の効果

効果はさまざまありますが、Talknoteによって多くの業務が効率化できたのは大きいですね。その結果、従業員数は変わらず、Talknote導入前よりも3割近く売上が上がりました。

たとえば、以前は紙で管理している資料も多く、探すだけで半日かかるなど常に何かしらで社内がバタついていました。でも、Talknoteで管理するようになってからはムダな業務が減り、残業がかなり減りました。これは営業メンバーも同じで、業務効率化によって自分の本来の業務に集中できるようになったので、売上が順調に上がっていると考えています。

日報も思わぬところで売上アップに貢献しています。Talknoteで提出するようになってからは、全員が他の社員の日報も確認できるようになりました。職歴や年齢が近いメンバーの日報を見て「あの人には負けたくない」と刺激をもらっているみたいですね。わたし自身も刺激をもらっていて、ときには「こんなにレベルの高い会社だったんだ！」と驚くこともありますよ。Talknoteのおかげで全員が同じ方向に向かって一丸となれているからでしょうね。

今後はより売上アップを目指すため、まずはサプライヤーさんのデータベースの運用を開始できたらと考えています。