拠点が多く、
孤立感が生まれている状況に違和感

導入前の課題

協調性や一体感のある組織作りを目指している一方で、孤立感が生まれている状況に課題を感じていました。というのも、弊社は拠点が7つあるだけでなく、常に20以上の現場でそれぞれのメンバーが仕事をしているんです。とくに現場で働くメンバーは、1年や1年半もの期間、現場につきっきりで仕事をしており、オフィスに来るのは月に1回あるかないか。昔は稟議書や請求書を提出するためにオフィスに来ることもありましたが、すべて電子化したのでオフィスに来る必要がなくなったんです。効率という意味ではメリットはあったのですが、ただでさえ少ないコミュニケーションの機会がさらに減ってしまいました。

社員旅行やボウリング大会など、社内行事で年に何回か全社で集まる機会を設けたり、私が現場に足を運んだときは積極的に声をかけたり。どうにかして一体感を生み出そうと試みてはいるのですが、普段から離れた場所で仕事をしていることもあり、なかなか思うようにはいかずに悶々としている状況でした。

そこで、Talknoteとはまた別のコミュニケーションツールを2013年頃から導入していたのですが、導入から2年ほどしてサービスが終了してしまったんです。そんなタイミングで、Talknoteを含めて2つのツールをご紹介いただきました。なかでもTalknoteは、インターフェイスがとてもシンプルな点、そしてメッセージ機能でLINEのように個別にもメッセージが送れる点が気に入り、導入することにしました。

導入時の工夫

まずは投稿した内容を見てもらうために、通知をオンにしてもらうように周知しました。メッセージを送っているこちらとしては、送った相手にすぐにでも見てもらいたいですよね。でも、通知がオフになっていたらメッセージに気付くことすらできません。なので、Talknoteに届いたメッセージを見てもらい、興味を持ってもらう。そして便利だと感じたうえで、使ってもらえるような環境を作るためにも、まずは通知をオンにしてもらうようにしました。

また、もうひとつの取り組みとして「Talknote賞」と称して表彰もおこなっています。年間で「いいね！」をもらった数や投稿数、そして事前に社員にアンケートを取って候補者を2名選出してもらい、これらを総合的に判断して優秀賞1人、敢闘賞2人を年度末に表彰しています。

Talknoteを積極的に使ってもらうことも目的の1つですが、「いいね！」をたくさんもらえるということは、人間関係が幅広かったり他者から認められていたりする判断にもなるんです。表彰しているのには、この点を普段から意識して業務に取り組んでもらうためというのもありますね。

ノウハウやクレームを共有することで
サービス品質を向上

よく使う機能について

［メッセージ機能］
チャット形式でメッセージを送受信できる機能です。文字だけでなく、スタンプも送受信できるので、コミュニケーションコストが下がり、生産性が上がります。

メッセージ機能はよく使いますね。基本的に社内コミュニケーションはTalknoteに集約し、LINEなどのプライベートツールは使わないようにしています。Talknoteのメッセージ機能はLINEのようにチャット感覚で気軽に送れるので、毎日のように使っていますよ。LINEはプライベートで使うツールですし、業務とプライベートをきっちり分けるという意味でもメッセージ機能は重宝しています。

よく使うグループについて

［全社共通のグループ］
全メンバーが参加しているグループです。業務に関することはもちろん、プライベートなことも投稿してもらうようにしています。たとえば、「◯◯さんとゴルフに行ってきました」と投稿されたとしますよね。すると、ゴルフをするメンバーが「僕もゴルフするんですよ。今度一緒に行きましょう」などというように、次会ったときの会話のきっかけになるんです。なので、プライベートなことまで含めて自由に投稿してもらうようにしています。

［情報共有のグループ］
現場系の参考資料やクレーム、ミスなどを投稿するグループです。ミスなんかは、みんなで共有しておけば防げることもあるんです。せっかく会社という組織で働いているので、経験したことを全員で共有する。だからこそ、常にお客さまにいいサービスを提供できると考えています。共有しないとどうしても属人的になってしまい、同じようなミスを繰り返し、いいサービスを提供できなくなってしまいますからね。また、教科書的な役割も果たしているので、何かあった場合に「あの投稿を見て確認するように」と、ひと言で済ませられるのもメリットの1つです。

コミュニケーションツールを導入するまでは、クレームやミスなどは月に2回の会議で共有していました。とはいえ、すべてを共有するわけではなかったので、リアルタイムかつ全メンバーに共有できる場が構築できて良かったと感じています。

業務に関わるメンバーが可視化され、
孤立感が払拭された

導入後の効果

たくさんありますが、課題に感じていた孤立感が払拭できて、各現場、そして会社に一体感が生まれているのが一番の効果だと感じています。

13年ほど前から、現場業務を分業化するなど、業務オペレーションを見直してきました。以前は現場監督が施工図や書類作り、発注などといった細かい業務まで担当していたので、遅い時間まで会社に残って処理していたんです。でも、現場監督がすべてを担当する必要はないので、分業化することで、現場監督の業務負担が圧倒的に減りました。しかも、それぞれの部署で専門的に担当してもらうようにしたので、クオリティも上がるんです。

分業化したことによるメリットはほかにもあって、各現場を1チームとして、チームごとにTalknoteでグループを作っているのですが、これによって現場に関わるメンバーが可視化されたんです。それまで現場のメンバーは、現場にいる2〜3人“だけ”で仕事をしていると考え、孤立感を抱いていました。でもTalknoteのグループには、現場にいる2〜3人“だけ”でなく、設計図を書くメンバーや書類を作るメンバーも参加しています。結果的に10人くらいのメンバーが現場に携わっていることが可視化され、孤立感の払拭につながり、さらに一体感が生まれるようになったんです。

孤立感というのは弊社だけでなく、建設業界全体が抱えている問題だと思いますので、同じような悩みを持つ企業には、ぜひTalknoteをおすすめしたいですね。