社内SNS「Talknote」、コロナ下で歯科医院の新規導入数が前年比6倍増 コミュニケーション量は1.6倍増、オンライン化により業務効率化を推進
 
〜対面朝礼の廃止や口腔内画像の共有など対人接触回避のほか、スタッフへのオンライン教育に活用〜
 
Talknote株式会社(東京都港区、代表取締役:小池 はる)は、この度、提供するクラウド社内SNS「Talknote(トークノート)」の、コロナ下の歯科業界における新規導入企業数が前年比6倍に増加したことをお知らせします。またTalknote上での投稿やメッセージのやり取りなど、コミュニケーション数も1.6倍に増加し、オンライン化によりコロナ下でも活発な情報共有の実現や業務効率化を推進しています。

Talknoteは、コミュニケーションを活性化させ、社内のあらゆる情報を資産化し理念浸透や文化醸成を促進するクラウド社内SNSです。現在約1,000社に提供し、コミュニケーションツールを通して人・組織課題の解決を実現してきました。

歯科医院をはじめとした医療業界では、オンライン診療など、患者と医師間のコミュニケーションのオンライン化は進んできているものの、スタッフ同士のコミュニケーションのオンライン化は遅れをとっています。そんな中、コロナ下でも院内のコミュニケーション活発化を促すために、業務のやり取りをオンライン化するニーズが増えており、特に20人以下の規模での歯科医院による導入が顕著です。

コロナ下の歯科業界におけるTalknote利用動向

・新規導入企業数は2020年2月〜11月の前年同期比で6倍増
・10月時点の投稿数、コメント数、いいね数、メッセージ数の総数を示すコミュニケーション数はコロナ以前の1月と比較して1.6倍増(右図参照)

コロナ下の歯科業界におけるTalknote利用動向グラフ

歯科医院の活用事例:坂本歯科医院(神奈川県川崎市)

2019年2月より、スタッフ16名を対象に利用開始。導入前は紙のノートでの情報共有により、過去の情報を遡るのが難しかったり、情報の伝達漏れが生じていたりしていた。業務上の情報共有を全てTalknoteへ集約した後は、出勤頻度が少ないスタッフに対してもTalknoteを見れば常に院内の状況をキャッチアップできる環境を構築。さらに、Talknoteで投稿された日報の内容からスタッフの行動変化を把握し早期にフォローすることで、定着率の向上を実現。

〔課題〕
・Talknote導入以前の情報共有は、大学ノートを連絡帳にして、スタッフが内容を確認したらサインをするという方法で、全員に確実に情報伝達ができていなかった。
・他サービスのグループチャットを試したが、過去の情報を振り返るのが大変だったり、公私混同が起きてしまったりと、円滑な活用はできない状況だった。

〔活用方法〕
・業務上の情報共有を全てTalknoteへ集約し、過去の情報について検索機能を使って遡ることで、その時なぜその決定に至ったのかというプロセスまでを瞬時に把握。
・写真・動画付きのマニュアルをTalknote上に共有し、新しく入ったスタッフへの研修の場として活用。
・コロナ下での感染対策も兼ねて、今まで対面で行っていた毎日の全体終礼をTalknote上での実施に切り替え。

〔成果〕
・スタッフが自発的にTalknoteを見る習慣がつき、出勤頻度が少ないパートスタッフに対しても、Talknoteを見れば常に院内の状況をキャッチアップできる環境を構築。
・スタッフ全員が日報を投稿する機会を設け、投稿が上がってこない日が出てきたり、以前は振り返りがポジティブだったのにネガティブになってきたりなど、投稿内容からスタッフの行動変化を把握し早期にフォローすることで、定着率の向上を実現。
・終礼を、対面形式からTalknote上で報告する形に変えたことで、報告内容が具体的になり、終礼を意義のある情報共有の場に改善。
・幹部メンバーによる活発な議論の場を創出。これまで院内でスタッフについての会話をすると、内容に関わらずネガティブな印象を持たれてしまうケースがあったが、Talknoteのグループ機能と閲覧権限設定を活用することで、場所と時間に制限されず自由に議論することができるようになった。

Talknote 活用キャプチャ

〔坂本歯科医院 院長 坂本耕一様 コメント <今後の活用について>〕
基本的な情報共有の土台はできてきているので、これからはマニュアルをより充実させて、完全な内容にしていきたいと考えています。業務内容上特殊な機械を操作することもあるので、操作の仕方を解説した動画つきマニュアルを作って、わからないことがあればスタッフがその場でスマホで調べて解決できる。そういった環境の構築と、その情報が網羅されている状態が理想です。
歯科医院では、院長が経営者兼プレイヤーという場合が多く、なにかと手が離せない状況も多いため、手隙でTalknoteを確認すればスタッフの動きがわかるのは、とても嬉しいです。今後もTalknoteに様々な情報を蓄積していくことで、情報を財産として活用していきたいと考えています。

歯科医院の活用事例:中村歯科医院(千葉県袖ヶ浦市)

2017年3月より、スタッフ59名を対象に利用開始。導入前は紙のノートでの情報共有により、情報の伝達漏れが生じていたが、Talknote活用により、確実な情報周知を実現するほか、コロナ下においては、消毒液の在庫情報専用の連絡グループを作成することで、スタッフ同士の積極的な情報共有を生み出し、協力し合う文化の醸成に成功。

中村歯科医院様

〔課題〕
・紙のノートを使って情報伝達をしていたが、スタッフの人数増加に伴って、院内で必要な情報の伝達漏れが生じ、スタッフ全員に確実に情報を周知することが困難になった。
・他のコミュニケーションツールも試したが、仕事とプライベートのやりとりが混在してしまうことで公私混同が起こっていた。仕事とプライベートを完全に切り離すことができ、操作性がよく、使いやすいツールを探していた。

〔活用方法〕
・最も活用しているのは、業務上のルールやノウハウ共有など伝えたい情報に応じてグループを作成できる機能。特に活発なグループは「業務日報」のグループで、日々の売り上げや、薬剤の在庫状況などを投稿し、スタッフ全員がいつでもどこからでも見られる環境を整備。
・いまはコロナの影響で、業務に必要な消毒液などの薬剤の確保が難しくなっているため、在庫情報をタイムリーに共有することでスタッフ一人ひとりが在庫量を意識する文化を醸成。
・患者の口腔内画像を含めた治療レポートや症例、また外部講習会の資料をTalknote上で社内共有することで、若手医師が自主的に勉強できたり、ディスカッションできたりする仕組みを構築。一人の学びに留めず全体の学びになるような育成体制を敷く。

〔成果〕
・運用方法に関する細かいルールは決めず、各スタッフの主体性に任せた結果、患者からのポジティブな評価や手術での話、クレームなど、良いことも悪いことも共有する文化が醸成された。
・フラットな情報共有が可能になり、それぞれのスタッフが持つ情報量もフラットになったことで、院内の風通しの良さはもちろん、患者へのサービス向上にもつながった。

組織を強くするクラウド社内SNS「Talknote」とは

Talknoteは、「組織の情報共有、意思疎通を最速化し、成果を最大化することで、世の中のあらゆる商品やサービスの品質を最高のものにする」というビジョンのもと、コミュニケーションを活性化させ、社内のあらゆる情報を資産化し、理念浸透や文化醸成を促進するクラウド社内SNS。2011年に提供開始。飲食/小売/製造/IT/医療など幅広い業界で、約1,000社の企業へ導入。2017年に「第2回HRテクノロジー大賞」を受賞したほか、 蓄積されたビッグデータをもとにメンタルヘルス不調や退職意向などに繋がる可能性のある利用者の心理変化を早期に発見する「アクションリズム解析」で特許取得済み。2020年に「ホワイト企業アワード」プラチナ認定取得、「働きがいがある会社ランキング」ベストカンパニー選出。

 
【会社概要】
坂本歯科医院
代表者:坂本 耕一
所在地:神奈川県川崎市中原区小杉町3-441伊達ビル3階
事業内容:歯科医院の運営
URL:https://www.sakamoto-do.com/

医療法人社団夢仁会(中村歯科医院)
代表者:中村 武仁
所在地:千葉県袖ヶ浦市神納1-7-5
事業内容:歯科医院の運営
URL:https://www.nakamura-shikaiin.com/

Talknote株式会社
代表者:代表取締役 小池 はる
所在地:東京都港区六本木4-1-4 黒崎ビル9F
設立:2010年4月
資本金:98,584,273円(2020年10月末時点)
事業内容:組織を強くするクラウド社内SNS「Talknote」の開発・提供
URL:https://talknote.com/

【本件に関するお問い合わせ先】
Talknote株式会社 広報担当:遠藤

TEL:03-6435-5774
E-mail:pr@talknote.com

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