不透明だった会社の中身を
“見える化”するためにTalknoteを導入

導入前の課題

私が四代目として代表取締役社長に就任した2009年、当社は約50億円の負債を抱え、極めて厳しい経営状況にありました。社内には長年の慣習が根強く残っており、時代の変化に対応しきれていない状況でした。情報共有もそのひとつで、役員クラスが集まる会議ですらただ事実を報告するだけで、その情報をもとに目標と課題のギャップを洗い出し、具体的な対策を練るような議論は一切行われておりませんでした。

また、塗装業という特性も課題を大きくする要因のひとつでした。全員が同じ事務所に集まるわけではなく、夜間に対応する現場も当たり前のように存在します。物理的な距離や時間の隔たりがある中で、お互いの状況を把握するのは極めて難しい状況です。にもかかわらず、コミュニケーションは電話とメールが中心で、リアルタイムな情報共有が難しい状況でした。

その結果、個々の社員への細やかなフォローが行き届かず、教育体制が完全に属人的になっておりました。現場で万一事故が起きれば会社全体で対応しますが、そうなる前の段階、つまり日々の安全管理やスキルアップのための情報共有が、担当者任せになっていたのです。

こうした状況が続き、120名ほどいた社員が一時的に50名ほどにまで減少してしまいました。会社として極めて窮地に立たされたことで、抜本的な改革を実行することにしたのです。そこで、これまで不透明だった会社の中身を“見える化”しようと考えました。

評価制度や売上、利益だけでなく、現場のリアルタイムな情報を可視化して共有する仕組みこそが必要と考え、この目的を達成するために2018年6月にTalknoteを導入しました。

すべての情報をTalknoteに一本化、
情報格差を解消して組織の連携を強固に

よく使うノート

［事故情報・安全関連］
事故発生時の状況と、それに対する対応状況を共有するためのノートです。以前は紙ベースで共有していたため、現場のメンバーに情報が行き渡るまでに1ヶ月かかることもありました。しかしこのノートに書き込むことで、瞬時に全メンバーへ情報が共有されるようになりました。

［着前検討&反省会］
着工前の確認事項の共有と、完了後の振り返りを目的としたノートです。現場で頻発する情報伝達の漏れを防ぐだけでなく、現場で起こったミスや苦労した点を写真と共に共有することで、メンバーが学ぶ機会となり、会社全体の知識レベル向上に役立っております。

［日報］
このノートでは、毎月初めに各自が担当する現場の情報を投稿し、コメント欄で日々の進捗状況を報告するようにしております。これにより進捗状況も“見える化”されたので、たとえば遅れが出ている現場があった場合も、迅速に介入し、支援できるようになりました。

［社内アレコレ］
仕事に関わる話題からプライベートな出来事まで、メンバー全員が誰でも自由に書き込めるノートです。「子どもが生まれました」とか「自宅から花火が見えました」といった投稿がメンバー間の距離を縮め、自然なコミュニケーションへとつながっております。

事業再生を加速させた、
Talknoteがもたらした多岐にわたる効果

導入後の効果

まず効果を感じているのはコミュニケーションが“見える化”された点です。Talknoteによって日々の情報共有が活発になったこともあり、誰がどこで何をしているのかが明確になりました。これにより、繁忙期には手の空いているメンバーが忙しい現場を手伝ったり、トラブルが発生した際には自発的にフォローに入ったりする文化が根付きました。これは、会社の再建に向けて組織全体の連帯感を高めるうえで非常に重要な変化でした。

また、トラブルに迅速に対応できるようになった点もTalknote導入の効果のひとつです。以前は情報共有に1週間、長いと1ヶ月を要することもあったため、たとえば現場で起こった事故の情報共有が遅れると、同じ理由で同様の事故が起こる可能性も否定できません。Talknoteなら瞬時に全メンバーに共有できるので、同じミスの再発防止につながっております。

このようにさまざまな効果を感じておりますが、もっとも大きな効果として感じているのは離職率の大幅な改善です。ほかにも要因はあると思いますが、Talknoteが離職率の改善に大きく寄与してくれていることは間違いありません。

Talknoteを導入する以前、離職率は10%台を推移していましたが、現在は1〜2%と大幅に改善しております。離職率低下の理由はふたつあると考えていて、ひとつはTalknoteを通じてメンバーの頑張りや貢献が“見える化”されたことで、評価制度の運用がより適切になり、メンバーの納得感が増して離職が減ったと感じております。

もうひとつは、Talknoteによって日常のコミュニケーションが活発になり、メンバー間の信頼関係が深まったことで、人間関係を理由とする離職の減少につながっていると考えております。コミュニケーションが活発化することで、心理的安全性の高い職場環境が醸成されているようです。社員が定着し、組織の力が安定したことは、事業再生の大きな推進力となりました。

また、グループ会社の経営再建を行う中で、磯部塗装に出社する日数が減ってしまい、週1日しか出社しない事もありますが、Talknoteを通じて全国の事業所の状況や課題をリアルタイムで把握できるようになっています。幹部からの報告の補完情報としても役立っており、経営判断のスピードと質が格段に向上しました。

経営層と現場の“情報格差”に
悩んでいる事業継承者にこそすすめたい

このような方におすすめ

Talknoteを導入してから7年が経ち、会社としても個人としてもさまざまな効果を感じております。特に、私のように、事業継承者や次世代のリーダーとして、会社の負債や古い慣習を乗り越え、自身のカラーに変えていきたいと考えている人にはとくに有効だと思います。

また、複数拠点を持つ企業や、経営層と現場の情報格差に悩んでいる企業にもTalknoteは大きなメリットをもたらすと考えております。実は、私が社長に就任する前、関西方面の担当だった父（当時の専務）は「自分のいないところで話が決まる」とよく嘆いていました。重要な決定が関東にある本社だけで進み、役員でNo2である父には情報が届かないことに憤慨していたのです。

Talknoteがあれば、情報格差が解消されて誰もがリアルタイムで情報にアクセスできるようになります。社長から中間管理職へ情報を落とし込む手間もなくなりますので、経営層と現場の情報格差に悩んでいる企業には、ぜひTalknoteの導入を検討いただきたいですね。

今後について

最近、九州にあるグループ会社にもTalknoteを導入し、これまで見えにくかった社員の考えや日々の業務状況を“見える化”しました。まだ実験中ですが、これにより、杓子定規ではない具体的な改善策を見つけ、実践することで、会社がスピーディに改善されると期待しております。

その結果として、おそらく業績も改善され、とくに利益率が劇的に向上すると見込んでおります。この実験がうまくいけば、ほかのグループ会社にもTalknoteを導入していく予定です。