10名を超えたあたりでLINEによる情報共有に限界
直感的で操作しやすそうなTalknoteの導入を即決

導入前の課題

Talknoteを導入する以前は、スタッフ間のコミュニケーションにLINEを利用していました。しかし、スタッフが10名を超えた頃から一気に情報量が増え、適切に情報共有ができなくなってしまいました。

当時は、1つのグループLINEにあらゆる業務連絡が混在している状態で、1日に届くメッセージは100件以上。10件以上の未読メッセージが並んでいることもザラで、どれが最優先事項なのか判別できず、重要な情報がどんどん流れていってしまう状態でした。最悪の場合、来客予定の情報が流れて対応の準備ができずに当日を迎えてしまうと、お客様をお待たせすることになり、会社としての信頼を落としかねません。

そこで、情報を整理するためにグループを細分化して5つほど作成したのですが、今度はどのグループにどの情報があるのかを見つけることが困難になってしまいました。

煩わしさを感じつつも、どうにか使えるからと10年間ぐらいはLINEでコミュニケーションを取っていました。

Talknoteの導入経緯

LINEでの社内コミュニケーションに限界を感じていた頃、不動産投資サイト「楽待」を運営する、楽待株式会社の坂口さん（現会長）からTalknoteをおすすめしていただきました。

坂口さんは、「Talknoteをチェックすれば社員が今どういう動きをしているかすべてわかるから、現場に顔を出して細かく口を出す必要がありません。何か修正すべき点がある時だけ指示を出せばいいんですよ」とおっしゃっていました。実際にその場でTalknoteの画面を見せていただくと、非常に直感的で操作しやすそうだと感じたのを覚えています。

しかも、TalknoteでもLINEのグループと同じように「ノート」を作成できるのですが、LINEのように全員にすべての通知が飛ぶのではなく、関係者にだけ通知が届くように設定できます。これなら情報が埋もれることもないと、すぐに導入を決めました。

実際に導入してみると、スマホ世代の若い20代のスタッフが多いこともあり、操作に戸惑う声はなくスムーズに現場に浸透していきました。

全部の情報をTalknoteに集約して共有
すべてが資産になり、組織をさらに強くする

よく使うノート

［馬の個別ノート］
約100頭の馬に対し、個別に専用のノートを作成して「デジタルカルテ」として活用しています。馬はアスリートであり、日々状態が変化する動物です。ノートには歩いている動画や怪我の写真、治療歴、体重測定結果など、あらゆる情報を集約しています。

特に動画は重要で、休養明けの調教初日などは動画と写真を撮影するルールを設けており、このノートにも必ず投稿するようにしています。これにより、現場にいない人間も離れた場所から「順調に動き出したな」と一目で確認することが可能です。

当社が開発した、競走馬の育成管理Webサービス「UMAKANRI」でも馬の情報を管理していますが、こちらはデータを蓄積するデータベースとして、Talknoteは日々の些細な変化や、現場のリアルな情報をスピーディーに蓄積する記録帳として活用しています。

［本日の調教予定］
その日の馬の調教予定表をアップするノートです。LINE時代は共有していなかった情報ですが、現場にいない私や幹部も「どの馬が何時に調教予定があるか」を即座に把握できるようになりました。たとえば、オーナー様から「10時から見学できますか？」と連絡があっても、現場に確認する手間なくその場で即答できるようになりました。

［夜飼いノート］
夜間当番の引き継ぎ用のノートです。LINE 時代は担当者への個人連絡になりがちでしたが、このノートで記録しておくことで全員に共有されます。二者間で完結せず情報がオープンになったことで伝え漏れもなくなり、誰が当番の日でも過去の経緯を踏まえた確実なケアが可能になりました。

［インシデントレポート］
事故や怪我、設備の破損といったトラブルを共有するノートです。発生した事象を自分自身で言語化してアウトプットすることで、本人にとっての強い抑止力になるだけでなく、全スタッフが再発防止策を自分事として捉えられるようになると感じています。

「いいね」と「タスク」で確認漏れやタスク漏れを防止
個々の責任意識を高め、自走する組織へ

よく使う機能

［いいね］
SNSと同様、ワンタップでリアクションでき、同意や共感、承認などを簡易的に伝えることができる機能です。当社では「いいね」を単なる賛同ではなく、「確認しました」というサインとして活用しています。これにより、誰がその投稿を確認していて、誰がまだ確認していないかが明確になり、情報の見落としによるミスを未然に防げるようになりました。

［タスク］
自分や相手のタスクを管理できる機能です。内容や期限、担当者を設定するだけで簡単に「やるべきこと」を管理できます。これまでは口約束になりがちだった依頼を明確にすることで、やるべきことが整理され、期日が守られるようになり、一人ひとりの責任感が明確に高まったと感じています。

［動画・写真］
Talknoteでは300MBまでの動画を投稿できます。LINE時代は動画を投稿しても一定期間を過ぎると閲覧できなくなってしまいましたが、Talknoteはデータが消えずに蓄積されるのが大きなメリットです。馬の成長は写真だけでは伝わらないため、数ヶ月前の動画と現在の様子を見比べる際などに非常に重宝しています。

スムーズな情報共有の土台が構築されたことで
日々の記録が「唯一無二の資産」となる仕組みを実現できた

導入後の効果

Talknoteを導入してさまざまな効果を実感していますが、最も大きな効果としては、楽待の坂口さんから伺っていた通り、Talknoteを確認するだけで社内で起きていることを俯瞰的に把握できるようになった点です。

私は常に会社に常駐しているわけではありませんが、Talknoteの各ノートをチェックするだけで、現場に顔を出さずとも「今、どの馬に何が起き、スタッフがどう動いているか」がすべて把握できます。効率的に情報をキャッチアップできるようになったことで、経営者として、本来集中すべき経営判断にしっかりと時間を使えるようになりました。

また、情報が透明化されたことで、スタッフ間の「言った・言わない」による誤解やトラブルがなくなりました。例えば、あるスタッフに「明日この薬をあげよう」と指示をしても、そのスタッフが翌日休みであれば、情報が引き継がれず指示が遂行されないリスクがあります。そもそも馬の育成におけるルーティンワークは日々内容が異なります。適切に情報が共有されないと致命的なトラブルに発展し、最悪の場合、馬が死に至るケースも考えられます。

Talknote上で情報をオープンに共有できるようになったことで、スタッフ間の意思疎通が非常にスムーズになりました。誰がいつ見ても「今すべきこと」が明確になり、情報の共有漏れが起こりにくくなりました。これにより、職務分掌に基づいた各部署・担当者の責任意識がさらに高まり、現場が自ら判断して行動する「自走力」が一段と加速したと感じています。

さらに、社内の情報をすべてオープンにすることで、労働環境の改善にも直結しています。かつては週休1日が当たり前だった業界ですが、当社では誰がいつ休んでも確実に業務が回る体制を構築し、完全週休2日制を実現しています。加えて、有給休暇の取得しやすさや残業ゼロなど、スタッフが心身ともにゆとりを持って働ける環境を整えることができました。

Talknoteを導入したことだけが要因ではありませんが、情報共有の仕組みが整ったり労働環境が改善されたりしたことで現場のストレスが減り、Talknoteを導入してからの8ヶ月間、離職はゼロを更新し続けています。また、採用面でも「ホワイトな環境で高い技術を学べる」と評判になり、以前の5倍以上の応募が集まるようになりました。

このような方におすすめ

同業の方はもちろん、クリニックや病院など個別の情報を蓄積し、チームで共有することが重要な業種の方にはぜひおすすめしたいです。Talknoteなら馬や患者さんごとの専用カルテを作る感覚で誰でも簡単に始められます。しかも、スマートフォンから手軽に写真や動画を投稿し、コメントを残せるからこそ、日々の小さな気づきや些細な変化といった情報も無理なく蓄積していくことができます。そうした情報の積み重ねこそが、他にはない唯一無二の資産になると考えています。

実際、お付き合いのある競馬の調教師の方にもTalknoteをおすすめしたところ、「導入して本当によかった」とおっしゃっていました。些細な情報もすべて資産に変えていきたいと考えている方に、自信を持って推奨します。