「社内SNSを導入予定だが、失敗したくない…」
「社内SNS運用中だが、なかなか定着していない…」
「社内に定着させるために押さえるべきポイントを知りたい」
この記事は、そんな方にオススメしたい記事です。最近、多くの企業が導入している社内SNS。社内コミュニケーションの活性化、従業員エンゲージメントの向上など、さまざまな効果が期待できるツールです。しかし、効果を得るにはまず社内にしっかりと「定着」させる必要があります。そこで今回は、社内SNSを定着させるための方法をご紹介。

あらかじめ「定着のポイント」を押さえておけば、自信をもって社内SNSを導入できるでしょう。また、現状なかなか運用がうまくいっていないとしたら、定着のヒントが見つかるかもしれません。自社のさらなる成長を目指している経営者・人事の方は、ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

失敗しない社内SNS定着のためのガイドライン

それでは早速、社内SNS定着のためのガイドラインをご紹介します。

社内SNS定着・成功の5つのポイント

社内SNSを定着させるには、以下の5つのポイントを押さえておくと良いでしょう。

1. 導入する目的を明確にする
2. 社員がメリットを感じられるようにする
3. 使いやすい社内SNSを選ぶ
4. 利用時のルールを決める
5. ポジティブに活用される工夫をする

ポイント1. 導入の目的を明確にする

1つ目は「導入の目的を明確にする」ことです。社内SNSの導入には、コミュニケーションを円滑にしたい、スムーズな情報共有をしたい、会社の理念やビジョンを浸透させたいなど、それぞれの企業によって異なる目的があるはず。もし目的が明確になっていなければ、進むべき道も定まりません。まずは「なぜ社内SNSを導入するのか？」を考えることが大切です。のちほど、「導入の目的」についてはさらに詳しく解説します。

【関連】　社内SNSの目的とは？社内SNSの導入で失敗しないためのガイドライン【2019年最新版】

ポイント2. 社員がメリットを感じられるようにする

2つ目は「社員がメリットを感じられるようにする」ことです。たとえば、他部署の社員とノウハウを共有することで学びを得られる、自分の発言に対して経営陣がフィードバックをくれる、など、社員にとって「新たな気づき」をもたらしてくれる運用を心がけましょう。

ポイント3. 使いやすい社内SNSを選ぶ

3つ目は「使いやすい社内SNSを選ぶ」ということ。新たなツールの導入において自社にとって「使いやすいかどうか？」は重要なファクターです。若い世代から年配社員まで、幅広い年代に使ってもらえる社内SNSを導入しましょう。

ポイント4. 利用時のルールを決める

4つ目は「利用時のルールを決める」ことです。使いやすい社内SNSを導入しても、ルールなしでの運用では本来の効果を得られません。だらだらと利用すると、かえって業務効率が下がってしまうことも。たとえば、「業務と関係のない投稿はしない」「誰でも発言できるようにグループを細かく分ける」など、社員のモチベーションを保つためのルールを設けましょう。

ポイント5. ポジティブに活用される工夫をする

最後は「ポジティブに活用される工夫をする」ということ。チャット上の投稿がポジティブなものが多いほど、社員のエンゲージメントも高まります。そのため、とにかく「ポジティブな雰囲気づくり」を心がけましょう。たとえば、社内のグッドニュースを毎日投稿したり、誰かの投稿に対してスタンプを押したりと、社員が喜ぶ工夫をすることが大切です。
のちほどさらに具体的な事例をご紹介するので、ぜひそちらも参考にしてみてください。

社内SNS定着・運用で注意すべき3つのこと

社内SNSの定着・運用において注意すべきこともあります。とくに以下の3つは覚えておきましょう。

1. ネガティブな投稿はしない
2. 常連メンバーばかりの発言にならないようにする
3. 経営陣・上司が干渉しすぎない

注意点1. ネガティブな投稿はしない

1つ目は「ネガティブな投稿はしない」ことです。社内SNSを通して、誰かの悪口を言ったり、仕事に対する愚痴をこぼしたりするのはNG。組織全体のモチベーション低下にもつながってしまいます。そのため、最初から「ネガティブ発言はしない」とルールを決めておくとよいでしょう。

注意点2. 常連メンバーばかりの発言にならないようにする

2つ目は、「常連メンバーばかりの発言にならないように」すること。チャットでのやりとりが続くと、いつものメンバーと、あまり発言しないメンバーに二極化してしまいがちです。発言量の少ないメンバーが取り残されて「内輪ノリ」になっては効果が半減してしまいます。グループを細分化するなど工夫をしてみましょう。

注意点3. 経営陣・上司が干渉しすぎない

3つ目は「経営陣・上司が干渉しすぎない」ことです。経営陣や上司は、本人たちが思っている以上に発言の影響力があります。そうした発言に押されて、社員が発言しづらくなってしまうことも。あまりに干渉しすぎると社員のモチベーションが下がってしまうこともあるため、とくに経営陣や上司は、社内SNSでの発言に対して慎重になる必要があるでしょう。

社内SNS、どうすれば仕事とプライベートをうまく分けられるのか？

「どうすれば仕事とプライベートをうまく分けられるの？」と疑問に思っている方も多いはず。たしかに社内SNSは、スマホひとつでいつでも誰とでもチャットができるため、公私混同されやすいのも事実です。公私混同させないためには、以下のような「ルール」を決めるのが良いでしょう。

1. 「平日9:00〜18:00」など利用時間を決める
2. 時間外に連絡したい場合はLINEなど他のツールを使う

だらだらと社内SNSを使わないためにも「時間を決める」ことも大切です。「仕事中だけ社内SNS、それ以外はLINE」と割り切ることで、オンとオフの切り替えもスムーズになります。

社内SNSの目的とは？

先ほど、社内SNS定着のポイントの重要な1つ目として「導入の目的を明確にする」ことをご紹介しました。ここで少し詳しく、社内SNSの目的についてご紹介しましょう。

1. 社内コミュニケーションの活性化
2. 社内情報の見える化
3. タスク管理の容易化

目的1. 社内コミュニケーションの活性化

まず挙げられるのが「社内コミュニケーションの活性化」です。企業における問題のほとんどは、コミュニケーション不足が原因といわれています。コミュニケーションが少ないと、社員同士で「認識のズレ」が生まれてしまうのです。それらを解消するためにも、社内SNSは重要な役割を果たします。

目的2. 社内情報の見える化

2つ目は「社内情報の見える化」です。紙やメールでのやりとりだと、どうしても「情報漏れ」が起こりやすくなり、業務の進捗にも悪影響を与えてしまいます。そこで、社内SNSのチャットやグループ機能によって「情報を見える化」することで、記憶にも記録にも残りやすくなるのです。

目的3. タスク管理の容易化

3つ目は「タスク管理の容易化」です。社内SNSには「タスク機能」が備わっており、自分がやるべきことを、チャット上に記録できます。コミュニケーションロスを防ぎ、スムーズな業務進行が可能です。

【関連】　社内SNSの目的とは？社内SNSの導入で失敗しないためのガイドライン【2019年最新版】

社内SNSの効果とは？

続いて、社内SNSの効果について見ていきましょう。具体的な効果は以下の5つです。

1. コミュニケーションが円滑になる
2. 大幅な工数削減が可能
3. 社員の承認欲求が満たされる
4. 新たなアイデア発掘につながる
5. 従業員エンゲージメントが向上する

効果1. コミュニケーションが円滑になる

1つ目は「コミュニケーションの円滑化」です。たとえば、社内SNSでは「プロフィール設定」によって顔写真や自己紹介文を載せられるため、誰が・いつ・どんな発言をしたのかわかります。あらかじめチャット上でやりとりをおこなうことで、実際に会ったときの会話もスムーズに進むでしょう。

効果2. 大幅な工数削減が可能

2つ目は「大幅な工数削減」です。社内SNSのほとんどは、チャット形式で使用されるため、情報を時系列でチェックできます。たとえば、出張で不在の社員でも、チャットのトーク画面を追えば、すぐに状況を確認可能です。今まで会議や電話、メールに費やしていた時間が大幅に削減されます。

効果3.社員の承認欲求が満たされる

3つ目は「社員の承認欲求が満たされる」ということ。社内SNSでは、誰かの投稿に対して「いいね！」をつけられます。社員同士が承認しあうことで、各社員の「承認欲求」が満たされ、居心地の良い職場がつくられていくのです。

効果4. 新たなアイデア発掘につながる

4つ目は「新たなアイデア発掘につながる」ことです。社内SNSは「リアルタイム性」が高いため、思いついたことをすぐに投稿可能。さらに情報が「見える化」されるため、日常の何気ない気づきがアイデア発掘につながります。

効果5. 従業員エンゲージメントが向上する

最後は「従業員エンゲージメントが向上する」ということ。社内SNSのスムーズな情報共有、社員の承認欲求の充足によって、社員は「この会社にもっと居たい」と思うでしょう。会社への貢献度がアップし、一人ひとりの生産性も高まるのです。

【関連】　社内SNSの効果とは？ 社内SNSの導入で失敗しないために【事例あり】

【関連】　【事例あり】社内SNSのメリット・デメリットとは？

【事例紹介】社内SNS定着事例2選

続いて、社内SNSが定着した事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供する社内SNS「Talknote」を導入した企業をご紹介しています。

【事例1】株式会社エー・ピーカンパニー

株式会社エー・ピーカンパニーは、「食のあるべき姿を追求する」をミッションに、地鶏料理店「塚田農場」や海鮮居酒屋「四十八漁場」など、国内外に260店舗を展開する会社です。2016年には、働きがいのある会社ランキングにおいて「ベストカンパニー」にも選出。
以前までメールやFAXでの情報共有がメインだったという同社。しかし「伝達がうまくいかず、メニューの多さに対応しきれない」といった問題があったそうです。そこで「Talknote」の導入を開始。

スムーズな情報伝達が可能になったことで、社員のストレスが減り、社内SNSが定着した事例です。

【参照】　[活用事例]株式会社エー・ピーカンパニー

【事例2】メーキュー株式会社

メーキュー株式会社は、「おいしさ楽しく MAKE for YOU」のコンセプトのもと、学校給食や病院給食、社員食堂、福祉施設向け食事サービスなど、多様な給食サービスをおこなう会社です。
創業から60年の歴史をもつ同社では、以前まで紙やメールでの情報共有が定着していたそう。しかし、そうした昔ながらの情報伝達が、かえってコミュニケーションを阻害していたといいます。そこで、社内SNS「Talknote」の導入を開始。

社員同士の承認文化が生まれたことで、従業員満足度が上がり、定着率が高くなった事例といえるでしょう。

【参照】　[活用事例]メーキュー株式会社

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【社内SNS製品紹介】社内コミュニケーションツール「Talknote」

社員のエンゲージメントを高める社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供している社内コミュニケーションツール「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できる社内コミュニケーションツールです。
使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

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社内SNS定着のまとめ

本記事では、社内SNSを定着させる方法として、以下のようなポイントをお伝えしてきました。

• 導入する目的を明確にする
• 社員がメリットを感じられるようにする
• 使いやすい社内SNSを選ぶ
• 利用時のルールを決める
• ポジティブに活用される工夫をする

上記のポイントを押さえることで、社内SNSをスムーズに導入・定着できるでしょう。「もっと会社を成長させたい」とお考えの経営者・人事の方は、ぜひ今回の内容をお役立てください。
引き続き、本メディアでは社内エンゲージメント向上に役立つ情報をお届けしていきます。