こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

社内報は、従業員へ企業の経営理念を伝達したり社内の出来事を発信したりなど、主に会社の情報を従業員全員で共有するための情報誌です。

社内報について考えるとき、目的や意義について疑問に思う方も多いでしょう。従業員の中には、「社内報を発行する意味はある？」「昔から社内報を作成しているけど読まれておらず、何のために作るのかがわからない」といった方もいるのではないでしょうか。

社内報を発行することには、「業務の円滑性を向上させる」目的があります。社内報の発行によって、社内の従業員同士のコミュニケーションを促したり情報共有を強化したりなどの効果が期待できるのです。

本記事では、社内報を発行する主な目的や社内報の形式と種類、社内報の目的を達成するための運用ポイントなどを解説します。

社内報とは？

社内報とは、企業の経営理念や経営方針、各事業部が実施しているプロジェクトの内容や決算報告などを掲載した情報誌です。全従業員を対象に配布されることが多く、以前は新聞や雑誌のような冊子形式の紙媒体で発行されていました。

近年では、社内報アプリやWEBサイト上の動画を通じた情報発信など、WEBを使った社内報を発行する企業も増加しています。WEBでの社内報は紙媒体よりも手軽に発行できるので、情報の鮮度が高いことがメリットです。

紙媒体での社内報は「直接従業員に配布しなければ手にとってもらえない」ため、テレワークやハイブリッドワークが広がっている昨今では、従業員同士の情報共有の点で難があります。

しかし、電子媒体の社内報であれば手軽に配布できます。自社のコーポレートサイトや社内報アプリで配布することだけ伝えておけば、従業員がどこにいても社内の最新情報を閲覧でき、同僚や上司と情報を共有することが可能です。

手軽に従業員同士で情報共有ができる点に着目すれば、社内報は社内コミュニケーションの活性化や従業員のモチベーションアップなどに役立てられることがわかります。

数多くの従業員を抱えており、社内でのコミュニケーションが難しい場合は、社内報を通じて従業員の間をつなぐ手段としても活用できるでしょう。

社内報を発行する目的

社内報は会社ごとに独自に発行するものなので、形式や内容は千差万別です。社内報を発行する目的にも違いがありますが、「従業員同士の情報共有手段」として効果的なことに変わりはありません。

従業員の間での情報共有を促す点に注目すると、主に以下の4つの目的を達成するために、社内報を発行することが効果的だと言えるでしょう。

コミュニケーションの促進

従業員同士のコミュニケーションを促し、社内の結束力を高めることに社内報は有効です。毎月発行される社内報を通じ、従業員は自分が所属するところとは別の部署の情報を得られます。

別部署の情報を得ることによって、仕事上での問題などをどの部署に話せば良いかがわかったり、異なる部署の人達とコミュニケーションをとるきっかけになったりする可能性があります。

普段関わったことのない部署の人達と会話することが、新規アイデアの創出につながることもあるでしょう。

WEB上の社内報であれば、他部署の情報を得た直後にビジネスチャットツールで連絡をとれるので、従業員にとって利便性が高いと言えます。閲覧のしやすさを考慮しても、社員一人ひとりがスマホで読める電子社内報の発行がおすすめです。

情報共有の強化と組織の透明性の向上

社内報の発行は、社内の情報共有の強化や組織内の透明性向上にも役立てられます。

会社の経営陣がどのような企業戦略を練って、どのような将来像や中長期的な目標を描いているかなど、従業員が知りたい事柄を伝えるために社内報は重要なツールになります。

従業員が他の部署に対し、新商品やサービスの発表や重要なプロジェクトの進行状況、社内イベントの報告などを効果的に伝えるための方法としても社内報は効果的です。これによって、異なる部署の従業員同士で情報を共有でき、組織全体の結束力を強められます。

また、社内報を社外に公開することで企業の透明性を高めることも可能です。株主に対して事業内容を伝えるためにも活用でき、安心して新たな投資を促せます。新規人材を採用する場合にも、社内報は自社の魅力をアピールする手段として効果的です。

社内の連携性の強化やステークホルダーに対する情報共有にも、社内報は役立てられるのです。

社員のモチベーション向上とエンゲージメントの促進

社内報は、従業員の業務に対するモチベーションをアップさせるためにも効果的です。

従業員にインタビューを実施し、社内で活躍する従業員や新入社員などの成果やコメントを発信すれば、情報が掲載された従業員は喜びを感じて仕事への意欲を強めるでしょう。彼らのコメントを見た他の従業員も刺激を受け、やる気を引き出すことも考えられます。

優れた業績を上げたチームや個人を定期的に特集すれば、日々の業務で努力を続ける従業員を評価し、他の従業員の熱意を高めるきっかけにもなるでしょう。

また、従業員の実績が掲載された社内報は、従業員同士のコミュニケーション活性化にも効果的です。従業員が成果を評価し合い、従業員同士の信頼性が高まれば、お互いを支え合う職場文化が育つでしょう。結果、職場の満足度が従業員全体で向上します。

従業員同士が協力し合う職場を作るためにも、社内報は効果的なのです。

企業文化の醸成と浸透

社内報は、従業員の間に自社の企業文化や経営ビジョンを伝達し、醸成・改善するためにも役立ちます。

従業員が自社の企業文化に対する理解を深めれば、その良い点を広めたり問題点を見つけて改善を促したりといった動きをとれます。社内環境が改善されれば、従業員は以前よりもパフォーマンスを最大限に発揮しやすくなり、業績もアップしやすくなるでしょう。

社内報は、企業文化の共有や改善につなげられるポテンシャルもあるのです。

社内報の種類と形式

社内報の種類には、主に旧来の紙媒体のものとデジタル形式のものがあります。

社内報を印刷し、全ての従業員に受け渡すには莫大なコストがかかるという事情もあり、社内報アプリや動画でのメッセージ配信などを実施する企業も多いです。しかし、オフィス勤務で自宅にインターネット環境がない従業員に向けるなら、紙媒体が良いです。

紙媒体の社内報とデジタル媒体の社内報には、それぞれメリットとデメリットがあります。以下、社内報の媒体ごとの特徴とメリット・デメリットを解説します。

紙媒体の社内報

紙媒体の社内報は、従業員が自分の手にとってじっくりと読める点がメリットです。PCを使用しない業種の従業員の場合は、スマホで社内報を閲覧しない限り、社内報の内容に触れることはできません。

デメリットは企画から原稿作成、デザイン、印刷までを実施する労力が必要な点です。社内報を1冊作るだけでも時間がかかるので、最新情報の伝達が難しいと言えます。印刷代や製本にかかる人件費なども必要で、莫大なコストがかかる点も無視できません。

配布しても読まない従業員が出る可能性もあり、読まれたとしても、読了された後の社内報は廃棄される可能性が高いです。結果、大量の紙が捨てられることになります。

紙の大量廃棄につながりやすい点も、紙媒体で社内報を作るデメリットだと言えるでしょう。

デジタル形式の社内報

デジタル媒体の社内報は、紙に比べて制作時間やコストを大幅に短縮できる点が特徴です。速報性が高く、社内報にリンクを添付したり動画に紐付けたりなど、紙媒体ではできない機能を活用できる点がメリットです。

PCやスマホから社内報にアクセスできるようにすれば、従業員がいつでもどこでも内容を読めるので、テレワークの導入後も社内報を通じた情報共有が可能です。

デメリットは、自宅にインターネット環境が整備されていなかったり、セキュリティ対策のためにアクセスに制限を設けていたりする場合に、全従業員に社内報を広められない可能性があります。

デジタル媒体の社内報は、掲載場所がWEBサイトか専用アプリに限定されます。従業員が自分からアクセスしなければ、社内報の存在を知らないままということも考えられるでしょう。

成功事例から見るおすすめの社内報のやり方

デジタル媒体で作成することで、社内報は従業員が閲覧しやすく、情報の更新もしやすくなります。例えば、WEB版の社内報をブログとして発行することで、従業員が自由に情報を発信できたりコメントを入れたりすることが可能です。

デジタル媒体の改変や更新が容易という特徴を活かし、成功した2つの事例をご紹介します。

まず、エン・ジャパンが運営するWEB媒体の社内報である「en soku!」は、従業員がいつでも自由に記事を発信できるようになっており、鮮度の高い情報を社内に発信可能です。社内と社外を含めた誰もが自由に閲覧できるので、新入社員の採用時に親近感を持ってもらいやすくなっています。

カルビー株式会社の「LOOP plus WEB」では、会長と社長がブログを運営しており、従業員が誰でもコメントを書ける点が特徴です。一般社員が経営陣に親近感を持ちやすくなっており、モチベーションアップも期待できるでしょう。

社内報を企業内のコミュニケーションの活性化や従業員のモチベーションアップに活かすのであれば、経営陣と従業員の距離を近づけるために活かすことも1つの施策方法と言えます。

社内報の目的を達成するための運用ポイント

社内報の目的を「社内のコミュニケーション活性化」や「従業員同士の情報共有」として設定する場合は、以下の運用ポイントをおさえることで効果を出しやすくなります。

目的に合わせた内容と企画

まず、社内報を発行する目的に応じた内容を企画しましょう。

社内報によって伝えたい相手は従業員ですが、どのようなタイプの従業員を対象に発信するかを明確にすることで、情報共有の円滑化ややる気の喚起がしやすくなります。

社内報によって伝えたい情報は、適切な対象に最適なタイミングで提供できるように、人事や社内報制作の担当部署が連携できるようにしましょう。

読み手を惹きつけるデザインとレイアウト

次に、読み手を惹きつけるレイアウトとデザインを意識しましょう。

具体的には、社内報に掲載する文字の大きさや行間、写真の配置などを「読者にとって読みやすいか」「読者に興味を持ってもらえるか」といった観点で決定します。

文章の校正や修正を実施し、写真や音声などのデータへ編集や加工などを行って完成形へと近づけます。最終的には全体を見て、「内容に誤りがないか」「情報に不備はないか」をチェックします。最終確認作業は複数人で行い、見落としをなくしましょう。

定期的な発行と多様なコンテンツの提供

社内報には読者が関心を持ってくれる内容を載せ、定期的に発行する必要があります。読者にとって役立つ情報を重点的に取り上げれば、関心を持ってくれやすいでしょう。

例えば、キャリアアップや社内の教育システムに関する特集や福利厚生の説明、健康に関する情報などを掲載するといった方法があります。従業員が日常生活や職場で直接役立てられる知識を載せれば、従業員にとって読む価値のある社内報になるでしょう。

社内報は掲載後に効果を正しく測定し、必要に応じて内容を改善しましょう。読者にとってより有益な社内報を作成するには、読者からのフィードバックを収集し、それを実際の社内報に反映することが大切だからです。

WEBに掲載する社内報であれば、クリック数や読了時間などの具体的なデータを基にし、効果測定ができます。

より効果的な社内報を作るには、読者から得られたデータを活用し、彼らが真に関心を持つコンテンツの提供が必要なのです。

従業員からの寄稿募集とインタラクティブな要素の導入

社内報には、従業員からの機構を募集したりインタラクティブな要素を導入することで、より従業員が社内報の内容や自社の経営層に興味を満ちやすくなります。

例えば、経営層が運営するブログに対して従業員が直接コメントできたり、ブログ記事を従業員自らが寄稿したりなどがこれに該当します。

従業員が直接、社内報の作成や社内報に対する感想の投稿などに関わることで、自社の部署や立場を超えたコミュニケーションの促進が可能です。提供するコンテンツの内容に従業員が関わる機会が増えれば、社内報に対する愛着も湧くでしょう。

社内報の発行後の課題とその解決策

社内報を発行した後は、従業員に引き続き読んでもらうためにも、社内報の中に掲載した内容を振り返って次回に備える必要があります。そのため、読者からのフィードバックを集めましょう。

読者からのフィードバックを収集するためには、アンケート調査の実施などが重要です。しかし、紙のアンケートをとったりアプリ内でアンケートを実施したりしても、普段の業務に追われて回答を忘れる従業員が出る可能性があります。

従業員が回答を忘れやすいことには、社内報に対するアンケートが普段の業務から遠く離れた要素なので、後回しにされやすいといった理由があります。

逆に言うと、普段の業務で使用するビジネスチャットツール内でアンケートを行えば、回答してくれる可能性が高いです。

ビジネスチャットツールは、従業員の情報共有や業務タスクの管理に利用できる、ITツールのことです。従業員同士の情報共有や業務管理、新規プロジェクトの検討に活用でき、部署を超えたコミュニケーションも気軽にとれます。

ビジネスチャットツールのTalknoteには、従業員同士のコミュニケーションを促す機能が多く備わっています。チャット形式のメッセージ機能や、メンバーに対する感謝を伝えられる「サンクス機能」、部署内のコミュニケーションをスコアとして可視化する機能がそれに該当します。

コミュニケーションの活性化につながる機能だけではなく、紙ベースで作成した関連資料も画像データやテキストファイルとしてアップロードし、従業員の間で共有できるので、紙媒体の社内報の共有も簡単です。

従業員に対するアンケートを行いやすいので、社内報に対する従業員からのフィードバックを集めやすくなっています。

社内報の発行と併用すれば、従業員の間でのコミュニケーションや情報共有を促進できるので、気になった方は、ぜひ以下のリンクからTalknoteをお試し（無料）でダウンロード、またはお気軽にお問い合わせください。