こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

社会に多様な働き方が広まる中、心身の健康を重視して仕事に取り組む企業が増加傾向にあります。日々の業務を効率化することで労働時間を短縮し、従業員が心身の健康を維持して業務に集中できる環境を形成することが可能です。

逆に業務の効率性が悪ければ、残業時間が増大し、それが原因で心身に不調をきたして離職する従業員も多くなってしまうでしょう。しかし、業務効率化といっても具体的に何をすれば良いかがわからないという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、「業務効率化を推進したいが、何から取り組むべきかわからない」「業務効率化を進めるにあたっての手順やポイントを知りたい」「業務効率化のアイデアを知りたい」といった方に向け、業務効率化の進め方やアイデアを解説します。

業務効率化を後押しするツールについても紹介するため、ぜひ参考にしてください。

業務効率化とは？

業務効率化とは、生産性を向上するための手段の1つです。業務におけるゴールを設定し、最短で達成できるよう努めることを業務効率化といいます。業務効率化は、すべての企業が取り組むべき課題です。

ただ、日々の業務に追われることで、就業時間内に仕事を済ませられない結果、残業時間が膨らんでいる企業も多いのではないでしょうか。日々の業務フローの中には、多くのムダが潜んでいます。その他にも、人によって仕事の進め方が違うこともあるでしょう。

そのため、業務を効率化するには「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3つを削減することが重要なのです。業務効率化に際して、企業によってはマニュアルを制定していることもあるのではないでしょうか。

しかし、実務になるとマニュアルを参考にすることもなく、業務が進められているケースも少なくありません。業務効率化を進めることは、将来のコスト削減につながるため、これまで以上に企業を躍進させるには、欠かせない課題といえます。

生産性向上との違い

業務効率化と生産性向上との違いは、以下の通りです。

業務効率化は生産性向上を図るための手段であり、業務の効率化を図ることで生産性が上がるという結果が得られるのです。

業務効率化のメリット

業務効率化を図ることで得られるメリットは、主に以下の通りです。

業務効率化は、コスト削減といった組織のメリットが注目されがちですが、従業員一人ひとりにとっても、大きなメリットとなります。離職率の低下や採用力の強化など、長期的に得られるメリットも見逃せません。

一方で、日々の期限に追われることで、業務効率化に取り組めない企業もあるでしょう。しかし、業務効率化を先延ばししている状態は、長期的に大きな負債を背負った状態で活動していることと変わりません。

業務効率化を図る際に適したツールもたくさんあるため、自社に合っているものを一度検討してみてはいかがでしょうか。

業務効率化の進め方、ポイント解説

ここからは業務効率化の進め方や、進めるにあたってのポイントを解説していきます。

改善項目を洗い出す

業務効率化を進めるためには、各工程のどこにムダがあるかを明確にし、その課題の解消に求められる対策を検討する必要があります。そこで、はじめに取り組むべきことは、業務フローを見える化することです。

全体の工程と各工程において「誰が」「いつ」「どのような業務を」「どれくらいの時間をかけているか」を明確にしましょう。そうすると、例えば以下のような課題が浮かび上がります。

取り組むべき課題は、組織によって異なるため、実際の業務フローを分析する中で、どの業務が「ムリ」「ムダ」「ムラ」に該当しているかを洗い出してください。また、改善すべきポイントを明確にしましょう。

最適な改善方法を考える

各工程における課題を明確にしたら、「どんな業務改善方法が有効か」について考えましょう。

例えば、成果を達成するために関係のない業務があれば、ツールの導入による自動化やその業務自体をなくすといった方法があります。

他にも、同じような作業を複数人で行っている場合は担当者の数を絞る、社内の情報を使うために時間がかかる場合は、データをクラウドに集約するといった方法があります。

上記は一例のため、組織によって取り組むべき課題や対策方法は大きく異なります。この点については、実際の業務フローと照らし合わせながら検討してください。

すべての課題を一度に改善するのは非現実的であるため、確実に課題ごとに改善および対応できるよう、インパクトの大きい施策から順番に実行していきましょう。

時間をかけて少しずつ改善を図る

業務効率化を進めるにあたってはどの課題から改善していくか、優先順位を決めることが成功のコツです。

業務効率化を一気に行おうとすると、従業員に大幅な負担が発生し、うまく実現できません。複数の施策を一気に行うと効果測定が難しくなるため、自社に合った施策の実行ができないというデメリットもあります。

業務効率化にかける期間を定め、重要なポイントからステップを踏み、少しずつ改革を実施していくことが大切です。

結果に対するフィードバックを行う

業務効率化に実際に取り組んでどうだったか、効果を検証してフィードバックしましょう。業務効率化の手法やツールを導入したとしても、その効果はある程度時間が経たないとわかりません。

どのような効果が出ているかを確認し、継続的に改善していくことが大切です。そのためには、定期的な効果測定と施策内容の改善の実行が重要です。

業務効率化の方法・アイデア

業務効率化を進めるにあたっては、優先順位の決定と無駄な業務の抽出とその削減、効率化を実行するためのマニュアルの制定などが必要です。

以下、業務効率化の方法について解説します。

優先順位を決める

自社業務の現状を把握し、課題となっているものに優先順位をつけて改善していきましょう。改善すると最も効率が上がる可能性の高いものから順番に対応することで、改善したときに大きな効果を得られます。

課題解決に必要な労力や解決の難易度を考慮して施策を進めていかないと、途中で失敗する可能性があります。改善すると大きな効果が得られ、改善の難易度が高くないものから優先的に取り組みましょう。

無駄な業務を削減する・まとめる

不要な業務を整理し、削減・排除することは、費用や時間をかけずに業務効率化を簡単に実行できる方法です。

業務への新しい取り組み方を導入することは、費用がかかったり従業員が慣れるまでに時間がかかったりといった問題があるため、現場でなかなか実践しにくいものです。しかし、従来行っていた業務を止めるという方法であれば、気軽に実践することができます。

一気に業務をなくすのではなく、徐々に削減していくという方法も良いでしょう。

マニュアルやフローチャートを作成する

誰もが同様のプロセスで業務を実行できるマニュアルの制定は、定型化された業務の効率化に良い効果をもたらします。定型的な業務はどのような作業プロセスを辿っているかで生産性が変わるため、最適なプロセスをマニュアル化することで業務効率化になります。

既存のマニュアルがあるケースでも、その内容が最短で大きな効果を出せるものかを確認し、チェックすることが必要です。

適切な情報共有を行う

正確な情報を共有できるシステムを導入することで、情報共有を円滑にできます。

従業員が保有するスキルや知見、作業事例を社内全体で共有できるようにすることで、新人や異動した直後などの教育時間の短縮や成功体験の共有による業務効率化などが図れます。

資料や報告書を作成する際も必要なデータを参照しやすくなるため、作業時間の短縮が可能です。

会議などの時間を短縮する

会議の時間はアイデアを出し合ったり何かを決定したりするために必要不可欠なものですが、意味もなく時間が長引いてしまうだけに終わることもあります。

そのため、あらかじめ使用する資料と議題を参加メンバーに共有し、検討すべき課題を明確にして有益な議論をスムーズに進められるようにしましょう。

会議の目標・目的とそれを達成するための方法を設定しておくことも効果的です。例えば、商品企画のために出すアイデアの数を決めておくなどのやり方があります。

他にも、作業進捗の共有やプロジェクトの内容紹介などは会議を開かず、資料やツールで共有することで効率的になり、ムダな会議を開かずに済みます。

可能な部分は自動化する

業務の中で複数の定型化された業務を自動化することで、業務効率化を進められます。

例えば、勤怠システムや発注システムを自動化することで、それらの管理に必要な労力を削減できます。他にも電話応対にAI使用の自動応答サービスを使うことで、応対の手間を省くことが可能です。

各種システムの導入にはコストがかかりますが、業務効率化による高い効果が期待できるため、費用対効果が高いです。

業務の担当者を見直す

どんな人にも得意不得意があり、仕事である以上は得意でないこともやる必要がありますが、業務の担当を変更して業務の遂行に最適な人材を配置することも検討してみましょう。

具体的には、人事担当者と従業員が話し合い、業務に対する現状を把握します。部署の責任者とも話し合いを経て、適正な担当者を配置できるよう調整しましょう。

アウトソーシングをする

アウトソーシング（Outsourcing）とは、社内の従業員以外でも担当できる定型的な業務を外部へ発注することであり、近年需要が高まっています。

その特徴は、コスト削減や社内の人的リソースの有効活用ができることであり、総務や経理、人事業務やメール配信や広報業務などが主な対象です。

適切なツールやサービスを活用する

適切なITツールやサービスを利用することも、業務効率化に効果的です。ツールを選ぶ際は職種や業務に適したものを選ぶと良いでしょう。

具体的にはチャットツールやオンライン会議システムなどがあり、情報共有やコミュニケーションの業務効率化に効果を発揮します。業務効率化に欠かせない要素であるため、積極的に導入を検討しましょう。

業務効率化に手間取らない、便利なツールとは？

業務効率化には各種ITツールの導入が効果的です。ITツールで従業員同士の作業進捗を共有したり、コミュニケーションを簡潔に済ませたりなど、さまざまな効果をもたらします。

以下、業務効率化を円滑に進めるためのITツールを紹介します。

オンラインストレージサービス

オンラインストレージサービスとは、クラウドにデータを共有できるサービスのことです。クラウド上に保存するため、ローカルストレージを圧迫せず、従業員同士で内容を共有することも可能です。

普段業務で使用する各種資料はもちろん、動画やデザインファイルなど大容量ファイルも保存可能です。アカウント権限を設定できるため、社用アカウントとして社内のデータを一元管理できます。

タスク・プロジェクト管理サービス

タスク・プロジェクト管理ツールは、従業員のスケジュールとタスク管理に役立つツールです。担当者や期限を設定しておけば通知が届くため、業務の抜け漏れというミスを組織として防げます。

これらのツールは作業工程を一覧にし、棒グラフで進捗を判断できる「ガントチャート」やファイル共有機能、コミュニケーション用のチャット機能などがあり、業務効率化に効果的です。

RPA

RPA（Robotic Process Automation）とは、一連の作業を自動化するソフトウェアロボットのことです。

非定型業務や問題解決を必要とする業務には適していないものの、Excelのデータを他のシステムへ転記する作業や、紙媒体を電子化する作業など、業務の一部を自動化することで、業務効率化に寄与します。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールは、業務手順書や操作手順書などを作成するためのツールです。従来のWordやPowerPoint、Googleドキュメントなどを使うことと比べて、短時間で作成できる点が特徴です。

マニュアルを作る際は誰が読んでも内容を理解できるよう、知識だけではなく、読み手が理解しやすい文面や図、表などを用いる必要があります。

作成ツールを使えば、基本的にテンプレートを選んで、説明文や画像を挿入するだけで作成できるため、誰でもわかりやすいマニュアルが作れます。

オンライン会議ツール

SkypeやZoomなどのオンライン会議ツールは、会議の議事録として動画や音声を録画・録音できたり必要な資料を共有できたりする機能があり、おすすめです。

テレワークや会社説明会の開催、面談はもちろん、顧客へのウェビナーや営業、接客なども行えるため、会場を用意したり取引先に出向いたりする手間が省け、業務効率化になるのです。

コミュニケーション/チャットツール

チャット形式のコミュニケーションツールは、ビジネスの場面でも有効です。メールや電話といった従来のツールだけでは、意思疎通をスムーズに図れません。しかし、チャットツールなどを活用すれば、テレワーク下でも意思疎通を図りやすくなります。

チャットツールを使うことで、必要な範囲内でコミュニケーションをとることができ、メールよりも迅速に情報共有が可能です。また、履歴が残るため口頭でのやり取りに比べて内容を確認しやすく、責任の所在も明確にできます。

まとめ

業務効率化は、社員のモチベーション維持や生産性の向上と離職率の低下につながります。業務効率化を達成するには、改善項目を洗い出し、適切な情報共有や会議の短縮、業務の自動化などを駆使して改善することが大切です。

情報共有を円滑にするためには、従業員同士のコミュニケーションを活発にするための、ツールの導入を検討しましょう。

社内コミュニケーションツールの1つであるTalknoteは、業務の経緯や背景などを蓄積して共有できます。従業員のタスク管理も可能で、期限を超過した後もタスクが未完了であれば通知されるなど、業務効率化に役立つ機能が数多く備わっています。

無料トライアルが可能なため、この機会にTalknoteをお試しでダウンロードしてみてはいかがでしょうか。