メールではスレッドが長くなり
時系列が把握しづらかった

導入前の課題

佐藤様：Talknoteは2015年11月から導入をしています。導入前の社内の情報共有はメールがメインで、社用端末として支給されていたスマートフォンを利用してメッセンジャーと併用していました。しかし、メールだと転送した場合にスレッドが長くなってしまい、時系列がわかりづらくなるということが多々ありました。ですので、情報整理がすごく難しかったですね。また、メッセンジャーは個人アカウントかつクローズドな環境なので、会社のナレッジの共有や蓄積はできませんでした。

金坂様：利用者さんの情報は電子カルテに記録するのですが、電子カルテはあくまで利用者さんの体調や問診記録をフォーマットに沿って情報を残すところ。利用者さんやそのご家族のキャラクター、薬が保管されている場所などのような副次的な情報は、重要ですが電子カルテに記載することはできないんです。そんな副次的な情報をたまに口頭で共有することはあっても、メールでテキスト情報としてタイムリーに共有することは難しかったですね。

佐藤様：介護業界の特殊な業界ルールで、情報漏洩防止のためにメールでお客様情報を共有する際には、利用者さんの名前を記載する際に「山○花○」のように偶数の文字を「○」にする「丸抜き」という手法を用います。このルールによってさらに検索性が落ちていました。課題感はあるものの、ルールなので半ば諦めていましたね。

そこで幅広い年齢層でも扱えるようなシンプルさでセキュアな環境のコミュニケーションツールを探していたところ、求めていたところに最も特化していたTalknoteを知り導入に至りました。

ルーティーン業務をタスクボットで自動化し
業務時間を1日1時間削減

グループについて

［利用者さんごとのグループ］
金坂様：利用者さんごとに個別でグループを作成し、電子カルテには記録できない利用者さんの情報を共有しています。1人の利用者さんに対して複数人のスタッフが担当するので、ここで利用者さんの情報の整理や確認をおこなっています。怪我をしている利用者さんの場合、患部の様子を都度写真で投稿することで、完治まで継時的に観察することができるようになりました。また、訪問先のお宅がわかりづらい場所にある場合でも、道順や目印になる情報を共有しておくことで、次に訪問する別のスタッフがスムーズに行くことができます。他にも、この利用者さんに今日どんなことがおこったのか、どんな質問をもらってどんな対応をしたのかなどあらゆる情報を集約しています。時系列順に整理されていて、過去の情報とも見比べやすいのですごく助かっています。

［改善提案グループ］
佐藤様：会社や業務全体の改善点を投稿する場として設けているグループです。堅苦しい内容だけでなく些細な提案でも気軽に投稿できるようにしています。本来であれば、直属の上司だけに伝えれば済むことかもしれませんが、全社員が閲覧できる環境に発信することで、共感した人から賛同の意見やいいね！をもらえるので、意見がうやむやにならず実際に改善がおこなわれることも増えました。また意見交換をすることで、改善案がブラッシュアップされて質の高い改善ができることもすごく良い効果だなと感じています。今改めて考えると、このグループがなければ改善されていないことが結構あると思います（笑）。

よく使う機能について

［タスク（タスクボット）機能］
金坂様：自分自身やチームのTo Doを管理できるタスク機能は重宝しています。普段利用者さんからお電話での問い合わせが多いのですが、スタッフは外出していることがほとんどなので、どうしても折り返し対応になってしまいます。そこで、折り返し対応をスタッフに伝えるときは必ずタスクも併せて設定することで、抜け漏れがないようにしていますね。それからマネージャーの会議で決定したタスクについては、私自身がタスクの管理者として各担当にタスクを設定することで、誰が完了/未完了ということを追うようにしています。未完了者には声をかけるなどタスクの完了を促すことができるのですごく便利です。

佐藤様：また、バックオフィス系のルーティーン業務はタスクボット機能で管理しています。以前まで勤務記録や経費精算などのような月次で締める業務は、毎回メールや口頭でマネージャーに提出の依頼をしていましたが、この作業をタスクボットで自動化しました。結果、月末近辺では1日1時間ほど業務時間を削減することができるようになりました。組織運営する上で本当に助かっています。

同じ会社の下で働いているという
仲間意識をもつようになった

導入後の効果

金坂様：Talknoteを導入して、電子カルテに記録できないような利用者さんの細かい情報をタイムリーに共有することができるようになりました。1人の利用者さんの情報を1箇所に集約できるようになったことも大きいですね。そのお陰で、訪問前にその利用者さんのグループを見るだけで、その利用者さんの情報が確認できるので、情報共有が効率的になりました。

佐藤様：あと、会社のコミュニケーションの質が以前より数段良くなったと感じています。事業所が2拠点にわかれていることもあって、お互い少し疎遠な状態になっていた時期もありました。ですが、Talknoteという同じ場所でコミュニケーションを取り続けることで、同じ会社の下で働いているという帰属意識をもつようになりました。また、社員同士で個人の連絡先を知っている人は少ないので、同期の最初の飲み会を企画するときや悩みを相談するときなど、困ることが多かったのですが、会社が標準導入しているツールがあることで、そのようなコミュニケーションの問題がなくなりました。

金坂様：共有される情報量が増えたことも大きいですね。メールを使っていた時の検索性の悪さや情報整理の問題が改善されたことで、社員から自主的に発信される情報量が増えました。Talknoteの情報はメールであれば共有されなかった情報だらけだと思います（笑）。量で言うと2倍どころじゃない気がしますね。その中で会社の成長に寄与している情報が多くあるなと感じています。今後も利用方法や運用ルールをさらにブラッシュアップしながら使い続けていこうと考えています。