Talknoteは今では当たり前にあるもの、
利用していないことが考えられないツールに
1989年2月に設立し、城南地域を中心とした首都圏で中小企業様向けのIT支援サービスを展開。電話・LAN工事からネットワークやサーバーの構築をするITインフラ構築、トラブル解決やIT担当者のいない企業様向けにIT活用支援を目的とした定期訪問等のITソリューションなどをおこなっている。
課題
  • 災害時に社員と連絡をとることができなかった
  • 外資系のグループウェアの使い勝手が悪く社員に浸透しなかった
効果
  • 社内コミュニケーションのインフラとして浸透した
  • 様々なツールの使い分けができるようになった
  • 情報の伝わるスピードと確実性が圧倒的に向上した

2011年の東日本大震災の
経験がきっかけ

導入前の課題

Talknoteは2013年11月から利用しています。意外に思うかもしれませんが、導入を考えたのは2011年の東日本大震災の経験がきっかけでした。当時、社内にいたのは私ともう1人だけで、他の社員の安否確認をするために2人で何度も連絡したのですが、なかなか繋がらないんです。時間が経つにつれて少しずつ安否確認ができましたが、すごく不安になりました。そのとき、会社として災害時でも社員としっかり連絡がとれる環境にする必要があると身をもって感じました。そこで、セキュリティがしっかりしていて、社内コミュニケーションのインフラとなるようなSNSツールを探しはじめました。普段から使いこなしていないと、いざというとき機能しないので、特に使いやすさを重視して探しましたね。

また、当時は10名程だったので、誰がどの業務を担当しているか、ある程度把握できていましたが、少しずつ把握しづらい状況が生まれていました。それと、毎日お客様からトラブル解決の依頼があるのですが、共有が間に合わず対応は属人的になっていたんです。外資系のグループウェアを利用していたのですが、使い勝手が悪く、社内で浸透しませんでした。このような状況で、Talknoteに出会い、もっとも使いやすかったので導入を決めました。

活用ルールについて

「伝言メモ」というグループがあるのですが、そのグループの投稿を確認したら必ずいいね!を押すようにしています。それと、電話対応をした場合はコメントに「電話済」と記載するなど、対応状況をみんなに共有するようにしています。業務での情報共有は重要ですし、言った言わないやお客様へ連絡の重複を防ぐために、そこは徹底していますね。

株式会社日本デジタル通信 インタビュー風景

社員に日頃の感謝を伝える上で
すごく役に立っている

グループについて

[委員会グループ]
会社として大事にしているグループが3つあって、それは「環境整備委員会」「フィロソフィ(哲学/理念)委員会」「親睦委員会」です。

まず、「環境整備委員会」グループは職場環境の維持改善で用いられる「5S(整理・整頓・清潔・清掃・しつけ)」を習慣化するグループです。私たちの経営の基本方針の中でこの5Sはとても大事にしています。会社はみんなが働く場なので、不要な物は捨てる、あるべき物をあるべき場所に使いやすいように保管する、清潔を保つことを徹底しています。このグループでは、委員長が月に1回抜き打ちテストをして、5Sが守られていなければ、写真付きで投稿して注意喚起をしています。また、理念に関わる行動指針のことを弊社では「フィロソフィ」と表現しているのですが、「フィロソフィ委員会」グループではその勉強会の日程のアナウンスをおこなっています。毎日朝礼でも読み上げていますが、社員に理念をより理解してもらうため、週1回と月1回で定例勉強会をおこなっています。勉強会の後は意見交換のためにご飯やお酒を楽しみながらのコンパもしています。最後の「親睦委員会」グループでは、忘新年会やBBQ大会など、さまざまなイベントを共有しています。

よく使う機能について

[メール連携機能]
メール通知機能のある各種ツールと連携し、Talknoteに自動投稿をすることができる機能で、弊社では営業支援ツールと連携しています。お客様からトラブルや問い合わせがあった際に、「顧客の声」というツールに問い合わせ内容を入力しているのですが、現在は入力後にその情報をTalknoteのグループに自動投稿するようにしています。それにより、今まで出先の社員は「顧客の声」の情報を電話で社内の者に確認していましたが、現在は各自のスマホ上で情報を確認できるようになったので、手間も減りましたし対応スピードも向上しました。

[予約投稿機能]
色々活用できる機能ですが、私は社員の誕生日のお祝いメッセージを設定するのによく利用しています。さすがに0時ちょうどではないのですが、朝の6時にお祝いメッセージが届くように設定しています。以前までは口頭ベースだったので、直行や直帰のときなど言いそびれてしまったり、タイミングがなくて忘れてしまったりすることもあったのですが、この機能のおかげでしっかり伝えることができます。

また、私の投稿に続けて他の人もお祝いコメントをしたり、本人からお礼のコメントが届くこともあります。テキストで残っているとあとで見返すことができるのもいいですよね。社員に日頃の感謝を伝える上ですごく役に立っています。

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情報の伝わるスピードと確実性が
圧倒的に向上

導入後の効果

導入当初の目的だった社内コミュニケーションのインフラとしての役割は十二分に発揮して、それ以上の大きな効果をもたらしています。

まず、ツールに対しての私の概念が大きく変わりました。今まではひとつのツールを導入すると、業務のあらゆることをそのツールにやらせることを前提に考えていました。具体的には導入している営業支援ツールで、営業支援のほかにも、情報共有や既存顧客管理もすべて集約しようとしていました。すると集客から受注までは効果的でしたが、タイムリーな情報共有で効果的に活用するのは難しかったんです。しかし、Talknoteを導入して情報共有の部分をTalknoteに任せることで、それぞれのツールの得意分野を活かして使い分けをすべきだなと気づきがありました。そして今ではそれぞれのツールをうまく連携させることが最善だという考えになっています。

あとは情報の伝わるスピードと確実性が圧倒的に向上しましたね。Talknoteだと社内の人間だけじゃなく、現場にいる技術スタッフや、移動中で電話できない社員もリアルタイムに確認ができるので、意見交換や対応がスムーズにおこなうことができ、抜け漏れもなくなりました。毎日お客様からトラブルのお問い合わせがある中でこのスピード感と確実性はすごく助かっています。

Talknoteは今では当たり前にあるものなので、利用していない状況が考えられないツールになっていますね。今後は情報の共有や資産化はもちろんですが、会社の理念を社員の行動として体現できるよう、Talknoteで理念をさらに血肉化できるような取り組みや運用をしていきたいと考えています。

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