必要な情報が見つからないストレスと、
「もし情報が漏洩したら……」という危機感を覚えていた

導入前の課題

制度改正に伴って現在は2拠点に統合しておりますが、最大5拠点まで拡大した経緯があります。事業所が増え、スタッフの数も増えていく中で、最初に大きな課題となったのが情報共有です。

3拠点になったタイミングで無料のコミュニケーションツールを導入したのですが、そのツールは拠点単位の大まかなグループしか作成できませんでした。本来なら、利用者様一人ひとりのグループを作成して小分けに管理したかったのですが、個別のグループを作ることができなかったのです。

そのため、特定の利用者様の情報を探すには、画面を延々とスクロールし続けなければならず、必要な情報をすぐに確認できない状況が続いていました。

また、無料ツールということでセキュリティ面においても不安を感じていました。なかには精神科の利用者様など、ナイーブで慎重な取り扱いを要する情報が多く含まれています。「もし情報が漏洩したら信用を失ってしまう」という危機感を抱いておりました。

デジタルツールが苦手なスタッフでも、
ストレスなく使いこなせる操作性に魅力を感じて導入

Talknoteの導入経緯

Talknote以外にもいくつかのツールを比較検討しましたが、実際に画面を見てみると、どれも複雑で少し使いづらい印象を受けました。

一方、TalknoteはUIがとてもシンプルで、直感的に使いこなせる点が魅力でした。当社のスタッフは、必ずしも全員がデジタルツールの扱いに慣れているわけではありません。そのため、日々の業務の中でストレスなく使い続けてもらうためには、機能性はもちろんですが、操作性が何よりも重要でした。

Talknoteはセキュリティ体制もしっかりと構築されているため、これなら個人情報も安心して共有できると考えました。拠点ごとのノートに加え、利用者様ごとの細かなノート作成にも柔軟に対応できる点が決め手となり、2020年3月にTalknoteを導入しました。

社内のすべての情報を集約するための、
オールケア流ノート活用術

よく使うノート

［お褒めの言葉］
利用者様や利用者様のご家族からいただいた感謝の言葉をスタッフ全員で共有するためのノートです。現場でいただいた嬉しいお手紙や温かいエピソードを写真やテキストで投稿しています。人にケアを届ける仕事だからこそ、こうしたお褒めの言葉が何よりの糧になります。スタッフ全員のテンションが上がり、日々の業務へのモチベーションを高める大切な場所になっています。

［全体会議］
月に1回の全体会議に向けて、スタッフ一人ひとりが前月の振り返りや今月の目標をまとめた、いわゆる“目標シート”をアップロードするノートです。オープンな状態にしてお互いの目標を閲覧できる状態にしておくことで、良い刺激を受け合い、それぞれの成長を全員で見守る文化が生まれています。

［名刺一覧］
関係機関の連絡先や情報を一元管理しておくためのノートです。ケアマネージャーや病院、クリニック、市町村の高齢福祉窓口の連絡先を集約しています。検索するだけで瞬時に必要な連絡先が見つかるため重宝しています。

［新規依頼］
新規の利用者様の情報を、受け入れ前に共有するためのノートです。依頼をいただいた段階で、対象となる地域や利用者様の状態を投稿しています。訪問前に全員で情報を共有できるため、事前にルートの検討や看護の準備をスムーズに進められるようになり、直前になって慌てることがなくなりました。

［オールケア朝礼］
私が週に3回、スタッフに向けて経営理念や行動基準を発信するためのノートです。看護師は病棟での経験があっても、接客や営業を専門としてきたわけではありません。私は、訪問看護と病院勤務はまったくの異業種であると考えています。

利用者様のご自宅に伺う訪問看護業は、医療であると同時に、高い人間性が求められる接客業でもあるからです。そのためこちらのノートでは、技術的なことだけでなく、利用者様と信頼関係を築くための基本となる身だしなみや清潔感、言葉遣いの重要性などを改めて共有しています。

テキストではなく、あえてボイスメモで共有することで、離れて働くスタッフにも、私の想いや熱量がまっすぐ届いていると感じています。

Talknoteの便利な機能を活用し、
ケアの質の向上や現場の業務効率化を実現

よく使う機能

［予約投稿機能］
送信日時を指定し、予約した時間に送信できる機能です。当社では、Talknoteに投稿して良い時間帯を原則8時から18時までと定めています。夜間に緊急訪問したスタッフがその場で状況を共有したくなることもありますが、勤務時間外に通知が飛ぶと休みのスタッフの負担になってしまいます。予約投稿機能を使って翌朝の8時に届くようセットしておくことで、スタッフの「オン・オフ」をしっかりと守ることができています。

［写真・動画］
Talknoteでは、テキストだけでなく画像や動画ファイルも投稿できます。訪問看護の現場では、利用者様の皮膚の状態や、人工肛門（ストーマ）のパウチの様子、あるいは糖尿病や透析治療を受けられている方の壊死の進行具合など、文字だけではどうしても伝わりにくい内容が多々あります。これらを写真や動画を活用して視覚的に共有することで、次に訪問するスタッフが事前の準備や適切な軟膏の選定を行えるようになり、ケアの質向上に非常に役立っています。

［検索機能］
過去の投稿から必要なキーワードを瞬時に探し出せる機能で、投稿された期間・投稿したメンバーでも絞り込みが行えます。当社では、利用者様一人ひとりの詳細な経緯やケアマネージャーからの連絡事項、さらには過去に開催した全体会議や研修の風景まで、すべての情報をTalknoteに蓄積しています。

たとえば「〇〇様　指示書」といったキーワードで検索するだけで、該当する利用者様のデータに瞬時にアクセスできるため、過去の記録をいちいちスクロールして探す手間がなくなり、業務が大幅に効率化されました。

欲しい情報に即座にアクセスできることで、
「安心と信頼のオールケア」という深い信頼を獲得

Talknote導入の効果

導入前に課題だった情報へのアクセスのしづらさやセキュリティへの不安は、Talknoteによって今ではごく当たり前のこととして解決されています。

それ以外にもさまざまな効果を感じており、なかでも外部とのやり取りがスムーズになった点は、Talknoteを導入して得られた効果の一つです。というのも、Talknoteにすべての情報が集約されているため、ケアマネージャーや病院の地域連携看護師、相談員などからお電話をいただいた際も、「確認するのでお待ちください」とお待たせすることがありません。

スタッフの誰が対応しても、いただいた要件に関してその場でスピーディかつ正確に回答できるため、外部からは「いつもスムーズに連携が取れる」と高い評価をいただいています。そうした評価が積み重なり、地元の病院の先生方からも、懇親会などで「安心と信頼のオールケア」と言っていただけるようになりました。全員が状況を把握できているという組織の連携力が信頼へとつながっています。

また、医療機関として受ける2〜3年に1回の監査への対応がスムーズになったこともTalknote導入のメリットの一つです。たとえば、災害研修の実施風景やアルコール検査、車のメンテナンス記録などすべて日付付きの写真やデータとしてTalknote内に残っています。監査時に「この研修は実施していますか？」と聞かれても、その場で検索して提示するだけで確認が完了するため、非常に助かっています。