全社員が会社全体の動きを
把握できる

【活用方法について】

Talknoteには、グループに参加していなくても閲覧・投稿ができるオープングループと、そのグループに参加している人のみ閲覧・投稿ができるクローズグループがあります。全社員に知ってほしい情報があるグループはオープングループ、経営会議や部課長会議関連はクローズグループとうまく使い分けています。経営会議でまだ確定していない重要事項を全社員が閲覧できてしまうと、社内に混乱を招いてしまう恐れがあるので、経営方針や経営戦略の情報は慎重に扱っています。

[日報]
弊社では、全社員の日報報告を徹底しています。また報告だけではなく、他部署への理解を深めるために他社員の日報も必ず見てもらうようにしています。以前はGoogle を使って提出してもらっていましたが、より確認しやすいように、皆が毎日使っているTalknote のグループで報告してもらうようにしました。報告項目は、作業報告・翌営業日の予定・感想の３つです。日報をみることで私だけでなく全社員が会社全体の動きを把握できますし、だれが日々どんな業務を担当していて、どんなことを考えているのかわかるので、相互理解も生まれます。

[物件調査]
このグループでは、物件調査担当を中心に出店のための空き地情報を共有しています。実際に訪れ た空き物件の情報を写真付きで投稿します。コインランドリーの出店は、場所選びが非常に重要なポイントです。物件決めのフローは、まず物件調査担当がこのグループに空き情報を投稿、良好な場所があれば出店稟議書を提出してもらい、私が承認するという流れになっています。稟議書の内容もTalknoteで先に物件の状況を把握しているので、承認までの時間が短縮されたと思います。また急ぎの場合や、絶対に逃したくないと思う程良い物件がある場合は、「ここにしよう！」とコメントで先に意思決定し、すぐに行動に移してもらっています。もちろん稟議書は提出してもらいますが、Talknoteがあることで、よりスピーディーな対応ができるようになりました。Talknoteなら、いつでもどこでも確認ができるので、アメリカにいても対応が可能です。良い物件は売れるのが早く、スピードが命なので大変助かっています。

[タスク機能]
タスク機能は非常に重宝しています。以前は何か頼み事があれば、全社員参加しているFacebookのグループ内で「だれか〇〇お願いできますか？」と送るだけの曖昧な依頼方法でした。また急ぎの要件があるときは、とりあえず「早めにお願いします」と伝える人が多いため、宛先や期日が不明確で業務の優先順位もはっきりつけられない状態でした。Talknoteのタスク機能は、“だれ”が“いつまで”に“何をやるのか”を設定できます。期日も何日の何時何分まで設定でき、自分のタスクの期限が短い順に一覧表示されます。責任の所在がはっきりしてタスクが抜け落ちることもなくなり、仕事が進めやすくなりました。

意思決定スピードは2倍に、
営業利益は4倍に成長

[導入後の効果]

現在は、社内の情報共有はすべてTalknoteで行っています。セキュリティ的にも安心して使用できるようになり、プライベートと仕事のメリハリもつきました。また情報も蓄積されて記憶にも残りやすくなり、業務の抜け漏れもなくなりました。なかでもグループが非常に便利で、他ツールにはないTalknoteのポイントだと思います。Talknoteはテーマ別でグループを作成し、その中で話題ごとにトピックを立てられるので、情報の管理や振り返りが簡単にできます。業務の整理整頓ができたことで、部門ごとの業務効率が格段に向上し、トラブルが減少しました。さらに、弊社の業績にもかなり貢献してくれており、導入以前と比べて意思決定スピードは2倍になり、営業利益が4倍に成長しました。また私は部署や業種に関わらず、社員一人ひとりが会社の一員として、mammaciaoのエキスパートになって欲しいという想いがあるので、会社全体のことを知ってもらうためにいろんな情報を発信するようにしています。移動中に思いついたアイディアもスマホからその場で手軽に投稿できるので非常に助かっています。Talknoteは社内の情報共有が正確にスピーディーにでき、会社の業績にも貢献してくれるサービスです。2020年までに1000店舗出店を目指しているので、弊社には欠かせないツールですね。